Quin és el pes màxim dels documents?

A l'hora d'incorporar documents al sistema d'informació, caldrà tenir en compte els límits de capacitat, i per tant serà fonamental revisar si tots els documents que aporten son realment necessaris. Per exemple, si ens aporten 100 fotografies acompanyant una sol·licitud de parada al mercat setmanal hauríem de valorar si caldrà incorporar totes les fotografies o només les més representatives, ja que hi ha un límit de pes acceptat.

La grandària màxima per document: 50 Mb i el nombre màxim de documents per anotació: 20 documents.

El límit afecta tant als documents que volem incorporar a un expedient com per notificar des del gestor d'expedients.

Què recomanem fer si un ciutadà aporta en presencial un document que no podem incorporar per superar la capacitat?

1. Si el document que ens aporta ha estat emès electrònicament per una administració pública ha de tenir codi segur de verificació. Si ha estat emès per un col·legi professional (per exemple, el d'arquitectes o el d'enginyers) molt probablement estarà visat electrònicament. Per tant, el podrem descarregar de la seu de l'ens que ha emès aquesta documentació i d'aquesta manera ens estalviarem digitalitzar-lo i aconseguirem que el document pesi menys.

2. Si el document ens l'aporta físicament en suport paper podem escanejar les primeres pàgines del document on es vegi de quin document es tracta per registrar-lo com a "digitalitzat parcialment". El fitxer amb el document complet deixar-lo al servidor compartit, a les carpetes "NOVA ETAPA". L’expedient caldria obrir-lo com híbrid i al camp "localització" posar l’enllaç al directori Nova Etapa que correspongui. Nota: el camp localització pot variar d'ubicació en funció a la versió de Firmadoc que es tingui configurada (Dades generals o complementàries).

3. Si el document ens l'aporta en format electrònic (USB) incorporarem al gestor d'expedients la part que ens interessa deixar constància i la resta la desarem a la carpeta "Nova Etapa" de la unitat de xarxa U compartida del nostre ordinador dins la carpeta  Nova Etapa.

Què podem fer si un ciutadà vol presentar un document molt pesat en format electrònic i no pot adjuntar-lo a la sol·licitud perquè supera el límit?

1. Si el document que ens aporta ha estat emès electrònicament per una administració pública podem proposar-li que faciliti el CSV a la sol·licitud per tal que poguem descarregar-lo i incorporar-lo a l'anotació de registre.

2. Podem ajudar-li a revisar si tots els documents que aporten son realment necessaris, per simplificar la gestió. Per futurs casos haurem de revisar si els nostres requeriments de documentació son millorables, demanant una declaració responsable o bé si els documents que s'aporten son objecte de poder-se obtenir mitjançant plataformes d'interoperabilitat entre administracions com pugui ser el Via Oberta. Per exemple, revisar si estem demanant documents com per exemple certificats tributaris d'estar al corrent de les obligacions tributàries.