Preguntes més freqüents

La policia municipal ha de participar en el projecte?

 

Malgrat la policia municipal tingui el seu sistema de gestió propi, el criteri general 

de SeTDIBA és que tot el personal de l'ajuntament ha de participar en el projecte 

per enviar tasques, o bé, elaborar i signar els informes corresponents dels expedients. 

En el cas de la policia, els seus expedients són confidencials.

Quan rebo un avís per correu electrònic?

El gestor d'expedients envia els següents avisos per correu electrònic automàticament:

Estat de l'expedient, situació de l'expedient, tràmit de l'expedient... què es cada concepte?

Al gestor d'expedients apareixen alguns conceptes que son similars però tenen implicacions diferents. 

En aquest article s'analitzen cadascun d'ells i l'impacte que tenen en la tramitació a SeTDIBA. 

Cal tenir present que la nomenclatura que us detallem a continuació ve determinada per l'eina del gestor d'expedients. 

Estat de l'expedient

L'estat de l'expedient informa de la fase de tramitació administrativa. Les opcions poden ser: 

Com podem valorar el seguiment del projecte de forma fàcil?

imatge de FreepickUs recomanem fer el seguiment dels indicadors bàsics que us permetran detectar praxis incorrectes en l'aplicació de la metodologia.

Aquests 5 indicadors s'han d'analitzar amb una periodicitat quinzenal i us recomanem que compartiu amb tot l'equip les mesures a prendre, si cal, per reorientar o millorar la situació.

Els aspectes bàsics que us proposem analitzar són:

1

Quin tipus de document m'he de descarregar del gestor d'expedients per enviar al BOPB?

Per tal, de complir amb tots els requisits dels anuncis del BOPB els documents a enviar:

 1. S’hauran de presentar directament en format .pdf, generat des d’un editor de text per tal que sigui indexable; paginat si ocupa més d’una plana.

2. Hauran d’incorporar el logotip de l’ens anunciant (en color o en blanc i negre).

Com puc veure l'estat de les notificacions i comunicacions enviades a e-NOTUM?

Quan una notificació o comunicació no s'ha pogut comunicar a e-NOTUM, l'administrador de l'ens rep un correu electrònic en el que s'informa d'aquesta incidència. 

Independentment d'aquest avís per correu electrònic, podeu fer seguiment de l'estat de les notificacions des d'ACCEDE. 

1

Eines AOC i integracions

En aquest apartat trobareu resposta a les qüestions relacionades amb les ingracions amb e-TRAM, e-NOTUM, e-FACT i EACAT. 

Part d'aquestes preguntes més freqüents fan referència a funcions a les que podeu accedir des d'ACCEDE i des de FIRMADOC. 

Com associar una anotació a més d'un expedient?

De vegades ens arriba una anotació de registre que formula una sol·licitud que inicia dos expedients diferenciats. Ens aquests casos, es pot associar una única anotació de registre amb dos expedients. 

Podeu consultar com fer aquest procés en el manual adjunt. 

1

Com buscar dins del gestor d'expedients?

La consulta de tasques, tràmits, expedients i anotacions es pot realitzar per diferents vies dins del gestor. 

Bàsicament la consulta es pot fer a través del sistema de consulta ràpida, a través dels filtres que trobareu a cada safata i a través també del buscador general. 

En el document adjunt, trobareu les consultes més habituals i ràpides que podeu fer. 

1

Què fer si no trobo la sèrie documental que necessito?

Si quan aneu a classificar un expedient i no trobeu la sèrie documental en el quadre de classificació us heu d'adreçar al vostre arxiver de referència.