Recentment, s'ha publicat una resolució de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades relacioanda amb la pràctica habitual dels hotels de demanar el document d'identitat personal i fer-ne fotocòpia o digitalitzar-lo per fer el registre en el mateix hotel.
En aquesta resolució queda prou clar que estan en contra d'aquesta pràctica i que és un excès de petició de dades innecessària pel tràmti que s'està fent. Us deixem l'enllaç al fil de conversa [3]que ha generat aquest debat.
Nosaltres, que actuem com a administració pública és cert que podem identificar a la persona interessada que està presentant la documentació i requerir-la per fer-ne la digitalització quan sigui indispensable pel tràmit en sí però cal valorar no demanar tots els documents per a cadascun dels tràmits que es facin si no aporten valor a la tramitació.
Fer aquesta valoració prèvia en relació a si cal requerir aquesta aportació de documentació ens ajudarà a fer una gestio eficaç i eficient dels recursos del nostre ens. A més, cal tenir present que en compliment de la normativa legal vigent, llei 39/2015, no podem demanar documentació que ja estigui en mans de l'administració. Recordeu que el gestor d'expedients permet la reutilització de documents. Aprofitem per facilitar l'enllaç a una pregunta freqüent que tenim publicada en aquesta comunitat SeTDIBA sobre el concepte de la reutilització documental [4] en el gestor d'expedients.
#simplificambSeTDIBA
#reutilitzadocuments
Enllaços:
[1] https://setdiba.diba.cat/
[2] https://setdiba.diba.cat/members/andinachpg
[3] https://www.linkedin.com/posts/angelbenitorodero_se-acab%C3%B3-que-te-escaneencopien-el-dni-activity-7120360281670574082-TVZE?utm_source=share&utm_medium=member_android
[4] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-puc-reutilitzar-registre-documents-que-ciutada-ha-aportat-anteriorment
[5] https://setdiba.diba.cat/node/2545