FINALITZACIÓ ACTUALITZACIÓ GESTOR D'EXPEDIENTS. AMPLIACIÓ TERMINIS JUSTIFICACIÓ AJUTS CATÀLEG 2024. RECOMANACIONS. ESTATS EN SERVEI

ESTATS EN SERVEI.

 

[29/abril/2025] - FINALITZACIÓ ACTUALITZACIÓ GESTOR D'EXPEDIENTS

El passat diumenge 27 d’abril es van iniciar les tasques de l’actualització del gestor d’expedients SeTDIBA. Aquesta actuació va fallar i es van reprendre les accions per restablir el sistema el dilluns 28 d’abril.

Amb l’aturada generalitzada del subministrament elèctric no es van poder finalitzar les tasques per recuperar el sistema.

Des del moment que s’ha recuperat l’energia elèctrica, les comunicacions i s’han aixecat els servidors, els tècnics han estat treballant per aconseguir que la nova versió del gestor d’expedients funcioni i per donar accés a la resta d’eines que treballen vinculades al gestor d’expedients.

La nova versió dels gestor d’expedients és la 25.1.20. Podeu consultar les principals millores a l’enllaç: Millores versió Gestor d’Expedients 2025 [3].

[29/abril/2025] – AMPLIACIÓ DELS TERMINIS PER JUSTIFICAR ELS AJUTS DE CATÀLEG 2024

En relació a les justificacions dels ajuts de catàleg 2024 amb termini 30 d’abril de 2025, s’amplia el termini fins el 2 de maig de 2025 fins les 23:59 hores.

Podeu consultar la informació al següent enllaç: Decret_5831_2025.pdf [4]

[29/abril/2025] - RECOMANACIONS SeTDIBA: QUÈ FER QUAN LES EINES SeTDIBA NO FUNCIONEN?

• Gestió del registre d’entrada:
  1. Entrades electròniques (tot allò que es registra e-TRAM, e-FACT...)
     • Aquestes entrades s’actualitzaran automàticament un cop restablert el sistema.
     • No cal fer accions manuals. En cas que s’hagi de fer cap actuació us avisarem puntualment.
  2. Entrades presencials:
     • Manualment, podeu assignar un número d’entrada seguint l’ordre cronològic del dia. Recomanem demanar una adreça de correu electrònic de la persona interessada per enviar-li amb posterioritat les dades del seu registre d’entrada amb la numeració oficial del registre. Recordeu que en el moment que mecanitzeu les dades dels registres d’entrada a l’eina de registre cal que mantingueu la data i hora que ha entrat el document. Per tant, en l’anotació provisional del dia cal incorporar número, data i hora. Recomanem crear un full de càlcul compartit a l’OAC perquè es faci una numeració del registre d’entrada d’una manera cronològica.

Quan es reactiva el servei, recordeu que podeu reservar tants números del registre (i completar-los a posteriori) com entrades tingui el vostre full de càlcul.

• Si l'eina de registre SeTDIBA no funciona, però els serveis AOC estan actius, teniu la possibilitat de fer l'entrada directament electrònica. Si la persona interessada que es presenta a l’ajuntament:
  • Té certificat digital: el podeu redirigir a fer el tràmit electrònic i davant qualsevol dubte pot contactar amb el servei de suport Fem-ho Fàcil. Per tant, fent publicitat d’aquest servei, sobretot en aquests casos.
  • No té certificat digital per fer tràmits electrònics: Podeu actuar en representació de la persona interessada que desitja fer el tràmit utilitzant eTRAM.
• Si l'eina de Registre SeTDIBA no està operativa i el registre telemàtic ofert per AOC (a través d'eTRAM) tampoc, podeu fer els passos anteriors en el registre telemàtic de qualsevol administració que tingui el registre telemàtic operatiu. D’aquesta manera tindrà el registre d'entrada electrònic oficial vàlid al moment. Vosaltres rebreu la instància per l’EACAT.
• També podeu adreçar el ciutadà a una oficina de Correus si en teniu una de propera. 

• Gestió del registre de sortida:
  1. Si s’estava realitzant una sortida electrònicament:
     • Quan es restableixi el gestor d’expedients s’enviaran automàticament. Cal fer una revisió manual posterior per verificar que han estat trameses correctament. Davant del dubte, truqueu al serveu de suport.
  2. Si s'estava gestionant una sortida urgent amb notificació electrònica cal que tingueu en compte on està la incidència:
     • El gestor d’expedients no funciona? Comproveu si la plataforma e-Notum sí que està funcionant. D’aquesta manera podreu notificar directament des de la plataforma e-Nòtum. Recordeu descarregar el certificat de notificació i incorporar-la a l’expedient corresponent.
     • És una incidència general: no funciona ni el gestor d’expedients ni tampoc e-Notum i és una sortida urgent? Cal considerar l’opció d’enviar-los per correu postal certificat per garantir la pràctica de notificació. A més, si són persones obligades a rebre-les electrònicament recordeu posar un tràmit a l’expedient per enviar-ho pel gestor quan estigui operatiu.

• Signatura de documents:
  1. Si no funciona el gestor d’expedients: Es pot signar el document fora del gestor amb eines alternatives:
     • Ús d'Adobe Acrobat PDF amb signatura T-CAT.
     • Ús de SignaSuite ofert pel consorci AOC: AOC Signasuite - Inici [5]
     • Sistema de signatura local instal·lat a l’ordinador.

Per desar els documents amb els quals esteu treballant us recomanem l’ús de l’estructura de la Nova Etapa [6] que és una rèplica de carpetes com el gestor d’expedients i d’aquesta manera serà més fàcil trobar els documents que un cop estigui resolta la incidència del gestor haureu d’incorporar a l’expedient corresponent.

• Comunicació a la ciutadania de l’aturada de serveis: quan la seu electrònica no està operativa o hi ha afectació en la tramesa de sol·licituds o en la notificació.
  1. Si és una aturada programada: sempre que sigui previsible cal publicar un avís clar indicant els serveis de tramitació electrònica afectats que estan temporalment fora de servei. Si és possible indiqueu la previsió de la interrupció de servei i redirigir a mitjans alternatius per fer la gestió, per exemple, tràmit a través d’altres webs d’altres administracions o bé presencialment. 
  2. Si és una incidència que comporta aturada de serveis sobrevinguda: en la mesura del possible indicar-ho per totes les vies de comunicació tan aviat com sigui possible.

Cal tenir en compte que si l’aturada afecta només el nostre cal recomanar que utilitzin temporalment el servei de registre d’instàncies d’altres administracions per fer la gestió. Aquesta entrada ens la reenviarà l’administració mitjançant l’EACAT o SIR segons l’ens on el presenti.

Recordeu que cal informar l'impacte en la suspensió de terminis en processos obertes (licitacions, processos selectius, termini màxim per fer un tràmit, o terminis per a presentar al·legacions en expedients oberts)

[11/abril/2025] - OBERTURA INSCRIPCIÓ 

Oberta la inscripció al curs següent:

Treball col·laboratiu a distància aplicat a SeTDIBA

          Període d'inscripcions 11 d'abril a 5 de maig. Amplia la informació clicant aquí [7]

[31/març/2025] – QUEDEM? PROPERES SESSIONS AGENDADES PEL MES D'ABRIL

Al mes d’abril tenim agendades les següents sessions de suport programat, Quedem?:

• 2/abril: Sessió de gestor d’expedients bàsic
• 9/abril: Sessió de registre
• 24/abril: Sessió de gestor d’expedients avançat

Per inscriure-us ompliu el formulari  https://setdiba.diba.cat/node/199 [8]

[7/març/2025] - OBLIGACIÓ DE PUBLICAR LA INFORMACIÓ DE CONTRACTACIO AL PERFIL DEL CONTRACTANT

Us recordem que la llei obliga a publicar la informació de contractació al perfil del contractant. El fet de no publicar aquesta informació pot arribar a ser una infracció greu i causa de nul·litat de contractes.

Article 39

Causes de nul·litat de dret administratiu

1. Són causes de nul·litat de dret administratiu les que indica l’article 47 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.
2. Són igualment nuls de ple dret els contractes subscrits per poders adjudicadors en els quals concorri alguna de les causes següents:

(...)
c) La falta de publicació de l’anunci de licitació en el perfil de contractant allotjat en la Plataforma de Contractació del Sector Públic o en els serveis d’informació similars de les comunitats autònomes, en el Diari Oficial de la Unió Europea o en el mitjà de publicitat en què sigui preceptiu, de conformitat amb l’article 135.

L’AOC té publicat un vídeo on explica com fer la publicació agregada dels contractes.

https://www.aoc.cat/blog/2024/disponible-video-seminari-web-contractacio/ [9]

[17/febrer/2025] - Novetats de la darrera versió del mòdul d'òrgans col·legiats

Podeu consultar les principals millores a: Millores versió Secretaria 2025 [10].

[17/febrer/2025] - Històric de versió dels productes SeTDIBA

Disposeu d'un històric de les versions instal·lades dels productes SeTDIBA i dels enllaços per poder consultar les millores que aporta cadascuna d'elles. Per accedir a l'històric feu clic aquí [11].

[07/febrer/2025] - Calendari formació 2on trimestre 2025

A continuació teniu la formació planificada pel segon trimestre del 2025.

[25/novembre/2024] - RECORDATORI Integració aplicació de padró PMHAB i el gestor d’expedients SeTDIBA

A partir del 25 de novembre iniciarem l’activació de la integració de l’eina de padró municipal PMHAB i el gestor d’expedients SeTDIBA.

Si ets un ajuntament SeTDIBA i disposes de l'eina de PMHAB de Diputació de Barcelona i encara no ens has fet la sol·licitud per integrar-te amb el gestor d'expedients, envia'ns un correu electrònic a setdiba@diba.cat [12] o padro@diba.cat [13] indicant-nos com vols signar els volants d'empadronament i els certificats.  

Pels que no vareu poder assistir al webinar del dia 21 de novembre, aquesta integració consisteix en guardar els volants o certificats d’empadronament que es generen des de l’eina de PMHAB al gestor d’expedients SeTDIBA de forma automàtica però sense vincular-los a un expedient concret.

La signatura dels documents que es generaran serà personalitzable per tipus de document:

• Volants d’empadronament: no requereixen signatura, només el segell de l’ajuntament
  • Sense segellat: cal posar el tampó de l’ajuntament manualment, opció no recomanable.
  • Segell d’òrgan: opció recomanable.
• Certificats d’empadronament: requereixen signatura
  • Sense segellat: requereix la signatura manuscrita de secretaria i alcaldia, opció no recomanable.
  • Segell d’òrgan: opció recomanable.
  • Circuit de signatura (cal indicar quin és el circuit): ha de recollir la identitat i el càrrec públic de la secretaria. En cas contrari cal incloure el vist-i-plau de l’alcaldia.

Per configurar-ho necessitem que ens indiqueu quin tipus de signatura voleu pels volants i pels certificats, enviant un correu a setdiba@diba.cat [14]. L’activació es realitzarà per rigorós ordre de recepció dels correus.

[11/octubre/2024] - COMUNICACIÓ AMB EL SERVEI FEM-HO FÀCIL PER WHATSAPP

El servei «Fem-ho fàcil» ajuda la ciutadania a fer tràmits electrònics amb els ens locals de manera personalitzada. S’ha incorporat nous canals de comunicació com el WhatsApp i videoatenció.

Ens ajudeu a fer arribar aquest servei a la ciutadania? Si disposeu d’algun canal de comunicació directa amb la ciutadania feu difusió del WhatsApp +34 722 42 53 63. El servei està disponible  de dilluns a divendres, de les 9 a les 15h.

Tota la informació la teniu disponible aquí [15]

 

[16] [17] [18] [19] [20]          

Oberta la inscripció als cursos següents:

• Treball col·laboratiu a distància aplicat a SeTDIBA

          Període d'inscripcions 11 d'abril a 5 de maig. Amplia la informació clicant aquí [7] 

• Expedient classificat: els misteris de la gestió documental aplicada a SeTDIBA

          ​Període d'inscripcions 28 d'abril a 16 de maig. Amplia la informació clicant aquí [21]

• La IA impactarà sí o sí en la teva administració. Com adaptar-s'hi? 

          Període d'inscripcions 28 d'abril a 26 de maig. Amplia la informació clicant aquí [22]