Preguntes més freqüents

Com puc modificar les metadades d'un document?

En qualsevol moment es poden canviar les metadades del document amb el menú contextual. 

Les dades que es poden modificar són: 

- Tipus documental

- Títol (àlies)

- Data de gestió

- Estat d'elaboració

- Idioma

- Origen

- Unitat orgànica

 

Com tanco un expedient?

Es tanca un expedient quan es finalitza la tramitació, quan l'interessat desisteix del procediment, quan hi ha una renúncia explícita o quan els terminis del procediment administratiu han caducat. 

Abans de tancar l'expedient és important que reviseu que l'expedient té tots els documents necessaris, i que les metadades tant de l'expedient com dels documents són complertes i correctes. 

Per tancar l'expedient cal que seguieu els següents passos: 

Com seleccionar les sèries documentals preferides

Si sempre feu servir les mateixes sèries documentals, podeu utilitzar l'opció de Els més utilitzats. 

Aquesta opció us estalviarà haver de navegar per l'estructura d'arbre de les sèries documentals i seleccionar de forma ràpida les sèries que utilitzeu habitualment.

Quins formats de documents puc signar al gestor d'expedients?

A SeTDIBA s'utilitza el format de signatura PAdES incrusta al document PDF les signatures per poder consultar la validesa. Quan una persona ha de signar un document aquest ha de ser en format PDF.

Com incorporar un document en format PDF per signar-lo?

Com creo l'adreça d'un tercer, normalitzada o no normalitzada?

En el moment de crear o modificar un tercer, el mòdul de tercers requereix de vincular un domicili. Si el domicili no existeix a la base de dades, caldrà donar-lo d'alta.

Els domicilis es mantenen en una estructura de dades independent que ens permet reaprofitar els domicilis donats d'alta per a vincular-los a persones.

Des del registre, podeu accedir a les pantalles de creació/modificació de domicilis seguint els següents passos: 

1. Des de la pantalla de creació d'una anotació, cal seleccionar la icona de la lupa per consultar tercers. 

Eina de registre

En aquest bloc trobareu les preguntes més freqüents referents a l'eina de registre, per tant, tots aquells dubtes que fan referència a la gestió d'anotacions: la creació i modificació d'anotacions, l'extracció de llistats, la gestió de les anotacions telemàtiques, entre d'altres.

 

Com puc reutilitzar en el registre documents que el ciutadà ha aportat anteriorment?

L’article 53 de la Llei 39/2015 reconeix als ciutadans el dret a no presentar dades i documents que ja estiguin en poder de les administracions públiques o que hagin estat elaborats per aquestes.

1

Què fer amb un document que ha quedat pendent de signar per un usuari que ja no hi és

Les baixes de personal per motius imprevistos en les organitzacions poden provocar que hagin quedat documents pendents de signar.

En funció de si el document ja havia estat signat o aprovat per algun altre usuari; i en funció de si en el document constava el nom i cognoms del càrrec, caldrà abordar una o altra estratègia.

Com identificar documents pendents de signatura?

Quan un dels càrrecs que validen o signen documents cessen en les seves funcions públiques, cal comprovar que la seva safata de signatura no té documents pendents d'aprovar.  

Per fer aquesta consulta, cal que disposeu del perfil d'Administrador de la vostra entitat. 

Per identificar els documents pendents de signatura d'un càrrec cal seguir els següents passos: 

1. Seleccioneu l'opció Arxiu / Documents / Cercar documents

Què anirà al gestor d'expedients i què no?

freepik

Durant la implantació del projecte apareix el dubte de quina documentació s'incorpora concretament al gestor d'expedients.