Com tractem la documentació que el ciutadà ens presenta al registre però va adreçada a altres administracions catalanes?

Sovint els ciutadans presenten sol·licituds i documentació que van adreçades a altres administracions. 

En aquests casos en què l'ajuntament no ha de fer cap tramitació administrativa us recomanem que gestioneu directament la petició del ciutadà a través d'EACAT, digitalitzant la documentació i fent-la arribar a l'administració destinatària. 

D'aquesta forma, el ciutadà pot emportar-se al moment el justificant de presentació de la instància a l'administració destinatària i l'ajuntament que fa de la recepció de la documentació física (fa de finestreta davant del ciutadà) no ha de fer cap gestió interna amb la documentació.  

 

1. Quins són els passos a seguir?

1.1. Cal que digitalitzeu la documentació que haureu d'enviar per tramesa genèrica. 

Generalment us caldrà separar dos paquets de documents per digitalitzar: d'una banda la documentació original (sol·licitud del ciutadà o altres documents originals) i d'una altra la documentació que el ciutadà us ha aportat com a còpies. 

Els documents digitalitzats s'han de guardar en local per poder-los adjuntar més endavant a la tramesa genèrica. 

1.2.  Cal que entreu a EACAT. L'usuari ha de disposar de: 

- permisos per fer trameses genèriques d'EACAT, 

- T-CAT o T-CAT P per poder signar la tramesa. 

1. 3. Un cop digitalitzada la documentació, a la pestanya tràmits d'EACAT trobareu un accés directe a la tramesa genèrica. 

1. 4. Caldrà que busqueu l'administració on voleu adreçar el vostre escrit i descarregueu el PDF de la tramesa genèrica. 

1. 5. Cal que ompliu els camps bàsics i que annexeu la documentació que heu digitalitzat. 

1.6. Un cop completada els camps bàsics, caldrà que annexeu els documents al PDF de la tramesa genèrica, signeu la petició i que l'envieu des del mateix PDF. 

2. Com fer copia autèntica per a enviar documents per EACAT?

Com que es tracta de documents que no s'incorporen a cap procediment administratiu del propi ajuntament, hi ha dues opcions per fer-ho: 

- utilitzant el mateix servei CÒPIA ofert pel Consorci AOC per a la creació de còpies autèntiques. 

- utilitzant el sistema de còpia autèntica de les eines SeTDIBA. En aquest cas és important que informeu en la tramesa que el CSV d'aquesta documentació es podrà validar durant 6 mesos. L'objectiu és que aquesta documentació que no forma part de procediments administratius municipals es puguin eliminar passats uns mesos.

2.1. Si feu les còpies autèntiques amb les eines SeTDIBA

- Cal que creeu un expedient acumulatiu amb el nom "AAAA - Documents enviats per EACAT" (on AAAA és l'any) a la sèrie documental 1259 (Correspondència de sortida).   

- Inseriu un document dins de l'expedient i digitalitzeu amb l'opció "Compulsa segell" els originals que us aporta el ciutadà.

- Digitalitzeu de forma simple (sense compulsa) les còpies (no originals) que us aporta el ciutadà  

2.2. Si feu les còpies autèntiques amb l'eina COPIA de l'AOC

El servei COPIA està disponible a la pestanya APLICACIONS dins d'EACAT. Podeu consultar els requisits previs per utilitzar COPIA a: https://www.aoc.cat/knowledge-base/primers-passos-per-utilitzar-laplicacio-copia-dins-de-leacat/idservei/copia/. Caldrà que prèviament instal·leu i activeu sempre el component (https://www.aoc.cat/knowledge-base/com-installar-laplicacio-nativa-al-meu-ordinador/). 

Per a la digitalització de còpies aportades pel ciutadà els podeu digitalitzar de forma simple amb qualsevol dispositiu de digitalització (fotocopiadora multifunció o escàner de sobretaula). 

3. Com sap el ciutadà que la seva petició ha entrat a l'administració destinatària?

Cal que faciliteu al ciutadà el rebut que es genera automàticament que assegura data i hora de la presentació de la documentació  i deixa constància (a afectes de reclamacions per part del ciutadà) del número de registre en l'administració destinatària

4. On tinc constància com a ajuntament que s'ha fet l'enviament?

Recordeu en aquest sentit que totes les trameses genèriques que es realitzen per EACAT queden també registrades com a anotació de sortida en el registre municipal. En cas de dubte, sempre us quedarà la constància al vostre registre municipal.

 

Podeu consultar la infografia sobre com gestionar aquests casos: https://create.piktochart.com/output/41617675-setdiba