PREGUNTES FREQÜENTS: Mòdul de secretaria

Ens agradaria ajudar-vos a resoldre els dubtes que s'han anat generant al llarg d'aquests mesos de la imlantació del mòdul de secretaria. Els hem dividit en diferents ambits (Configuració, Preparació de la sessió, i Desenvolupament de la sessió). Tot seguit els repassem:

Què passa amb el títol de la sèrie Expedients de Sessió de Ple?

• Cal tenir en compte que si heu de generar sessió des del gestor d'expedients però esteu enmig de la configuració del mòdul de secretaria és possible que en aquest impàs el títol de l'expedient es vegi una màscara difícil d'entendre en el títol de l'expedient. Aquesta màscara no es pot modificar.

A les plantilles apareixen tags que són camps que s'han de captar automàticament. Aquests camps queden sobresaltats en groc i no està captat la informació automàticament.

• Aquesta incidència la tenim detectada i s'està treballant per resoldre-la. No obstant, mentrestant, cal que cada vegada que el mòdul secretaria generi un document caldrà estar alertes d'aquests camps ressaltats en groc i anotar manualment la informació que hi manca o bé eliminar-la.

Com puc guardar la configuració d'ens, per a sempre tenir el meu ajuntament com a prederminat?

• Just quan s'inicia sessió, et fa posar l'ens local al que participies, just a sota hi ha un botó que consigna l'opció de GUARDAR.

És pot modificar l'ordre dels integrants dels òrgan de govern? Ens trobem que tant als Plens com la Comissió especial de comptes, ordena alfabèticament i hem d'ordenar per grups polítics i ho fem manualment editant cada document (ordre del dia, convocatòria, acta...)

• Si, es pot mitjançant la configuració. A l'apartat d'Òrgans, pots ordenar l'ordre dels assistents.

Des d'on envio la notificació de la convocatòria de sessió d'òrgan col·legiat?

• Des del mòdul de secretaria. Està configurat per enviar la notificació de la convocatòria.

He preparat les propostes per a la sessió de Ple, però no la trobo a la Safata d'entrada de propostes d'òrgan col·legiat

• Cal que et fixis en si la proposta està signada correctament. Si no la trobessis, podria ser que us hagueu equivocat amb l'òrgan col·legiat i el filtre que estiguis buscant no trobi la proposta. Les propostes han d'estar correctament signades i correctament dirigides a l'òrgan que es desitja.

Vosaltres expliqueu que s'han de fer les propostes des del gestor, amb l'expedient seleccionat, a dalt a la barra de menú on hi posa Proposta>Nova Proposta, però també hi ha una possibilitat dins del mòdul, això és correcte?

• És correcte. Es pot fer de les dues maneres. La primera, ja identifica l'expedient, i en canvi, la segona, has de buscar l'expedient d'on surt aquesta proposta.

Com accedeixo a la convocatòria si he rebut la notificació de la mateixa?

• Si obriu el document de notificació i veieu un enllaç, haureu de fer Còpia i Enganxa al vostre navegador. Atenció: No heu de clicar! Heu de copiar i enganxar.

Els certificats es generen des del mòdul Secretaria?

• Es poden generar des del mòdul de secretaria, però es generen amb algun error. Es recomana que es generin un a un (per revisar-los) i no utilitzar l'opció de generar-los tots de cop.

I des d'on es notifiquen? (Els certificats d'acord)

• Es notifiquen des del gestor d'expedients.

Punts sobrevinguts/d’urgència:

• Cal tenir en compte que els punts sobrevinguts o d’urgència que s’inclouen durant la gestió de l’acta cal votar-los 2 vegades. La primera votació serveix per incorporar-los com a punt a tractar a la sessió; i la segona votació es decideix sobre la proposta.

M'he equivocat i he posat un punt de l'ordre del dia que no passarà pel proper Ple, com faig per tenir-lo pel proper?

• Durant les votacions de l'ordre del dia hi ha una opció que es diu Deixar a la taula, això ens permet recuperar-lo per a una altra sessió de Ple, justament a la Safata d'entrada de propostes d'Òrgans Col·legiats.

Aquí a sota us deixem el MANUAL del mòdul de secretaria per a que pugueu fer-hi una ullada si ho necessiteu.