Publicació d'actes de ple que contenen dades personals

Les actes dels plens de les administracions locals, s'han de publicar íntegrament a la Seu Electrònica (art. 10.2 de la Llei 29/2010 de l’ús de mitjans electrònics del sector públic).

Què fem si contenen dades de caràcter personal?

La normativa de transparència diu que:

• Es poden incloure dades de caràcter personal sense comptar amb el consentiment de la persona interessada, sempre que es tracti de dades referents a actes debatuts al ple o a disposicions objecte de publicació en el butlletí oficial corresponent (art. 46.3 del Decret 8/2021 sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública).

• En la resta de supòsits, la publicació únicament és possible si es compta amb el consentiment de la persona interessada, o si les dades no es poden, en cap cas, vincular amb la mateixa.

Ara bé,  la Llei de transparència (art. 7.1) també estableix que els límits aplicables a les obligacions de transparència són els mateixos que s’estableixen per al dret d’accés a la informació pública i,  especialment, els relatius a la protecció de dades de caràcter personal. En aquest sentit, les autoritats de protecció de dades han manifestat que l’obligació de publicar les actes no es pot considerar habilitació legal específica per comunicar les dades personals que contingui.

Conclusió:

• Quan no es disposa del consentiment de la persona interessada ni l'habilitació d'una norma amb rang legal, cal adoptar les mesures necessàries per evitar la difusió no consentida de dades personals. 

• És una obligació legal publicar les actes del ple, però aquesta obligació no sempre s'estén a la publicació de les dades personals que pugui contenir.

Com podem fer-ho en cadascun dels supòsits?:

1. La normativa exigeix publicar el document (acta) però no les dades personals que conté.                                                                                                  

En aquest cas es pot fer una remissió a les dades personals que es troben a l'expedient. Per exemple, el sorteig de les meses electorals, en aquest cas l'acta ha de recollir el sorteig, però la normativa no diu que siguin públiques les dades dels membres de les meses. Per tant, l'acta pot dir que es designa els membres de les meses, la relació dels quals consta a l'expedient.

2. La normativa exigeix fer públiques les dades personals que conté el document (acta).

En aquest segon supòsit, s'hauran de redactar les dades personals d'acord amb la llei de protecció de dades: identificant els interessats amb el seu nom i cognoms, amb l'afegit de quatre xifres numèriques aleatòries del document nacional d'identitat, el número d'identitat estranger, el passaport o un document equivalent.

Si voleu saber com anonimitzar en cada cas, trobareu més informació a Anonimització: Tracte de dades personals i dades sensibles [3]