Tasques de tancament de l'exercici 2023 i tasques d'obertura pel 2024

1. Tasques pendents per fer en el Registre d'Entrada

Amb el canvi d’any cal fer l’obertura de l’exercici 2024 i el tancament de l’exercici de registre 2023:

• L’obertura de l’exercici 2024 es realitza automàticament amb l’entrada de la primera anotació de l’any.
• El tancament cal fer-lo manualment quan no calgui diligenciar ni modificar cap anotació de l’exercici anterior. Heu rebut alguna entrada de l'any anterior? [3]

Tota la informació la trobareu a la Q+F: Com realitzar l'obertura i tancament de l'exercici de registre? [4]

2. Tasques pendents per fer en el Gestor d'Expedients

• Com creem els expedients dels llibres oficials de Decrets, Actes de Ple i Actes de JGL? Quan aproveu el primer document de cada tipus el sistema el crearà automàticament i el vincularà a l’expedient.
   
• Què he de fer si vull que els darrers decrets de l’any apareguin en el llibre de Decrets del 2024? Perquè els documents quedin vinculats al llibre oficial corresponent a l’exercici al qual s’han generat cal aprovar-los en el mateix exercici. Per exemple, un decret corresponent al 2023 s’ha de signar dins de l’any perquè s’inclogui a l’expedient del llibre de decrets 2023.

• Que fem si hem aprovat un document al 2024 que hauria d’estar vinculat a un llibre oficial de 2023?

Cas dels decrets: l’efecte és a partir de la data que s’aprova. Si s’ha aprovat al 2024 quedarà vinculat al llibre oficial del 2024, amb el número 1 (i següents). En el cas dels decrets, si el contingut del Decret ha de tenir efecte amb data anterior, en el text del Decret s’ha d’especificar el caràcter retroactiu.

Cas de les actes de Ple i les actes de la JGL: les actes s’aproven a la següent sessió de Ple o de la JGL. L’acta de la darrera sessió de l’any 2023 és la primera que s’aprova al 2024. En aquest cas, l’acta ha de constar que és del llibre d’actes del 2023.

Per canviar-ho, envieu un correu electrònic a l’equip de suport SeTDIBA (suport.setdiba@diba.cat [5]) sol·licitant que la darrera Acta de Ple o de la JGL es renumeri com a la darrera acta del llibre del 2023 i es desvinculi del llibre de 2024. No aproveu cap altre acta fins que s’hagi realitzat la regularització de la numeració del llibre d’actes del Ple o de la JGL.

Trobareu més informació a la Q+F: En quins casos es genera automàticament un llibre oficial? Com funciona? [6]

Important: Aproveu tots els Decrets, Actes de Ple i Actes de JGL que corresponen al 2023 abans de finalitzar l’any. Les actes de la darrera sessió de Ple/JGL que aproveu al 2024 podeu sol·licitar que us la renumerin a través del servei de suport: suport.setdiba@diba.cat [5]

3. Tasques pendents per fer en el mòdul de Secretaria

• Obertura manual de l'exercici 2024. S'ha de crear i canviar l'exercici ACTUAL indicant 2024. Cal que cada ens ho feu manualment. No sabeu com?? Consulteu aquest article que us indicarà pas a pas [7]com s'ha de fer. En cas que no es faci aquesta gestió les propostes aniran ennumerant-se correlativament a l'exercici que estigui posat, fins ara 2023.
   

• Heu signat la primera ACTA del 2024 i correspon al 2023? Cal que escriviu a suport.setdiba@diba.cat [5] per renumerar-les correlativament a la darrera acta de l'exercici 2023. A més, també caldrà renumerar la primera Acta que ja formi part del 2024 i així configuraran l'ennumeració automàtica per tot l'any.