Si heu sol·licitat els serveis SeTDIBA us recomanem que aneu preparant la vostra organització per a que el projecte sigui un èxit.
La gestió del canvi va molt més enllà de l'aprenentatge d'unes eines de gestió digital. És important que tot el personal de l'organització sigui conscient que s'iniciarà aquest projecte i del que implica.
La implantació de SeTDIBA es realitza en base a dos eixos:
Abans però d'iniciar el projecte, és necessari garantir que l'ajuntament compleix amb uns requisits mínims tècnics i organitzatius que assegurin l'èxit.
És per això que, si voleu anar preparant la vostra organització per implantar SeTDIBA us recomanem que seguiu els següents 5 passos:
1. Identifiqueu i adopteu les mesures necessàries per acomplir amb els requisits previs [1].
2. Expliqueu a la vostra organització en què consisteix el projecte. Us oferim el material que utilitzem en les sessions per ajudar-vos! [2]
3. Expliqueu a la vostra organització en què consisteix la metodologia e-SET. Estem preparant una adaptació del manual e-SET per a SeTDIBA que us pot ser d'utilitat. De moment, podeu fer servir els manuals que ofereix el Consorci AOC [3].
4. Inicieu alguns petits canvis que us permetran avançar en alguns aspectes de la metodologia e-SET i facilitaran la implantació del projecte. En aquest sentit, us proposem que comenceu a treballar el workbook i la nomenclatura dels documents.
El workbook és un recurs d'organització personal que permet identificar les tasques i tràmits que cada persona té, sistematitzar-les, prioritzar-les i assolir la gran fita de buidar la taula de papers innecessaris que ens angoixen i no ens permeten portar una gestió eficient del dia a dia.
Abans d'iniciar la creació del vostre Workbook cal que enteneu la diferència entre tasca i tràmit.
La tasca és un encàrrec de feina no vinculada a un expedient administratiu: agendar una reunió, fer una trucada, passar un avís a la brigada per una incidència al carrer...
El tràmit està vinculat a un expedient administratiu i es correspon amb un dels tràmits del procediment administratiu general: notificar, requerir documentació, elaborar documentació tècnica...
Aconseguiu una carpeta d'anelles. Serà el vostre Workbook que us acompanyarà fins a la implantació en les properes setmanes.
Poseu cada feina de forma independent en un full (reutilitzeu paper, si podeu), feu-li dos forats i guardeu-la en la carpeta. Cal que poseu a la part superior dreta de la fulla la data límit (subratllada en groc) i la data que us poseu vosaltres. No s'han de posar post-its. En funció de la data que us heu posat per a vosaltres, ordeneu les fulles que aneu col·locant en la carpeta. Primer han d'aparèixer les que tenen la data límit personal més propera.
Elimineu els postits
Recordeu que no tot es trasllada al workbook. Aquelles tasques o tràmits que s'encarreguen i finalitzen en la mateixa jornada no es traslladen al workbook. En canvi sí que és important que quedin aquelles tasques i tràmits que veiem que no podrem completar.
El workbook ens permet organitzar-nos la feina de la mateixa forma en què ho farem al gestor d'expedients i ens inicia en la dinàmica de posar termini a la feina que hem de fer i de fer-ho tenint sempre present el límit màxim en que caldrà haver-la fet.
La metodologia e-SET utilitza una codificació de documents estàndard. Aquesta codificació facilita que, en accedir al contingut d'un expedient, fàcilment es pugui identificar què és cada fitxer que s'hi troba a dins.
El nom dels documents en e-SET es forma amb la següent estructura:
CODI DE DOCUMENT + NOM IDENTIFICATIU + DATA EN FORMAT DDMMAAA
Aquesta codificació documental internament està vinculada amb les tipologies documentals aprovades per la Generalitat i amb l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat.
Us convidem a que quan anomeneu els fitxers que genereu en el vostre dia a dia amb aquest mètode. Aquesta pràctica facilitarà la implantació de la metodologia i permetrà que ja en les primeres sessions es puguin resoldre dubtes.
5. Compartiu que esteu iniciant aquest canvi i feu-nos partícips a twitter amb el hastag #SeTDIBA #esetXperience.
Fer que tohom se senti part del projecte és una de les claus de l'èxit de la implantació de SeTDIBA. Assolir la transformació de l'organització i personal que requereix el projecte és més fàcil si es fa des de la il·lusió i la motivació.
La implantació de SeTDIBA i la metodologia e-SET implica la capacitació en les eines digitals necessàries, però és sobretot, un procés de transformació personal i de l'organització cap a un model d'administració sense papers, transparent i transversal.
Enllaços:
[1] https://setdiba.diba.cat/requisits
[2] https://setdiba.diba.cat/documents/presentacio-de-setdiba-sessio-1-material-de-suport
[3] https://www.aoc.cat/wp-content/uploads/2015/06/manual_usuari_treballador_publice_SET_v1.pdf
[4] https://setdiba.diba.cat/documents/codis-set
[5] https://setdiba.diba.cat/node/35