Com gestiono documents i expedients de padró?

El passat 28 de febrer de 2024 es va iniciar el pilotatge amb 5 ajuntaments per la integració del padró d’habitants amb el gestor d’expedients SeTDIBA.

La integració consisteix que els volants i els certificats d’empadronament es guarden automàticament al gestor d’expedients. En aquesta primera fase es guarden sense estar vinculats a expedient, aquesta acció es realitzarà manualment pel treballador públic. A mesura que el proveïdor ens faciliti noves funcionalitats les anirem incorporant.

Com guardo els documents als expedients? Quins expedients haig d'obrir?

Segons el contingut dels expedients podran ser:

Expedients acumulatius: seran els expedients que incorporen documents o tràmits del mateix tipus.

Expedients individuals: seran els expedients que no son acumulatius, que poden ser expedients que només incorporin documents o tràmits personals d'un interessat.

Quins documents guardarem als expedients, entre d'altres?

Serà obligatori conservar:

- Full padronal signat o sol·licitud de padró

- Sol·licituds de renovació o de confirmació

- Declaració responsable (en cas de sol·licituds per menors)

La resta de documents complementaris es poden guardar com documents adjunts a aquests.

En referència als expedients de padró caldrà que obriu els expedients, segons els aneu necessitant, seguint els següents criteris de classificació:

• EXPEDIENTS ALTA_MODIFICACIO_BAIXA: expedients individuals:​
  • Sèrie: 09. POBLACIÓ I ELECCIONS - 01. - Registres de població - 3126 Modificacions del padró d’habitants

• EXPEDIENT BAIXA OFICI O CADUCITAT: expedients individuals: 
  • ​Sèrie: 09. POBLACIÓ i ELECCIONS - 01. Registres de població - 3126 Modificacions del padró d’habitants

• EXPEDIENT DE CERTIFICATS EMPADRONAMENT: expedients individuals:
  • Sèrie:09. POBLACIÓ i ELECCIONS  - 02. Estadístiques i censos de població – 2694 Certificats i justificants d'empadronament i convivència.

• EXPEDIENT DE VOLANTS EMPADRONAMENT: expedients individuals:
  • Sèrie:09. POBLACIÓ i ELECCIONS  - 02. Estadístiques i censos de població – 2694 Certificats i justificants d'empadronament i convivència

• EXPEDIENT APROVACIO XIFRA PADRO HABITANTS: expedient d'ofici sense vincular interessats: 
  • Sèrie:  09. POBLACIÓ I ELECCIONS - 01. - Registres de població – 2669 Revisions anuals del padró municipal

En cas de menors es recomana que els documents es mantinguin en l'expedient del progenitor/a que té la patria potestat, i, si s'escau, vincular els documents als expedients dels dos progenitors/es o representants legals.

Us recordem que si teniu dubtes sobre la classificació dels expedients, podeu consultar el Quadre de Classificació [aquí] [1]

També caldrà tenir present que en ocasions no cal digitalitzar documents complets, que es pot digitalitzar una còpia parcial, on figuri només aquella informació necessària.

ATENCIÓ!!!:  Us recordem que els noms dels expedients no poden contenir dades personals dels interessats que els pugui identificar. En aquests casos us recomanem les orientacions que dona l'Agència Catalana de Protecció de Dades (APDCAT), que en els casos més comuns recomana:

"La publicació d'un document nacional d'identitat, número d'identitat d'estranger, passaport o document equivalent podrà realitzar-se de la següent forma:

• Donat un DNI amb format 12345678X, es publicaran els dígits que en format ocupen les posicions quarta, cinquena, sisena i setena. En l'exemple: ***4567*.
• Donat un NIE amb format L1234567X, es publicaran els dígits que en el format ocupen les posicions, evitant el primer càracter alfabètic, quarta, cinquena, sisena i setena. En l'exemple: ****4567*."

Si voleu més informació, podeu consultar el document [aquí -> [2]]