Les preguntes més freqüents recopilen en forma de qüestió els aspectes que generen més dubtes durant la implantació de SeTDIBA i les preguntes que de forma reiterada arriben al servei de suport.
Aquestes qüestions estan classificades en els següents àmbits:
Requisits tècnics [1]: recull les preguntes relacionades amb tots els aspectes tècnics a complir per tal que la implantació de SeTDIBA sigui un èxit. A tall d'exemple, en aquest apartat trobareu preguntes relatives a certificats, configuracions, equipament, alta de serveis, entre d'altres.
Gestió del projecte [2]: recull les preguntes que els ens locals més ens deriven durant la implantació i fan referència a com gestionar el projecte. A tall d'exemple, trobareu preguntes relatives a qui ha de participar en el projecte, quin rol juguen els tècnics d'altres administracions, entre d'altres.
Metodologia e-SET i criteris generals [3]: recull les preguntes més freqüents que es produeixen quan s'aplica la metodologia e-SET. També es recullen altres preguntes freqüents derivades de l'aplicació de criteris generals de tramitació.
Eina de registre [4]: en l'àmbit de les eines de gestió digital, les preguntes més freqüents donen resposta a com fer coses concretes.
Eina de gestió d'expedients [5]: en l'àmbit de les eines de gestió digital, les preguntes més freqüents donen resposta a com fer coses concretes.
Com estructuro els expedients de...? [6]: recull preguntes més freqüents referents a com organitzar els expedients en el món digital tenint present aspectes de transparència, protecció de dades i accés a la informació pública.
Eines AOC i integracions [7]: les preguntes més freqüents d'aquest àmbit donen resposta a aspectes relacionats amb les integracions amb eines del Consorci AOC.
Ciutadans [8]: recull les preguntes relacionades amb l'ús del servei per part del ciutadà. L'ús de les plataformes de tramitació electrònica sovint genera dubtes al personal de l'ajuntament del tipus: Per recollir la notificació és necessari tenir certificat? Què ha de fer el ciutadà si no pot accedir a la notificació?
Quadre de Comandament: [9] recull de les preguntes més freqüents relacionades amb el Quadre de Comandament SeTDIBA.
Teniu alguna pregunta que us agradaria trobar? feu-nos la teva proposta [10].
En aquest apartat trobareu resposta a les preguntes més freqüents relacionades amb les configuracions dels ordinadors, el maquinari, el pogramari necessari i altres aspectes tècnics.
Recordeu consultar la guia de Requisits previs a la implantació SeTDIBA [11] per obtenir el llistat de tots els requisits a tenir resolts abans de la implantació.
Si el vostre ens local ja forma part del projecte SeTDIBA, vau necessitar el segell d’òrgan per poder iniciar el projecte i realitzar còpies autèntiques de documents de forma automatitzada (antigues compulses físiques).
El Certificat de Segell electrònic caduca als tres anys i cal renovar-lo. En aquest article us expliquem com fer-ho.
Si el vostre Certificat de Segell d'Òrgan és de l'AOC rebreu un recordatori previ a la caducitat, per poder tramitar la renovació amb suficient antel·lació, donat que no és automàtica. Igualment, podreu comprovar la caducitat del vostre segell d'òrgan dins del propi gestor d'expedients a:
Configuració General/Seguretat/Configuració de Segell d'Òrgan.
Podeu comprovar la data fins quan és vàlid (veure imatge). Tindreu accés a aquesta informació si teniu permisos d'administrador/a. Us recomanem crear una tasca, amb la informació de la caducitat, per no oblidar-vos i sol·licitar la renovació del Segell d'Òrgan a temps!
És important que sol·liciteu el Segell d'Òrgan per SeTDIBA, perquè si el demaneu per Accede o per Firmadoc n'haureu de demanar dos, un per a cada eina. Heu de comprovar que a Configuració de Segells d'Òrgan tingueu aquests dos xecs clicats:
Recordeu, quan s’apropa la data de caducitat d’un segell electrònic és el moment de sol·licitar la seva renovació (concretament la renovació es pot sol·licitar durant els seixanta dies previs a la caducitat del segell).
Podeu ampliar informació en aquest enllaç de l'AOC: Caducitat d’un segell electrònic: què cal tenir en compte per renovar-lo – Consorci AOC [12]
En el projecte SeTDIBA els escàners han d'estar instal•lats en local.
Els requisits bàsics són:
1r) compatible amb protocol TWAIN
2n) capacitat per escanejar a dues cares, B/N i color
3r) alimentador automàtic de paper. La capacitat de l'alimentador dependrà del volum habitual a l'ajuntament. Com més velocitat de processament, habitualment més car és l'escànner.
Tingueu en compte també les següents consideracions:
- No han de ser fotocopiadores multifunció en xarxa.
- Recomanem que siguin, a més d'escàner, també impressora. Això ajudarà a economitzar espai en les taules on necessiteu els dos diapositius. Aquesta recomanació és especialment important en els llocs de treball del registre.
- L'escàner esdevé un equipament crític en el projecte SeTDIBA. És important disposar d'un servei de manteniment postvenda que us permeti reparar-lo o substituir-lo amb la màxima urgència.
- Els escàners que només escanegen arrossegant el paper amb rodets poden donar problemes de manteniment, és preferible optar per un model que també permeten l'alimentació manual del document, especialment per poder digitalitzar DNIs o carnets,
Els programes de SeTDIBA requereixen instal·lar en els vostres equips programari extra per poder desplegar totes les seves funcionalitats.
El primer i més important, és el navegador. Tot i que és possible accedir i treballar amb els navegadors més habituals (Edge i Chrome), l’únic navegador certificat per AYTOS és FIREFOX. Us recomanem que l’utilitzeu sempre com a navegador base per accedir als programes SeTDIBA. A peu de pàgina disposeu d’un manual per configurar el navegador pas a pas.
Podeu descarregar FIREFOX des d’aquesta adreça: https://www.mozilla.org/ca/firefox/ [13]
A banda del navegador, per poder generar documents des del vostre editor de textos habitual (word generalment), es necessari instal·lar JAVA i actualitzar-lo a la darrera versió. El podeu descarregar a: https://www.java.com/es/download/ [14]
Per poder signar amb les vostres T-CAT o T-CAT-P , necessiteu instal·lar el programa BIT4ID. El podeu descarregar des d’aquesta adreça: https://epscd.aoc.cat/suport/descarregues/bit4id/ [15]
BIT4ID substitueix l’anterior programari de signatura Safesign. Podeu obtenir més informació del canvi en aquesta noticia: Com fer els canvis del nou xip criptogràfic de les targetes T-CAT? Programari Bit4id | Serveis de Transformació Digital (diba.cat) [16]
També heu d’instal·lar Autofirma. El podeu descarregar a: http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html [17]
Si no sou administradors dels vostres equips no podreu instal·lar aquest programari. Si aquest és el cas, contacteu amb el vostre suport informàtic o amb el vostre Consell Comarcal (cas que el vostre ajuntament formi part d’un Consell Comarcal adherit a la Xarxa de Suport al Govern Digital - XSGD [18]).
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| MAN_REQUISITS_CONFIGURACIO_NAVEGADORS_FIREFOX_i_AUTOFIRMA_24022023.pdf [19] | 1007.55 KB |
SeTDIBA ofereix una aplicació mòbil (tant per a sistemes ANDROID, com per IOS) que permet la signatura de documents des del vostre mòbil o tauleta. 
Per poder utilitzar-la necessitareu exportar el vostre certificat en versió programari (T-CAT-P [20]) en el vostre mòbil o tauleta. Després tant sols haureu de descarregar l’aplicació FIRMADOC MOBILE en el vostre dispositiu.
Us oferim dues guies on es detalla pas a pas tant l’exportació del certificat com la descarrega i la configuració de l’aplicació:
La URL que s’ha de configurar un cop instal·lada l’aplicació és: http://fdoc01.diba.cat/relay [23]
NOTA: Amb FIRMADOC MOBILE podreu consultar i signar documents en que consteu com a aprovadors, però no podreu consultar altres documents, ni tampoc accedir a expedients o tràmits.
Existeixen, dues diferències bàsiques entre la T-CAT i la T-CAT P:
1. La T-CAT és una targeta física i, en canvi, la T-CAT P és un programari software.
2. LA T-CAT només es pot fer servir en ordinadors i, en canvi, la T-CAT P es pot utilitzar tant en ordinadors com en dispositius mòbils (tablets i mòbils).
La T-CAT, targeta física, requereix, doncs, d'un lector de targetes que es pot fer servir a qualsevol ordinador. En canvi la T-CAT P, al ser un certificat tipus programari l'haureu d’instal·lar (importar certificat) a cada dispositiu del que voleu disposar de la signatura electrònica (sigui l'ordinador, tauleta i/o mòbil).
En el cas dels usuaris que està previst que signin des de dispositius mòbils, serà indispensable sol·licitar un certificat T-CAT P. Per la resta de personal que treballin amb ordinadors o portàtils, serà opcional triar una T-CAT o T-CAT P.
En aquest bloc trobareu les preguntes més freqüents referents a l'eina de registre, per tant, tots aquells dubtes que fan referència a la gestió d'anotacions: la creació i modificació d'anotacions, l'extracció de llistats, la gestió de les anotacions telemàtiques, entre d'altres.
Recordeu que a l'apartat Documents [24]de la comunitat trobareu també manuals d'ús de l'eina de registre.
L’article 53 de la Llei 39/2015 reconeix als ciutadans el dret a no presentar dades i documents que ja estiguin en poder de les administracions públiques o que hagin estat elaborats per aquestes.
El compliment d’aquest precepte legal aboca les administracions d’una banda a recollir la informació i els documents emesos per altres administracions públiques a través de les plataformes d’interoperabilitat (en l’àmbit català, a través dels serveis de Via Oberta). D’una altra, implica que les administracions han de reutilitzar la informació aportada pel ciutadà en algun moment a la pròpia administració.
Amb l'eina de registre, es poden localitzar i reutilitzar els documents aportats amb anterioritat per un interessat.
Per poder possibilitar la reutilització de documentació aportada pel ciutadà, és imprescindible la correcta codificació de la documentació. En la metodologia e-SET, s’ha d’identificar la tipologia dels documents des del mateix moment d’entrada.
En el manual adjunt, trobareu els passos a fer per poder vincular a una nova anotació de registre, documents aportats amb anterioritat.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| MAN_RES COM REUTILITZAR DOCUMENTS EN REGISTRE 04062019 [25] | 651.02 KB |
Tal com preveu l’article 16.3 de la LPAC, per qüestions d’ordre i de seguretat jurídica, és convenient que cada administració porti un sistema de control de sortida de 
documents, això és, un registre electrònic de sortida.
L’aplicatiu de gestor d’expedients que la Diputació de Barcelona ofereix en el seu programa SeTDIBA atén el marc normatiu vigent, ja que no exclou l’opció que l’ajuntament pugui fer un assentament individualitzat per a cadascun dels destinataris del document que es registra de sortida, però també incorpora la funcionalitat de fer un únic assentament de sortida per aquells actes dirigits a una pluralitat de destinataris. De manera que SeTDIBA aporta la possibilitat d’una simplificació en la tramitació del procediment, no incompatible amb els requeriments legals d’aplicació [+info] [26]
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| INF_ANOTACIONS REGISTRE SORTIDA AMB MULTIPLES DESTINATARIS_16072019.pdf [27] | 178.06 KB |
Si necessiteu fer una alta o modificació de Tercers podeu visualitzar aquest vídeo-píndola.
https://setdiba.diba.cat/videos/tercers-accedir-alta-modificacio [28]
En el moment de crear o modificar un tercer, el mòdul de tercers requereix de vincular un domicili. Si el domicili no existeix a la base de dades, caldrà donar-lo d'alta.
Els domicilis es mantenen en una estructura de dades independent que ens permet reaprofitar els domicilis donats d'alta per a vincular-los a persones.
1. Des de la pantalla de creació d'una anotació, cal seleccionar la icona de la lupa per consultar tercers.
2. Des de la pantalla de Consulta de tercers, cal prémer Crear Tercer per modificar o donar d'alta un tercer.
3. Des de la pantalla de Manteniment de tercers podeu crear o modificar un domicili.
Per entendre aquest concepte hem de fer referència a l'alta de les persones al Padró. Des de l'eina de Gestió del padró, quan es dona d'alta una persona, se la vincula a un domicili. En aquest eina de Gestió del padró, les dades del domicili s'han d'entrar de forma normalitzada per tal de poder notificar a l'Institut Nacional d'Estadística els nous domicilis. De fet, té tot el sentit que sigui l'Ajuntament qui entri els valors correctes i normalitzats dels domicilis del seu municipi com a mesura per assegurar la qualitat de les dades.
Aquesta forma de funcionar ens permet que des de l'eina del registre, quan busquem una persona, puguem buscar i seleccionar tots els domicilis del municipi, i aquests estan creats de forma normalitzada, sota criteris de qualitat.
De vegades però, les sol·licituds ens arriben de ciutadans que no són del nostre municipi. En aquests casos, si la Diputació de Barcelona gestiona el padró de del municipi al que pertany el ciutadà també trobarem els domicilis donats d'alta. En el cas que el municipi al que pertany el ciutadà no compti amb aquest servei de padró de la Diputació, o en el cas que es tracti d'una adreça comercial (no un domicili) és probable que no existeixi el domicili donat d'alta.
La recomanació és, en cas que l'adreça a entrar sigui del propi municipi, fer-ho de forma normalitzada perquè qui té la competència i coneixement de les dades dels carrers i trams del municipi és el propi ajuntament.
En cas que el domicili a entrar sigui d'un altre municipi i no existeixi, es recomana donar-la d'alta de forma no normalitzada.
1. Des de la pantalla de Manteniment de tercers, seleccionar el botó de Cercar domicili
2. Buscar el domicili filtrant per minicipi i carrer. Si no existeix, donar-lo d'alta. Si és un domicili del municipi que no existeix, cal donar-lo d'alta com a adreça normalitzada. Si és un domicili de fora del municipi, cal donar-lo d'alta com a adreça no normalitzada.
Amb el canvi d'any cal fer l'obertura i tancament de l'exercici de registre.
A continuació es detalla com fer les operacions d'obertura i tancament
Tal com tenim configurat el sistema, l’obertura d’exercici registral és automàtic. Quan es canviï d’any i es registri una nova anotació apareixerà un finestra d’avís amb el missatge:"Atenció, la data introduïda correspon a un exercici nou. Desitja obrir l'exercici?".
Al prémer el botó “Confirmar” es crearà el nou exercici registral i a l’anotació se li assignarà el número de registre 1. A partir de l'obertura accedireu directament al nou exercici.
Mentre no estigui tancat l’anterior, podreu introduir o modificar alguna anotació de l’exercici anterior. Per fer-ho haureu de canviar d’exercici des de la part superior esquerre, i escollir l’exercici.
El tancament d’un exercici es fa a una data concreta, no és automàtic
Des del menú Gestió Diària - Tancament a una Data cal especificar la data de tancament. No es podrà fer cap anotació ni modificació amb data anterior o igual a l’especificada
Per exemple, si el 15 de gener es fa un tancament a data 31/12/20xx no es podrà realitzar cap anotació nova o modificar una anotació ja realitzada amb data igual o anterior a 31/12/20xx.
Es recomana tancar l’exercici una mica més tard, quan estigueu segurs que no han d’haver-hi noves anotacions ni modificacions associades amb l’exercici de tancament.
Per extreure els llibres oficials cal al menú Llibres Oficials - Registre General - Llibre General d’Entrades ( o l’opció de llibre que convingui).
Cal descarregar el document i carregar-ho a Firmadoc, associat a un tipus documental LLISTAT (TD99-203) i la sèrie documental 3125 Registre General de Documents. Aquest document ha de signar-se pel Secretari amb una observació on indiqui les dates a les que correspon el llibre.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| man_res_obertura_i_tancament_exercici_18122019.pdf [29] | 1.88 MB |
Per tal de fer una gestió optima de la base de dades de Tercers cal informar alguns camps que són molt importants per assegurar la qualitat i integritat de la base de dades.
En ocacions el CIF és una de les dades que no arriba quan es realitzen registres d'entrada des de l'EACAT o bé s'han de realitzar assentaments al Registre de Sortida referents a organismes del Sector Públic de la Generalitat de Catalunya.
Un recurs interessant per poder obtenir aquesta dada del CIF d'aquests organismes és la pàgina web següent: http://economia.gencat.cat/ca/ambits-actuacio/entitats-sector-public/registre_del_sector_public/ [30]
En aquesta trobem, entre altres, un camp de cerca que poder buscar un organisme concret.
De vegades cal registrar documents que ens arriben d'altres administracions o d'organismes del sector públic de les que no coneixem el NIF.
En el cas dels organismes del sector públic de la Generalitat, podeu consultar aquestes dades a http://economia.gencat.cat/ca/ambits-actuacio/entitats-sector-public/registre_del_sector_public/ [30]
En el cas d'ens locals de Catalunya i dels seus ens depenents, podeu consultar les dades a: https://municat.gencat.cat/ca/Temes/els-ens-locals-de-catalunya/consulta-de-dades/ [31]
En el cas d'ens no depenents, però sí participats per ens locals, al respectiu portal de transparència de l'ens local haurien de sortir publicades aquestes dades a l'apartat Informació institucional i organitzativa/Informació institucional/Organismes dependents o vinculats/
Adjuntem també un llistat d'ens locals de Catalunya amb el NIF i el codi d'entitat registral.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| llistat_entitats_registrals.xls [32] | 268 KB |
| llistat_entitats_registrals_firmadoc.pdf [33] | 220.81 KB |
Hola SeTDIBERS,
Com bé ja sabreu, el rebut d'entrada és la garantia que la ciutadania disposa com a evidència d'haver presentat una sol·licitud a una oficina registral. Fins ara nosaltres hem recomanat que aquest rebut s'imprimeixi i s'entregui. Però avui ens agradaria ensenyar-vos una altra manera que bé pot substituir la impressió sempre i quan la ciutadania i els mitjans ho permetin
En el procés d'efectuar un registre d'entrada, quan hem fet la diligència, s'obre aquesta finestra:
Si apretem opció Justificant se'ns obrirà aquesta opció:
És aquí que, amb l'opció Enviar per correu, s'enviarà un correu electrònic amb el justificant de recepció d'entrada. El correu on s'enviarà aquest justificant és el que està informat a Tercers de l'interessat.
Com veieu rebreu un correu com aquest:
Esperem que us sigui d'ajuda,
Equip SeTDIBA
En aquest bloc trobareu les preguntes més freqüents referents al gestor d'expedients, per tant, tots aquells dubtes que fan referència a les safates del gestor d'expedients: la safata d'entrades, els tràmits i les tasques, la gestió dels expedients, els avisos, la consulta, la gestió de sortides, entre d'altres.
Recordeu que a l'apartat Documents [24] de la comunitat trobareu també manuals d'ús del gestor d'expedients.
La consulta de tasques, tràmits, expedients i anotacions es pot realitzar per diferents vies dins del gestor.
Bàsicament la consulta es pot fer a través del sistema de consulta ràpida, a través dels filtres que trobareu a cada safata i a través també del buscador general.
En el document adjunt, trobareu les consultes més habituals i ràpides que podeu fer.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| MAN_COM BUSCAR AL GESTOR_26022019.pdf [34] | 774.93 KB |
La creació de carpetes dins d'un expedient permet agrupar documents segons les necessitats del tramitador.
Un ús habitual és crear carpetes per agrupar els documents relacionats amb un tema o amb un interessat.
Aquest tipus d'agrupació és especialment interessant en el cas d'expedients que incorporen documentació de molts interessats (com els processos de selecció) i també en cas d'expedients que aglutinen diferents temes, com per exemple els expedients de les sessions de Junta de Govern Local o del Ple.
En el cas dels expedients de les sessions de Junta de Govern Local o del Ple pots ser interessant crear una carpeta amb la documentació relacionada dels expedients que es tractaran durant la sessió.
Les carpetes dins d'expedients té només efectes a nivell de visualització de la informació, però no són expedients i per tant, no es poden buscar de forma separada.
Trobareu les instruccions per crear carpetes dins d'expedients en el document adjunt a aquest article.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| MAN_FIR_CREAR_CARPETES_DINS_EXPEDIENT_22022019.pdf [35] | 304.78 KB |
En el cas de que el gestor d'expedients us vagi lenta, podeu guanyar rapidesa eliminant els avisos.
Haureu d'anar dintre del gestor d'expedients FIRMADOC a: SESSIÓ/PREFERÈNCIES/AVISOS
I quan s'obri la finestra de la Configuració d'avisos desmarcar totes les subscripcions a avisos i DESAR. Si en algun moment volem tornar a configurar avisos ho podrem fer des d'aquesta mateixa finestra.
Per tal de relacionar expedients, haurem d'anar:
1. A la safata AVUI/EXPEDIENTS OBERTS i quan ens apareguin el llistat d'expedients oberts
2. Posar el ratolí a sobre de l'expedient que volem relacionar i clicar una vegada.
3. Anar al botó EDITAR de la BOTONERA DINÀMIC
4. S'obrirà la finestra d'edició de l'expedient
5. En aquesta finestra buscarem a sota la opció "Expedient relacionat" i farem click al botó "Localitzar" per a cercar l'expedient que volem relacionar amb l'expedient que estem editant.
6. A aquesta finestra podem cercar l'expedient per nom, per funció, grup o sèrie documental i també per Data de creació, i farem clic a la icona de les fletxetes blaves.
7. Una vegada localitzat l'expedient que volem relacionar amb el que hem obert farem clic a "Acceptar"
Si estem visualitzant un document, o un llistat de documents i volem saber l'expedient o expedients que tenen aquest document vinculat, anirem al desplegable d'informació addicional (a la part baixa de la pantalla) i clicarem a la pestanya "Expedients". Allà al desplegable ens sortiran els expedients que te el document vinculat i també ( a les icones del costat) ens dona la opció de veure l'expedient i localitar-ho.
De vegades ens arriba una anotació de registre que formula una sol·licitud que inicia dos expedients diferenciats o bé que la volem associar a dos expedients. En aquests casos, es pot associar una única anotació de registre amb dos expedients.
La manera de fer-ho és a través d’ ALLIBERAR una anotació que ja ha estat diligenciada seguint els següents passos:
1. Des de la safata AVUI 
REGISTRE D’ENTRADA
2. Cerqueu l’anotació que voleu relacionar a un altre expedient, l’estat ha de ser ACCEPTADA
3. Seleccioneu l’anotació registral
4. Des de la botonera premeu el botó ALLIBERAR
5. Responeu SÍ, per deixar l’anotació en estat PENDENT
Quan s’allibera l'anotació de l'expedient, els documents de l’anotació NO s’eliminen, atès que volem que es mantinguin en el primer expedient.
6. L’anotació ha quedat amb estat PENDENT
7. Ara ja podeu associar l’anotació amb un altre expedient, o bé crear un nou expedient amb la mateixa anotació.
D’aquesta manera haureu associat una única anotació de registre amb dos expedients.
Sovint tenim la necessitat de localitzar i accedir de forma recurrent a una selecció d'expedients que responen a uns criteris de cerca concrets.
És una solució útil per exemple, en el cas de necessitar haver de localitzar de forma ràpida tots els expedients d'un interessat referents a una sèrie documental. Seguint aquest exemple, podriem crear una cerca personalitzada de tots els expedients de Recursos Humans que fan referència a cadascun treballadors de l'ajuntament; o tots els expedients de l'àmbit d'ajuts i subvencions vinculats a un interessat en concret.
Per poder realitzar aquest tipus de cerques és important que els expedients estiguin correctament classificats (per a que la consulta retorni els resultats correctament).
Les cerques personalitzades poden ser unipersonals o es poden compartir amb la resta d'usuaris de l'ens.
Recordeu que a l'apartat Documents [24]de la comunitat trobareu també manuals d'ús del gestor d'expedients.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| MAN_CERQUES PERSONALITZADES_22022019.pdf [36] | 702.78 KB |
La gestió electrònica d'expedients que contenen molts documents presenta dificultats addicionals de gestió. Tot seguit mostrem alguns aspectes a tenir presents per minimitzar la complexitat de gestió d'aquests tipus d'expedients. S'està treballant amb el proveïdor la millora de la gestió dels expedients tenint en compte aquesta casuística.
Aquesta funció us serà especialment útil en el cas d'expedients que contenen moltes sol·licituds d'entrada. Incorporant el número d'anotació d'entrada i de sortida com a columna en la graella de documents permet agrupar tots els documents d'una sol·licitud.
Per incorporar la informació de l'anotació d'entrada en la graella de documents cal que seguiu els següents passos:
1. Posicioneu-vos sobre un document i amb el botó dret del ratolí seleccioneu l'opció Personalitzar columnes
2. Afegiu la fitxa "Anotació registral" del menú desplegable de Fitxes i seleccioneu el camp Número de la anotación o Núm Anotació sortida.
3. Arrossegueu el camp al bloc de Columnes visibles i modifiqueu, si cal, l'ordre en què ha d'aparèixer.
4. Deseu el canvi en la configuració amb el botó Aplicar canvis.
Recordeu que podeu ordenar per la columna de número d'anotació fent clic a sobre de la capçalera de la columna (el nom de la columna).
Una altra opció és crear carpetes dins de l'expedient. Us recomanem l'entrada d'aquesta wiki específica: Com crear carpetes dins d'expedients [37]
Les carpetes dins d'expedients tenen només efectes a nivell de visualització de la informació, però no són expedients i per tant, no es poden buscar de forma separada.
Una altra opció de visualitzar només una part de l'expedient és fer servir el filtre de Tipus de document que trobareu a la pantalla de visualització dels documents d'un expedient.
Aquesta opció (num. 1 de la següent imatge) us permetrà filtrar els document d'un tipus (per exemple, només les sol·licituds, o només les notificacions).
Cal tenir present que la documentació que annexeu a una sol·licitud queda vinculada a aquesta com a document relacionat de forma automàtica. Aquest fet us permet veureu en la graella només les sol·licituds (num. 2) i els documents relacionats a la pestanya de la Informació addicional (num. 3).
Aquesta opció és útil per eliminar tercers duplicats i mantenir el tercer que està ben informat. Per què ens pot passar? Doncs perquè hem introduït el mateix tercer dues vegades modificant algun paràmetre del seu nom, per exemple.
Com depurem duplicats de tercers:
1.- Feu clic a l’opció Depuració de tercers:
2.- Feu una cerca per tipus de document (NIF, per exemple) o bé pel nom, cliclant la lupa al costat del "nom" i s'obrirà una finestra amb tots els paràmetres per realitzar la cerca. Si existeixen duplicats, tindreu més d'una entrada.
3.-Seleccioneu amb un doble clic les dues entrades i les visualitzareu a la finestra Depuració de tercers.
A la pantalla Depuració de tercers:
Aneu a la pantalla Consulta de tercers per revisar que s’ha efectuat la depuració i comproveu que únicament consta el tercer seleccionat com a principal.
Per continuar amb un altre tercer, podem fer clic al botó de continuar, que ens donarà l'opció de seguir depurant tercers.
En qualsevol moment es poden canviar les metadades del document amb el menú contextual.
Les dades que es poden modificar són:
- Tipus documental
- Títol (àlies)
- Data de gestió
- Estat d'elaboració
- Idioma
- Origen
- Unitat orgànica
Si necessiteu que un document dins d'un expedient tingui caràcter confidencial, podeu vincular el document a una unitat orgànica d'accés restringit.
Al gestor d'expedients apareixen alguns conceptes que son similars però tenen implicacions diferents.
En aquest article s'analitzen cadascun d'ells i l'impacte que tenen en la tramitació a SeTDIBA.
Cal tenir present que la nomenclatura que us detallem a continuació ve determinada per l'eina del gestor d'expedients.
L'estat de l'expedient informa de la fase de tramitació administrativa. Les opcions poden ser:
Quan es crea un expedient, el gestor documental assigna automàticament l'estat d'Inici i ordenació.
És útil tenir la informació de l'estat visible en la safata d'Expedients oberts perquè us donarà informació ràpida de la fase de tramitació.
L'estat es pot canviar de dues formes:
1. Directament
Cal que premeu el botó dret del ratolí sobre un expedient i seleccioneu l'opció Canviar estat com en el següent exemple.
2. A través d'un tràmit
En el moment de fer un tràmit sobre un expedient, podeu indicar a més del tipus de tràmits de què es tracta, si aquest tràmit pertany a un fase o estat concret.
La situació de l'expedient indica si està obert o tancat. Un expedient tancat és requisit previ a la transferència.
Els expedients s'han de tancar sempre, un cop la seva tramitació s'ha finalitzat i no s'espera que s'hagin d'incorporar més documents ni tràmits.
Quan entreu a la safata d'Expedients oberts, la informació apareix filtrada per defecte per aquest camp i només apareixen els expedients en Situació=obert
El procés de tancament activa tot una sèrie de passos interns en el sistema, com per exemple, la validació de les metadades de l'expedient i documents, o la generació de l'índex. Sobre un expedient tancat no es poden generar nous tràmits ni nous documents.
Per canviar la situació d'un expedient cal que premeu el botó dret del ratolí sobre l'expedient i seleccioneu l'opció Tancar o Reobrir l'expedient (Segons sigui el cas)
Els tràmits informen de les accions que s'han fet durant la vida d'un expedient des de la seva creació fins a la seva finalització.
Els tràmits que s'utilitzen a SeTDIBA són els previstos per la llei de procediment administratiu vigent i es concreten en els següents:
0. Actuacions prèvies
1. Acord incoació/Declaració de la tramitació simplificada
2. Sol·licitud / al·legacions /desistiment / renúncia
3. Requeriment subsanació / ampliació
4. Pendent rebre documentació
5. Elaborar documentació tècnica
6. Informe
7. Exposició pública / audiència interessats
8. Proposta d'acord
9. Fiscalització econòmica
10. Adopció de l'acord i cartificació (Atorgament, denegació, declaració caducitat, suspensió, etc)
11. Notificació
Recordeu que els tràmits es poden activar en paral·lel i en l'ordre que interessi per a la tramitació de l'expedient (no sempre segueixen aquest ordre)
Si sempre feu servir les mateixes sèries documentals, podeu utilitzar l'opció de Els més utilitzats.
Aquesta opció us estalviarà haver de navegar per l'estructura d'arbre de les sèries documentals i seleccionar de forma ràpida les sèries que utilitzeu habitualment.
Aquesta opció està disponible clicant a sobre de l'estrella que trobareu en totes les pantalles on podeu seleccionar una sèrie documental: pantalla de creació d'expedients, consulta d'expedients, filtre per sèrie de la pantalla d'expedients oberts.
Per seleccionar una de les sèries preferides per l'usuari, cal que feu doble clic a sobre de la sèrie documental.
De vegades necessitem tenir identificats i poder fer seguiment de determinats documents. Aquesta opció ens permet no haver d'estar pendent dels avisos conforme s'han signat documents que hem proposat i localitzar els documents que ens interessen, s'hagin signat o no.
1. Identifiqueu i seleccioneu el document que us interessa marcar per seguiment
2. Marqueu la icona de la bandera que trobareu a la columna Seguiment. Si no veieu aquesta columna la podeu incorporar amb l'opció Personalitzar columnes que trobareu al menú contextual (botó dret del ratolí)
3. 
Quan vulgueu recuperar els documents en seguiment, a la finestra HISTORIAL trobareu una safata Meves recerques documents. En aquesta safata tenir preconfigurades configurades algunes cerques. Seleccioneu la carpeta Documents en seguiment.
A la llista de documents trobareu els documents que heu marcat per a fer seguiment.
Recordeu que podeu afegir les columnes que us interessin. Us pot ser interessant, per exemple, incorporar si han estat signats o no.
Quan aquest document ja no requereixi de fer seguiment, només cal que desactiveu la icona de la bandera.
No trobeu la carpeta de Documents en seguiment? Poseu-vos en contacte amb el servei de suport (http://setdiba.diba.cat/node/194 [38]) per a que us la creïn. Si sou usuari administrador, la podreu crear vosaltres directament. Podeu consultar les instruccions a: http://setdiba.diba.cat/node/46 [39]
Es tanca un expedient quan es finalitza la tramitació, quan l'interessat desisteix del procediment, quan hi ha una renúncia explícita o quan els terminis del procediment administratiu han caducat.
Abans de tancar l'expedient és important que reviseu que l'expedient té tots els documents necessaris, i que les metadades tant de l'expedient com dels documents són complertes i correctes.
Per tancar l'expedient cal que seguieu els següents passos:
1. Feu clic a sobre de l'expedient amb el botó dret del ratolí. En el menú contextual us apareixerà l'opció de Tancar l'expedient.
2. El sistema us demanarà el motiu de tancament. Seleccioneu l'opció correcta i premeu OK.
3. Quan un expedient està tancat, amb el botó dret del ratolí podeu Reobrir l'expedient en cas necessari. La traça dels canvis de situació d'un expedient es poden consultar també des de l'opció Estat i situacions de l'expedient del menú contextual.
1. Des de la safata AVUI, despleguem la pestanya de Tasques i tràmits pendents i veure’m com se’ns despleguen dos opcions: Tasques i Tràmits i cliquem a la pestanya de Tràmits
2. Un cop hem clicat a sobre del tràmit que ens interessa, a la barra superior hi trobarem un apartat que hi posa Expedient on Ampliar és l’opció que ens interessa
3. Se’ns obrirà una finestra emergent:
4. On veiem l’apartat de Contingut, s’hi especifiquen els documents del tràmit. Cliquem a sobre del que ens interessi, i a la part lateral dreta de la finestra emergent, s’hi veuran els documents que desitgem.
Quan un dels càrrecs que validen o signen documents cessa en les seves funcions públiques, cal comprovar que la seva safata de signatura no té documents pendents d'aprovar.
Per fer aquesta consulta, cal que el vostre usuari disposi del rol “Administrador” al Gestor d’expedients de la vostra organització.
Seguiu els següents passos per localitzar els documents pendents de signatura:
1. Seleccioneu l'opció Arxiu / Documents / Cercar documents
2. A la pantalla de consulta, seleccioneu la pestanya Signatures i seleccioneu els següents criteris:
Situació: en cua
Càrrec: [seleccioneu el càrrec que esteu validant que té la bústia buida]
Feu clic a “Cercar” i obtindreu els documents que un càrrec determinat encara té pendents de signar.
Si voleu desar aquesta Cerca per tal de tenir-la sempre a l’abast i anar fent seguiment d’aquests documents:
1. Feu clic amb el botó dret del ratolí sobre la opció “Documents trobats”
2. Feu clic sobre la opció emergent “Salvar”, especifiqueu un nom per la cerca i feu “Crear”
3. La cerca us quedarà desada i sempre disponible a la vostra safata de Historial > Meves recerques documents
Recordeu que si un document ha iniciat un circuit de signatura, un cop s'ha produït la primera signatura, el document no es pot modificar ni eliminar. Només es pot anul·lar.
Un document que s'ha posat en circuit de signatura però sobre el que no s'ha fet cap validació ni cap signatura, sí que es pot modificar tant el document com el circuit.
El gestor d'expedients ens ofereix moltíssimes possibilitats per trobar la informació que desitgem. En aquest cas, per consultar l'estat de la notificació que s'ha tramès, existeixen diverses possibilitats. Una d'elles s'explica en aquesta entrada sobre Com consultar l'estat de la notificació [40].
Com us hem dit hi ha diverses formes de consultar aquest estat, la que us mostrarem en aquest artícle és a través de la configuració de la graella de visualització, o la famosa personalització de columnes. Si no recordeu com personalitzar la graella de visualització podeu consultar aquest artícle on s'hi detallen les passes per Personalitzar la graella [41].
Si tenim localitzada la notificació pertinent cal que fem un clic dret a sobre i seguidament escollir l'opció de Personalitzar columnes:
La visualització ensofereix el camp de Columnes disponibles i Columnes visibles. Es tracta d'arrossegar els camps que ens interessin visualitzar de la primera columna a la segona. En la pestanya de Fitxes, cal seleccionar el camp Interessat de l'anotació registral i així podrem veure el paràmetre Estado de la notificación.
Atenció: CALDRÀ ARROSSEGAR EL CAMP DE COLUMNES DISPONIBLES A COLUMNES VISIBLES
Per finalitzar caldrà Aplicar els canvis. En el camp d'Estado de la Notificación s'hi pot veure si ha estat Entregada, Rebutjada o Expirada.
EXTRA: En el camp de configuracions guardades s'hi poden desar personalització de columnes per tal de no fer la cerca cada cop que volguem fer aquesta cerca. L'únic que haurem de fer és escriure el nom de la Cerca que ens interessi, per exemple Estat Notificació, en el camp de Configuracions guardades i prémer Desar.
Esperem que us serveixi d'ajuda
Donats els requeriments des de les diferents administracions que es fan als ens locals en termes, per exemple, de transparència i bon govern, això us servirà per extreure dades i treballar-les al vostre gust.
Personalitzar la graella d’expedients ens serveix per organitzar bé les nostres dades i per tant, dotar-les dels paràmetres que més ens interessin per un futur.
1. Des de la safata AVUI hauríem de clicar a sobre d’Expedients oberts.
2. Ens situem a sobre de l’expedient i després a sobre de Tots els documents. Amb el botó dret del ratolí escollim l’opció de Personalitzar columnes...
3. Un cop ens hagi aparegut aquesta nova finestra, arrossegarem de Columnes disponibles l’opció de Codi de validació a Columnes visibles.
4. El més important del procés és assegurar-nos de clicar Aplicar canvis abans de Tancar. Serà llavors quan podrem veure el CSV dels nostre documents en una de les columnes.
T'agradaria poder saber quins documents s'han rebutjat i per quina raó? A continuació t'expliquem com podries fer aquesta cerca.
Tenim dues possibilitats:
1. La primera és si disposes de Rol Administrador i pots fer la cerca de documents llavors podràs efectuar una cerca de documents rebutjats. En aquest cas, després d'haver-te dirigit a Arxiu, Documents, Cerca de Documents i haver fet la cerca pertinent haurem de guardar la cerca.
En documents trobats, clic a l'opció de Salvar i guardar-la per un nom que ens serveixi per recordar-la les properes vegades. Per exemple: DOCUMENTS REBUTJATS. Aquesta cerca sempre la trobarem a HISTORIAL, Les meves recerques de documents.
2. La segona opció és amb qualsevol altre rol que no sigui l'administrador. Pots fer la cerca a través d'una personalització de graella. El camp que ens interessa és el d'APROVAT que es mostra amb un Aprovat/Rebutjat. A més, a les dades addicionals es pot visualitzar qui ha rebutjat i per quin motiu. Recordeu que quan es rebutja un document sempre cal indicar un motiu, i que aquest es guarda en el camp de notes del document.
Us deixem aquí un altre artícle en el que s'explica com es fa la personalització de graella, i guardar-la per a futures cerques, i que creiem que us pot ajudar en la cerca de documentació: Com es personalitza la graella per consultar les notificacions. [42] I també com es personalitza la graella per trobar el CSV [41].
Esperem que us sigui d'ajuda
Hola SeTDIBERS,
Avui ens agradaria ensenyar-vos com enviar i obrir contingut emmagatzemat en un fitxer comprimit a través d'una notificació electrònica.
En el primer dels passos, cal tenir un arxiu del tipus ZIP o RAR que son els dos tipus d'arxius comprimits més coneguts i més utilitzats. Nosaltres en aquest cas tenim un arxiu .ZIP en el qual hi tenim altres arxius.
El document comprimit s'ha d'inserir en un expedient del nostre gestor. En aquest cas, ser li pot donar una tipologia ADJUNT/NOTIFICACIÓ.
A través d'Operacions>Crear anotació. Us deixem en aquest enllaç [43] una Q+F sobre com gestionar les notificacions al vostre ens local.
Veurem, que al accedir a la notificació, ens sortirà un missatge que ens diu que No podem obrir aquest fitxer. No passa res! Hem de dirigir-nos a l'opció Descarrega la notificació.
Aquesta acció ens descarregarà un arxiu en format .pdf
Així és com haurieu de procedir amb l'enviament i la descompressió del contingut emmagatzemat en un fitxer comprimit a través d'una notificació electrònica.
Esperem que sigui de la vostra ajuda!
Segur que més d'una vegada alguna notificació és o ha estat fallida. Un error molt comú és:
Quan el títol dels documents excedeix els 100 caràcters, dona error i no s’envia la sortida per eNotum.
Per evitar-ho heu d’escriure títols en majúscules, sense caràcter especials i que no excedeixin els 100 caràcters!
Esperem que hagi sigut d'ajuda,
Equip SeTDIBA
Quan s'estableix el circuit de signatura d'un document, s'han de preveure totes les validacions o signatures que aquest document tindrà. La llista d’aprovadors només es pot modificar si no s'ha fet cap signatura ni validació ("mosca").
Per tant,
Si el document té un circuit de signatura SENSE realitzar cap aprovació/rebuig SI es pot modificar la llista d'aprovadors.
Si el document té un circuit de signatura AMB 1 o més aprovacions/rebuig NO es pot modificar la llista d'aprovadors
Un document que ha estat signat i no es pot modificar la llista d’aprovadors, cal seguir els següents passos per canviar el circuit de signatura:
Si el document signat s'ha generat per plantilla (original a Firmadoc) o s'ha inserit el fitxer ofimàtic a Firmadoc:
1. Anul·lar el document
2. Sobre el document, botó dret, l’opció “obtenir copia original”
3. Copiar el contingut
4. Generar un document nou i copiar el contingut
5. Modificar la llista d’aprovadors
1. Anul·lar el document
2. Inserir de nou el document des de les unitats de xarxa
3. Modificar llista aprovadors
A SeTDIBA s'utilitza el format de signatura PAdES incrusta al document PDF les signatures per poder consultar la validesa. Qu
an una persona ha de signar un document aquest ha de ser en format PDF.
Com incorporar un document en format PDF per signar-lo?
Tant des de la pantalla inserir document com la de generar document apreix a casella Convertir a PDF que ha d'estar marcada. En el cas que la desmarqueu podreu incorporar el document en qualsevol altre format diferent a PDF, però no el podreu signar.
Les baixes de personal per motius imprevistos en les organitzacions poden provocar que hagin quedat documents pendents de signar.
En funció de si el document ja havia estat signat o aprovat per algun altre usuari; i en funció de si en el document constava el nom i cognoms del càrrec, caldrà abordar una o altra estratègia.
En aquest sentit, es recomana que en els documents consti, en el peu de signatura, una llegenda que faci referència al càrrec que signa; i no al nom i cognom de la persona que signa. Per exemple, es recomana indicar “Signat electrònicament pel Secretari/ària” i no fer constar el nom i cognoms. Aquesta bona pràctica facilita els processos de transició i canvi.
Si en el document consta el nom i cognoms del càrrec que ha de signar, caldrà que modifiqueu el document amb l’opció EDITAR.
Si el document ja ha estat signat o aprovat prèviament per un altre usuari, el document no es podrà modificar. En aquest cas, caldrà anul·lar el document seleccionant el document i prement el botó ANUL·LAR.
El documents que han estat anul·lats queden en aquest estat a la columna APROVAT de la graella de documents.
Si en el document no hi ha cap referència escrita al nom i cognoms del càrrec que ha de signar la gestió és més senzilla.
Caldrà que doneu d’alta el nou usuari al sistema (SVUS i Firmadoc) i que demaneu al servei de suport que el vinculin al càrrec. A partir d’aquell moment veurà els documents pendents de signatura en la seva safata de documents pendents d’aprovar.
Recomanem que, si es pot preveure, verifiqueu que un usuari que deixa de treballar a l'ajuntament no té pendent cap document en la seva safata de signatura seguint les següents instruccions: Com identificar els documents pendents de signatura [44]
De vegades ens arriba una anotació de registre que formula una sol·licitud que inicia dos expedients diferenciats. Ens aquests casos, es pot associar una única anotació de registre amb dos expedients.
Podeu consultar com fer aquest procés en el manual adjunt.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| MAN_ALLIBERAR ANOTACIONS REGISTRALS_26022019.pdf [45] | 687.98 KB |
A vegades no tenim clar si eliminar documents o simplement anul·lar-los. La diferència es clara, un document eliminat no el podem recuperar, mentre que un document anul·lat el podríem visualitzar i fins i tot "desanul·lar".
Qui pot anul·lar o eliminar documents?
Les persones usuàries que tinguin perfil "administrador" podran tant eliminar com anul·lar documents, però les persones amb rol "tramitador" només podran anul·lar documents.
Com i quins documents podem anul·lar?
Per tal d'eliminar documents haurem d'assegurar-nos que no siguin documents prèviament signats o numerats, podeu trobar una Q+F sobre aquest tipus de documents: https://setdiba.diba.cat/wiki/ens-hem-equivocat-aprovar-decret-podem-reaprofitar-numero-de-decret [46]
Per a la resta de documents:
1. Des del gestor d'expedients, sel·leccionem el document que volem anul·lar
2. Cliquem el botó anul·lar
I com visualitzem els documents eliminats o anul·lats a l'expedient?
Els documents eliminats no es visualitzaran, però els documents anul·lats si que es visualitzen a l'expedient.
I com es visualitzaran aquests documents quan generem l'índex de l'expedient?
Tant els documents eliminats com els anul·lats no es visualitzen a l'índex.
Com distinguir els documents anul·lats dels no anul·lats?.
Configurant les columnes de manera quevisualitzem la columna "Aprovat": en aquesta columna podem distinguir si el document està Anul·lat:
Actualment el gestor d'expedients genera un llibre oficial per a cadascun dels tipus de document següents:
Els documents, un cop aprovats, automàticament es vincularan l’expedient anual corresponent a aquest tipus de documents:
Cas que l’expedient no existeixi, es crearà automàticament. Si heu creat l'expedient abans de signar el primer document de l'any a la sèrie corresponent, els documents es vincularan automàticament a aquest expedient, no es duplicarà l'expedient.
Els passos a seguir seran els següents:
Es poden generar llibre dels expedients:
NOTA: Si no s’indica cap filtre, el llibre el genera amb tots els documents vinculats a l’expedient |
NOTA: El document LLIBRE queda guardat dins de l’expedient |
Generalment els ajuntaments donen d'alta els membres de l'equip de govern al gestor d'expedients per tal que puguin consultar els expedients de la seva àrea competencial, i signar o validar documents.
En el cas dels membres electes de l'oposició, en l'exercici de les seves funcions de fiscalització, han de poder accedir a la documentació relativa als assumptes que es tractaran en la sessió del ple.
Per poder donar resposta a aquest dret, hi ha diferents opcions tècniques. Durant el 2020 es preveu que es pugui enviar l'enllaç directe a la consulta d'un expedient concret per facilitar la consulta dels expedients de personal extern.
Mentre aquesta millora funcional no es materialitza les opcions tècniques disponibles són:
Opció | En què consisteix | Avantatges | Inconvenients |
Accés a l'expedient directament des del gestor d'expedient, utilitzant el perfil extern | 1. Els membres de l'oposició es donen d'alta al gestor d'expedients amb el perfil extern. 2. En cada convocatòria del Ple, a banda d'enviar la notificació amb l'ordre del dia, s'envia un tràmit a cadascun dels regidors. 3. Un cop finalitzat el Ple, d'ofici, es tanquen els tràmits que donen accés a l'expedient del Ple | + Només els usuaris amb usuari i contrassenya tenen accés a la documentació + Queda auditoria dins del sistema de l'accés dels membres de l'oposició + S'incorporen tots els càrrecs electes en la gestió municipal amb les eines municipals | - Cal enviar un tràmit a cada regidor - Des de l'expedient del Ple es pot accedir a l'expedient amb el que es basa el tema que es tractarà en el Ple. - L'usuari extern no té permisos per localitzar els expedients. Només els poden obrir amb el visor d'expedients. - Si s'han definit carpetes per agrupar la informació, aquestes no es visualitzen des del visor d'expedients. |
Incorporació del CSV a l'ordre del dia | 1. Cal exportar des del gestor d'expedients tots els documents de l'expedient de la sessió a EXCEL (amb l'opció del gestor d'expedients) 2. Cal copiar tots els CSV i títols dels documents que es debatran en el Ple i incorporar-los en l'ordre del dia del Ple. | + Els documents queden vinculats als punts de la sessió i els regidors poden entrar selectivament als documents que els interessen | - El regidor haurà de validar a la seu electrònica document a document, i aquesta és la més lenta de les opcions proposades - Qualsevol usuari amb accés a l'ordre del dia podrà accedir als documents concrets |
Incorporació de l'enllaç temporal a la documentació del Ple | 1. Cal descarregar el fitxer de l'expedient de la sessió del Ple des del botó Desar. Podeu descarregar els expedients que siguin necessaris 2. Generar l'enllaç en un servei de transferència de fitxers en el núvol (exemple, WeTransfer) 3. En l'ordre del dia, s'ha d'incloure l'enllaç temporal i la contrasenya per poder accedir. | + No es ssobrecarreguen els servidors de correu amb fitxers + El límit de pes que pot tenir l'expedient en format ZIP és ampli (100MB) + En cas necessari (documents molt voluminosos) es poden enviar més d'un enllaç vinculat a una convocatòria + La carpeta només es pot descarregar en uns dies determinats. Després d'aquesta data, l'enllaç no permet tornar a accedir a la documentació (tot i que sí que podran fer ús si se l'han descarregat) | - Qualsevol usuari amb l'enllaç podrà accedir als documents concrets |
Enviament de l'índex de l'expedient de la sessió del Ple amb la convocatòria de l'ordre del dia | 1. Generar l'índex de l'expedient de la sessió del Ple i descarregar-lo 2. Adjuntar-lo en el moment de fer la notificació de la convocatòria | + Tots els documents de l'índex contenen el seu CSV i un enllaç a la pàgina de validació | - L'enllaç des del CSV envia directament a la pàgina de validació, però igualment cal introduïr les dades document a document |
L'opció tècnica triada per a donar accés als expedients de la sessió del Ple pot variar d'un ajuntament a un altre.
Recordeu que l'opció PCD - Càrrega/Descàrrega de fitxers està disponible des de l'accés restringit a les aplicacions. Si necessiteu donar-vos d'alta en aquesta aplicació, poseu-vos en contacte amb nosaltres setdiba@diba.cat [47].
A la safata de registre, podeu filtrar les anotacions ACCEPTADES i buscar anotacions per interessat desplegant el filtre Recerca interessats.
Podeu buscar els interessats pels camps existents en el registre: document, nom i cognoms i tipus d'interessat.
Un cop localitzada l'anotació, podeu localitzar l'expedient a través de l'opció del menú contextual.
Per tal, de complir amb tots els requisits dels anuncis del BOPB els documents a enviar:
1. S’hauran de presentar directament en format .pdf, generat des d’un editor de text per tal que sigui indexable; paginat si ocupa més d’una plana.
2. Hauran d’incorporar el logotip de l’ens anunciant (en color o en blanc i negre).
3. El nom de l’anunciant complet haurà de figurar al començament del text, sempre i quan aquest no estigui incorporat al logotip.
4. És necessari que hi figuri el càrrec i el nom i cognoms de qui signa l’anunci, així com la població i la data de signatura de l’anunci.
5. La informació relativa al punt anterior ha d’aparèixer al final del text i no pot quedar en una sola pàgina.
6. No s’han de deixar espais ni pàgines en blanc dintre dels textos, han d’estar justificats i amb tamany A4.
7. S’ha d’eliminar del contingut de l’anunci qualsevol informació que no s’hagi de publicar.
Per tal de complir amb tots aquests requisits, doncs, serà necessari sempre us descarregueu el document amb vista original (sense metadades).
El gestor d'expedients envia els següents avisos per correu electrònic automàticament:
Quan el gestor d'expedients no et permet generar un document, fes el següent:
1. Accedeix a https://www.java.com/es/download/ [14] i actualitza Java a la última versió disponible.
Si perdura el problema, realitza el següent:
2. Comprova que no tinguis més versions de Java instal·lades antigues. Si es el cas, desinstal·la les versions antigues.
Si després de totes aquestes accions, encara et surt l'error al generar documents, truca al servei de suport de Setdiba.
Per treballar amb el certificat T-CAT-P que teniu instal·lat a un ordinador en un de diferent heu de:
Disposeu de la guia gràfica detallada en el fitxer adjunt a aquesta notícia.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| MAN_EXPORTAR CERTIFICAT TCAT-P_15032020 [48] | 527.45 KB |
Quan s'aplica la configuració del navegador necessària per accedir a les aplicacions SeTDIBA, sovint hi ha problemes per poder signar els enviaments al BOP degut a que aquestes aplicacions requereixen de configuracions diferents de l'opció Vista de compatibilitat.
Per tal d'evitar haver de canviar aquest aspecte de la configuració una sol·lució és configurar el navegador IExplorer d'acord amb els requisits SeTDIBA i Firefox o Chrome amb la configuració del navegador necessària per a signar i enviar les trameses al BOP.
La nostra recomanació per tal de gestionar els expedients corresponents a un procés de selecció seria:
1. Crear un expedient únic per tal de gestionar la documentació i tramitació general relacionada amb l'expedient i que sigui comú per a tots els interessats (convocatòria, resolució, documents aprovació...). Aquest expedient s'haurà de classificar a: 03.Personal; 02.Selecció de personal; 1458.Processos selectius de personal.
2. Crear un expedient per a cadascun dels interessats en l'expedient. Tot i que al principi pot generar la feina d'obrir-ne diferents expedients, al tractar-se de gestió de documents amb dades personals, els tindrem classificats per futures consultes mitjançant la carpeta ciutadana. Igual que l'expedient general de la convocatòria, es classificarà a: 03.Personal; 02.Selecció de personal; 1458.Processos selectius de personal.
3. Serà important que relacionem els expedients dels diferents interessats amb l'expedient general de la convocatòria. Si voleu un recordatori de com es relacionen expedients podeu consultar-ho a la pàgina 44 del manual: https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_fir_guia_usuar... [49]
Per últim, us recomanem que quan anomeneu els expedients incorporeu la referència del procés selectiu, per exemple, i fer-ho amb la mateixa estructura. Això us facilitarà una cerca posterior.
Els exàmens realitzats pels candidats els podeu gestionar de dues maneres diferents:
1. Podeu digitalitzar els exàmens, inserir cadascun d'ells en l'expedient del candidat corresponent i destruir els originals.
2. Podeu desar-los en una capsa fins que es puguin eliminar. En aquest cas haureu de modificar el camp Suport dels expedients dels candidats seleccionant Híbrid i indicant al camp Localització el literal Pendent assignar ubicació arxiu mentre l'arxiver/a no en determini la localització definitiva.
D'altra banda si teniu una gran quantitat de documents dels interessats i els voleu guardar en forma de document principal i annex, també podeu fer-ho, trobareu un recordatori a la pàgina 108 del manual de gestor d'expedients [50], disponible a la Comunitat Virtual.
La delegació de signatura és el mecanisme que autoritza a una altra persona a signar els documents en nom d’un altre. Només es delega l’acte de signar sense alterar la titularitat de la competència. No cal publicar la delegació per a que sigui vàlida (art. 12.2 Llei 40/2015 de règim jurídic del sector públic).
Les resolucions signades per delegació han d’indicar:
(art. 11.5 Llei 26/2010, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques a Catalunya).
Com habilitar la delegació de signatura sense especificar un període de temps?
Com habilitar la delegació de signatura especificant un període de temps?
En aquest apartat trobareu resposta a les preguntes més freqüents relacionades amb l'ús de la metodologia e-SET, així com criteris de funcionament que s'han establert a partir de consultes d'altres ajuntaments
Tot seguit s'especifiquen els criteris generals per valorar la documentació que s'ha d'incorporar al gestor d'expedients:
1. Per defecte, tots els actes administratius i documents que deixen constància de l’activitat de l’ajuntament (sigui procediment administratiu estrictament o no), es guarden en el gestor d'expedients
2. Tot el que requereixi validació o signatura s'incorpora al gestor d’expedients
3. Tot el que entri per registre o que surti, també es guarda al gestor d’expedients.
4. Les imatges que formen part d'un procediment administratiu i el fonamenten es guarden a l'expedient administratiu.
5. Les imatges de l’àmbit de comunicació i protocol, per cada acte, es guardaran màxim 10 fotos a l’expedient de l’acte.
6. Els justificants que es generin en la tramitació interna que no estiguin suportats en altres sistemes d’informació (ex. la petició de dies de vacances, si no està gestionat amb una eina pròpia de recursos humans o una intranet). En tot cas, l’expedient es conformarà per expedient administratiu (en el cas de recursos humans, un expedient per cada tramitació, no expedient acumulatiu per cada treballador). Si existeixen sistemes d'informació que recullen les dades (exemple, dies de vacances i permís) no és necessari guardar els justificants en en gestor d'expedients, a excepció de si fonamenten una resolució en el marc d'un expedient administratiu.
Sabem que moltes entitats estan incomplint la norma bàsica de control intern perquè no han implementat la funció conforme disposa el Real Decret 424/2017, de 28 d'abril, pel que es regula el règim jurídic del control intern en les entitats del Sector Públic Local (RCIL). Amb bon criteri, l'exposició de motius del RCIL reconeix la heterogeneïtat de les Entitats Locals i, en conseqüència s'obre la possibilitat d'aplicar dos règims diferents en el tractament del control intern a aplicar en aquestes entitats, el general i el simplificat. D'acord amb el que disposa el RCIL podran acollir-se aquelles Entitats Locals incloses a l'àmbit del model simplificat de comptabilitat local (art. 39 RCIL).
Les entitats subjectes al règim de control simplificat redueixen substancialment la càrrega a realitzar per l'exercici de la funció de control intern. No obstant això, l'exercici de la funció interventora serà idèntic al que poden realitzar les entitats subjectes al règim de control general, mentre que l'exercici de control financer pot ser molt més light, és a dir es podrà establir la funció interrventrora en règim de requisits bàsics.
Dit això, no entrarem a explicar com es realitza aquest control intern però si és important que tingueu en compte que no opera de forma automàtica, donat que la seva aplicació és potestativa, de manera que per a poder acollir-se al règim de control simplificat caldrà que el Ple de la entitat ho acordi expressament. De no adoptar-se pel Ple, el règim de control serà el general.
Per això, us recomenem que si la vostre entitat compleix els requisits per poder acollir-se al règim simplificat del control intern, reviseu si el Ple de la vostre entitat ha acordat acollir-s'hi expressament, per tal que pugueu aprofitar aquest règim més avantatjós.
Aquesta entrada s'aplica en els casos en què l'ens ha aprovat un decret (decret A) i es detecta que el document té errors i es necessita substituir el decret aprovat pel decret correcte (decret B).
El decret aprovat (decret A) es considera que “jurídicament” existeix. La forma correcta de procedir pot varia en funció de si hi ha tercers interessats als que val notificar o no. En tot cas, el decret erroni s'ha d'anul·lar.
En funció de si hi ha interessats o no, recomanem:
- si el decret (A) té tercers interessats però encara no han estat notificats:
--> aprovar un nou decret (decret B) que deixa sense efectes i anul·la la resolució anterior (decret A).
--> aprovar un nou decret (decret C) amb la redacció correcta que no ha de fer referència ni al decret A ni al B.
En aquest cas, el decret A i B no es notificarien als tercers a qui només se'ls notificaria el decret C, que és la resolució correcta.
- si el decret no té tercers interessats o tenint-ne, han estat notificats:
--> aprovar un nou decret (decret B) que deixa sense efectes la resolució anterior (decret A) i s’aprova la redacció correcta (decret B).
Aquesta opció és la més ràpida i corrent en aquests supòsits. En cas que hi hagi tercers a qui es va notificar el decret defectuós (A), caldrà notificar-los també el decret que esmena l’error. En cas que hi hagi tercers afectats a qui no s’ha notificat la resolució que conté l’error, se’ls evita confusions si la resolució errònia queda a nivell intern de la corporació que l’ha d’anul·lar per qüestions menors com errors de fet o de redacció que no afecten tercers.
Cadascun dels decrets estarà numerat segons correspongui.
Si quan aneu a classificar un expedient i no trobeu la sèrie documental en el quadre de classificació us heu d'adreçar al vostre arxiver de referència.
Si no disposeu de servei de suport de la Diputació en matèria d'arxiu (arxiver itinerant o central de serveis tècnics) podeu adreçar la vostra consulta a l'Oficina de Patrimoni Cultural (arxiu.setdiba@diba.ca [51]t) o bé al Gabinet d'Innovació Digital (setdiba@diba.cat [51]).
Mentre es valora la incorporació de la nova sèrie, els expedients s'han de classificar a la sèrie 1289 Expedients de secretaria.
Si la sèrie que necessiteu està en el quadre de classificació però no el visualitzeu a Firmadoc, cal que reviseu la configuració del navegador d'acord amb el Manual de configuració del navegador per a Firmadoc (posar enllaç).
Si el navegador està ben configurat i no us apareix la sèrie, cal que us adreceu al Servei de suport [52] indicant quina sèrie no us apareix.
Us recomanem fer el seguiment dels indicadors bàsics que us permetran detectar praxis incorrectes en l'aplicació de la metodologia.
Aquests 5 indicadors s'han d'analitzar amb una periodicitat quinzenal i us recomanem que compartiu amb tot l'equip les mesures a prendre, si cal, per reorientar o millorar la situació.
Els aspectes bàsics que us proposem analitzar són:
1. Nombre de registres de la safata d'anotacions pendents al gestor d'expedients
2. Expedients sense termini de finalització prevista
3. Expedients sense tràmits actius
4. Expedients en estat Inici i ordenació
5. Expedients sense responsable
En la guia adjunta trobareu més informació de quines dades cal revisar i com treure els indicadors del gestor d'expedients
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| MAn_FIR_EXTREURE INDICADORS.pdf [53] | 676.65 KB |
Si ens atenem a les previsions legals, tret que l’ajuntament ho reguli en el ROM o ordenança específica, no podem considerar als regidors inclosos entre les persones obligades a relacionar-se electrònicament amb l'ajuntament i tampoc podem interpretar que existeix l’obligació legal de remetre als electes locals les convocatòries a les sessions de ple i la documentació pròpia dels expedients a través de mitjans electrònics.
De fet, alguns ajuntaments ja han optat per preveure en el seu règim de funcionament intern, les comunicacions electròniques amb els membres electes i, concretament la remissió de les convocatòries de les sessions dels òrgans col·legiats per mitjans electrònics, recollint, en algún cas, la remissió de la documentació per correu electrònic corporatiu.
A tall d'exemple, us mostrem una possible redacció per preveure en el vostre règim de funcionament intern (ROM), les comunicacions electròniques amb els membres electes i, concretament la remissió de les convocatòries de les sessions dels òrgans col·legiats per mitjans electrònics:
"La convocatòria de les sessions, l'ordre del dia i la relació de propostes de les sessions es realitzarà als membres de la corporació, mitjançant notificació electrònia (e-NOTUM o aplicatiu reconegut que el substitueixi), de manera que els rebin amb una antelació mínima de cinc dies a la celebració de la sessió corresponent.
Dita comunicació electrònica, complementa i no exclou que l'exposada convocatòria, l'ordre del dia i la relació de propostes de les sessions, també seran dipositades a les bústies municipals personals de cadascun dels membres de la corporació."
En el document adjunt, s'inclou tant l'anàlisi jurídic com alguns exemples de redactat en aquesta matèria que poden ser d'utilitat pels ens locals.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| INF_OBLIGATORIETAT ELECTES REBRE NOTIFICACIONS ELECTRONIQUES_18062019.pdf [54] | 169.79 KB |
Els tràmits generalment serveixen per marcar-nos feina pendent, o per fer encàrrecs de feina a altres companys.
Ara, bé no tots els tràmits e-SET són iguals. N'hi ha que són d'espera. Els tràmits d'espera no són encàrrecs de feina però ajuden a indicar que l'expedient ha d'exhaurir algún termini abans de poder continuar. L'ús dels tràmits d'espera ens permeten comprovar visualment i de forma fàcil que no tenim feina pendent en aquell expedient.
Hi ha d'altres tràmits que formen part de l'esquema conceptual del procediment administratiu, però que no utilitzareu perquè, o bé no els realitzen l'ajuntament (com és el cas del 02. Sol·licitud) o bé en el marc dels serveis SeTDIBA es fan servir opcions de la botonera del gestor d'expedients (com és el cas del tancament de l'expedient, que es fa amb l'opció del menú contextual Tancar)
En resum, els tràmits ens permeten, no només administrar la feina tant personal com col·lectivament, sinó també (i molt important) documentar què ha passat durant la vida de l'expedient.
00. Les actuacions prèvies:
Sovint, quan un expedient no s'inicia a instància de part, hi ha actuacions o comprovacions prèvies a l'inici del procediment administratiu. En aquests casos, us recomanem que inicieu l'expedient i indiqueu un tràmit 00. Actuacions prèvies.
01. L'acord d'incoació/declaració de la tramitació simplificada:
Els expedients s'inicien perquè hi ha un acord en el que es documenta que s'inicia el procediment administratiu. Alguns ajuntaments ens feu arribar que aquest acord no sempre consta en els vostres expedients, i fins i tot, que l'inici de la tramitació es fa a partir d'una petició més informal d'un regidor. Tot i que la nostra recomanació és que existeixi l'acord d'incoació, us recomanem especialment que si no existeix un document que en deixi constància/justifiqui l'inici de l'expedient, creeu un tràmit en el que contextualitzeu com i a petició de qui neix l'expedient administratiu.
02. Sol·licitud/Al·legacions/Desistiment/Renúncia/Sol·licitud de tramitació simplificada
Aquest tràmit forma part de l'esquema conceptual de la tramitació, però no és un tràmit que habitualment utilitzareu en els vostres expedients, perquè és el tràmit que realitza el ciutadà.
03. Requeriment de subsanació / ampliació
Assigneu-vos aquest tràmit com a recordatori (o assigneu-lo a algun company) de que s'ha de fer un requeriment de subsanació o ampliació de la documentació aportada en un expedient.
04. Pendent de rebre document/compliment d'una acció (tràmit d'espera)
Utilitzeu aquest tràmit per indicar que l'expedient requereix d'esperar a que es completi algún procés, tasca o termini. Indicar aquest tràmit us permetrà veure que l'expedient no està pendent de la vostra atenció, i també us permetrà activar un avís visual quan el temps que heu marcat d'espera hagi expirat.
05. Elaborar documentació tècnica/Realitzar actuacions (tràmit d'espera)
Utilitzeu aquest tràmit per a indicar que hi esteu treballant o que encarregueu alguna feina vinculada amb l'expedient administratiu que requereix d'un temps de producció. Indicar aquest tràmit us permetrà veure que l'expedient està pendent de la vostra atenció (si us l'assigneu a vosaltres mateixos), i també us permetrà activar un avís visual quan el temps que heu marcat d'espera hagi expirat.
06. Elaborar informe
Utilitzeu aquest tràmit per a indicar que hi heu de fer un informe tècnic o bé que encarregueu un informe a un tècnic. Recordeu que el temps per remetre l'informe és de 10 dies.
07. Exposició pública/audiència als interessats
Utilitzeu aquest tràmit per a indicar que s'ha de fer l'exposició pública. Quan estigueu a l'espera de que s'exhaureixi el termini d'exposició pública, utilitzeu el tràmit 4. Pendent rebre document /compliment acció.
08. Actuacions complementàries
Aquest tràmit s'utilitza en els casos previstos en l'art. 87 en què l'administració considera necessari d'ampliar el termini per a realitzar actuacions complementàries.
09. Proposta d'acord
Utilitzeu aquest tràmit quan s'estigui elaborant una proposta d'acord o quan encarregueu a algú que realitzi la proposta. En els cas dels ajuntaments que feu directament l'acord podeu utilitzar directament el tràmit 11. Adopció de l'acord.
10. Fiscalització econòmica/control intern
Utilitzeu aquest tràmit quan un expedient requereixi de ser fiscalitzat d'acord al RD 424/2017 de 28 d'abril.
11. Adopció de l'acord
Aquest tràmit forma part de l'esquema conceptual de la tramitació, però no és un tràmit que habitualment utilitzareu en els vostres expedients, perquè els documents s'envien a signar a través del portasignatures. Us recomanem que marqueu els documents que s'envien a signatura amb una marca de seguiment de forma que els pugueu seguir de forma ràpida i senzilla.
12. Emissió de certificat o diligència
Utilitzeu aquest tràmit quan estigui pendent la creació dels certificats dels acords del ple o la JGL.
13. Notificació
Utilitzeu aquest tràmit quan tingueu pendent realitzar les notificacions ja siguin electròniques o en paper (o ho encarregueu a algun altre company). Quan estigueu pendents de rebre els rebuts de la notificació utilitzeu el tràmit 4. Pendent rebre document/Compliment acció (d'aquesta forma tindreu avís visual quan s'hagi exhaurit el període per accedir a la notificació).
14. Accions d'execució d'acords
Utilitzeu aquest tràmit només en aquells casos en què la resolució estableixi que l'administració ha d'executar l'acord adoptat.
15. Gestió econòmica
Utilitzeu aquest tràmit per derivar l'expedient al referent de gestió econòmica del vostre ajuntament. Els documents de la gestió comptable s'han de vincular a l'expedient.
16. Tancament de l'expedient
Aquest tràmit forma part de l'esquema conceptual de la tramitació, però no és un tràmit que habitualment utilitzareu en els vostres expedients a SeTDIBA, perquè el tancament de l'expedient es realitza directament des del menú contextual, amb l'opció "Tancar" .
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| instr_fluxe_procediment_administratiu_23092019.pdf [55] | 84.22 KB |
La Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la Informació Pública (GAIP) ha publicat la Resolució 1079/2021, de 3 de desembre [56], en què s’exposa el dret dels càrrecs electes que no formen part de la Junta de Govern Local a tenir accés a la documentació íntegra de tots els assumptes inclosos en l'ordre del dia de la sessió de la Junta de Govern Local en condicions d’igualtat amb els regidors i regidores que són membres d’aquest òrgan col·legiat.
Per tant, existeix l'obligació de facilitar a tots els membres de la corporació la documentació íntegra de tots els assumptes inclosos en l'ordre del dia de les sessions dels òrgans col·legiats, des del mateix moment de la convocatòria (apartat 4 de l’article 164.2 del Decret legislatiu 2/2003 [57], de 28 d’abril, pel qual s’aprova el text refós de la Llei Municipal i de règim Local de Catalunya). Remarca el fet que el moment en el qual s’ha de proporcionar és el que garanteixi que tenen aquesta informació a la seva disposició “des del mateix moment de la convocatòria”.
És imprescindible per a què els que són membres de l’oposició tinguin una oportunitat real de controlar les actuacions d’aquests òrgans, amb independència de què en siguin o no en siguin membres.
La GAIP també posa de manifest que l’accés dels membres de l’ens local que no són membres d’un òrgan col·legiat a la documentació relativa a les convocatòries de l’òrgan en qüestió no requereix cap mena de ponderació o valoració prèvia del seu dret i dels límits concurrents.
Per últim, destaca que imposar als membres de l’ens local que no ho són de la Junta de Govern Local una forma més limitativa i restrictiva d’accés que la garantida als que en són membres és una discriminació injustificada en l’exercici dels seus drets.
Esteu fent notificacions o trameses des de fora del gestor d'expedients i no s'associen a l'expedient? Si voleu recuperar-les per associar-les al seu expedient administratiu, sense necessitat d'anar a EACAT, baixar-les i associar-les, us recomanem que feu el següent:
1. Si no sou administradors i no teniu accés a la cerca de documents haureu de trucar a suport per tal que us facilitin provisionalment aquesta funcionalitat. Trobareu el telèfon i el correu electrònic al banner de la dreta ----->
2. Un cop pogueu fer la cerca heu de cercar a la pestanya de "Dades generals" el Tipus de document: Tramesa genèrica (EACAT).
3. La cerca ens tornarà totes les evidències de notificacions i trameses que estan dins del gestor però que no heu associat a cap expedient. Haurem d'incorporar cadascun d'aquests justificants al seu expedient correponent.
Dins d'aquesta cerca s'inclouen justificants de trameses genèriques que no s'han guardat correctament a l'expedient i també evidències de notificacions fetes des d'eNOTUM i fora del gestor d'expedients. Aquestes últimes les distinguireu perquè al nom inclouen l'extensió "pdf".
4. Si encara no heu fet cap cerca i no sabeu com guardar-la podeu consultar el manual adjunt.
Recordeu que a l'apartat Documents [58]de la comunitat trobareu també manuals d'ús del gestor d'expedients.
Vols simplificar aquesta feina? Us recordem si feu les notificacions electròniques i les trameses genèriques des de dins del gestor d'expedients us estalviareu haver de fer totes aquestes cerques, ja que tant els justificants de lliurament a les Administracions com les evidències de les notificacions fetes als interessats, aniran directament a associar-se a l'expedient corresponent.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| MANUAL PER CREAR CERQUES PERSONALITZADES [59] | 702.78 KB |
Les disposicions de caràcter general (normativa) com ho són el plantejament urbanístic i les ordenances i reglaments municipals, tenen diferents fases d’aprovació.
En el món paper, quan un document requeria ser aprovat pel Ple vàries vegades (aprovació inicial, provisional i definitiva), es diligenciava en el mateix document les diferents aprovacions amb caràcter acumulatiu.
En el món electrònic, un document que ja ha estat aprovat té caràcter definitiu i no pot modificar-se amb d'altres signatures o canvis posteriors.
En aquesta entrada, tractarem com abordar la gestió de documents que requereixen ser aprovats de forma inicial, provisional i definitiva del Ple (com és el cas d'ordenances i reglaments, el POUM o els instruments de planejament derivat). A efectes de SeTDIBA, aquests documents han d'estar signats pel tècnic o tècnics autors del document (si és necessari, visat pel col·legi professional).
Les aprovacions inicial, provisional i definitiva per part del Ple han d'estar documentades per un certificat d'acord del Ple respectiu, on consti:
D'aquesta forma, si cal comunicar l'aprovació d'un document a persones o administracions externes, aquests podran accedir al document que s'ha aprovat descarregant des de la seu electrònica tant el certificat del Ple com el document que s'ha aprovat.
Aquests certificats de Ple han d'estar vinculats al document que aproven, de forma que quan es consulta el document aprovat es poden visualitzar els certificats de Ple que els aproven de forma inicial, provisional o definitiva.
Si el document aprovat inicialment té modificacions en l'aprovació provisional o definitiva, caldrà carregar i signar el document amb les modificacions i vincular l'aprovació del ple provisional o definitiva a aquest nou document.
D'aquesta forma, cada certificat d'aprovació del Ple quedarà vinculat al document al que realment es refereix.
Per tant, dins de l'expedient, caldrà que guardeu:
Recordeu que per vincular dos documents caldrà que desplegueu la finestra Annexar/Relacionar que trobareu a la dreta de la pantalla de visualització de documents, i arrossegueu els documents amb el ratolí indicant si els voleu relacionar o annexar. Utilitzeu l'opció d'Annexar quan els documents tinguin una relació jeràrquica o de dependència. Utilitzeu l'opció Relacionar per la resta de casos.
Podeu accedir al codi de validació des de la visualització de les dades addicionals del document (com en l'exemple següent), o incorporant la columna de Codi de validació a la graella de documents.
El gestor d'expedients admet fins a 35 formats diferents de documents. Si teniu dubtes de si algun document dels que utilitzeu es compatible amb el gestor d'expedients podeu comprovar en aquest llistat els que ho son:
Si el document amb el que voleu treballar al gestor no està en aquest llistat haureu de convertir-ho en un dels formats que son compatibles i després fer-ne l'associació amb l'expedient que correspongui.
Si voleu més informació sobre els formats dels documents, com per exemple com convertir documents pdf en documents reutilitzables us recomanem que visiteu la Comunitat Virtual de Transparència i Govern Obert del Gabinet d'Innovació Digital [aqui] [60]
Les corporacions locals han de publicar actes administratius que contenen dades personals, com per exemple els beneficiaris de subvencions o ajudes públiques, resolució d’admesos i exclosos, etc. La finalitat d’aquesta publicitat és donar transparència a l’actuació administrativa amb l’objectiu que qualsevol persona tingui coneixement de l’actuació i també de les persones afectades o beneficiàries per l’acte administratiu.
La Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals, en la disposició addicional setena regula com s’ha de fer aquesta publicació:
Quan sigui necessària la publicació d' un acte administratiu que contingués dades personals de l' afectat, s' hi identificarà mitjançant el seu nom i cognoms, afegint quatre xifres numèriques aleatòries del document nacional d' identitat, d' identitat d' estranger, passaport o document equivalent.
En aquest cas s’aplicarien les recomanacions provisionals de les autoritats de control ja mencionades en l’apartat anterior, és a dir, publicar, a més del nom i cognoms, els següents quatre dígits del DNI o equivalents:
Els caràcters no publicats se substituiran per asterisc.
Cal indicar que, si la publicació de l’acte administratiu fa referència a col·lectius vulnerables (risc socioeconòmic,...), els actes s'han de publicar d'una forma anonimitzada i agregada tenint present que no s'ha de poder identificar en cap cas la persona afectada.
El gestor d'expedients genera llibres oficials pels tipus documentals que a continuació us llistem:
En el supòsit que l'òrgan col·legiat de la teva entitat sigui una Junta General, per exemple, utilitzareu la tipologia Actes de Ple, que crearà el lllibre: sèrie 1028-Llibres d'actes del Ple. Posteriorment, podreu editar el nom del llibre i modificar-lo per: Llibre d'actes de la Junta General.
Els documents, un cop aprovats, automàticament es vincularan a l’expedient anual corresponent al seu tipus de document:
Per acabar, si voleu saber com es genera automàticament un llibre, podeu anar a: https://setdiba.diba.cat/node/165/edit [61]
Les administracions públiques catalanes han de trametre trimestralment al Registre Públic de Contractes (en endavant, RPC), i al Perfil de Contractant (en endavant, PC) les dades agregades sobre la seva activitat contractual.
Els ens locals deseu les dades de la vostra activitat contractual en un excel i en feu tramesa a través del web del RPC i del PC. Aquestes trameses no deixen constància registral, o en d'altres paraules, no obtindreu un justificant de la tramesa.
Feta la tramesa de les dades al RPC i al PC, crearem un expedient amb aquest nom:
COMUNICACIO AGREGADA DE CONTRACTES MENORS AL REGISTRE PUBLIC DE CONTRACTES I AL PERFIL DE CONTRACTANT 2025
Cal classificar aquest expedient seguint aquest desplegament de grup/funció i sèrie:
02. ORGANITZACIÓ i GESTIÓ ADMINISTRATIVA
02. Planificació, control administratiu i transparència
1282 Indicadors, informes i estadístiques de la corporació local
Com que aquest expedient l'hem fet anual, podrem acumular en el mateix els quatre excels que haurem comunicat al llarg de l'any (un per trimestre) i cas que existeixin, també els oficis o recordatoris enviats des de la Generalitat i relatius a la necessitat de trametre aquestes dades.
Per tant dins de l'expedient trobarem dos tipus de documents:
1- Un Excel que inserirem per cada tramesa trimestral realitzada.
Tipologia documental: LLISTAT
Títol: DADES CONTRACTACIÓ AGREGADA PRIMER TRIMESTRE
2- L'ofici o recordatori de la necessitat de trametre aquestes dades que ens envia la Generalitat. Cas que aquest recordatori passi pel registre, l'haurem de vincular a l'expedient des de la safata de registre del Gestor. Cas que ens arribi per correu electrònic, aleshores l'inserirem directament a l'expedient.
Tipologia documental: SOL·LICITUD
Títol: TRAMESA DE DADES AL REGISTRE DE CONTRACTES I AL PERFIL DE CONTRACTANT PRIMER TRIMESTRE
Altres casos d'ús de la sèrie 1282
Crearem i classificarem en aquesta mateixa sèrie (1282) les peticions d'informació del Síndic de Greuges, com per exemple l’enquesta de transparència. En aquest cas, també desarem a l'expedient l'ofici, la carta o el correu que ens envia el Síndic sol·licitant la informació, l'arxiu amb la informació que ens han sol·licitat i el justificant de la tramesa, cas que existeixi.
Quan es trasllada la gestió municipal del món paper al món electrònic cal tenir en compte alguns condicionants de transparència, accés a la informació pública i protecció de dades que en el món paper no eren tant importants.
En aquest apartat trobareu recomanacions concretes sobre com estructurar els expedients que sovint us plantegen més dubtes i orientacions sobre com anomenant-los tenint present que part de la informació d'aquests expedients és susceptible de ser publicada al portal de transparència, i per tant, han de complir amb els requisits de protecció de dades de caràcter personal.
L’administració del personal a l’Ajuntament genera molta documentació que cal desar al gestor d’expedients.
Per gestionar l’administració de personal a l’Ajuntament us proposem la creació de sis expedients per tal d’assegurar la correcta assignació de polítiques de seguretat, classificació, arxiu i eliminació d’aquests documents.
En molts casos es tracta de documents molt confidencials, per això, quan escaigui, en la denominació dels mateixos emprarem identificadors emmascarats deixant tan sols visibles els dígits del NIF que ocupen les posicions quarta, cinquena, sisena i setena. Per exemple, el NIF 12345678A, el transcriurem com ***4567**. [62] Us recomanem activar la columna INTERESSATS en la graella de visualització d’expedients de FIRMADOC, per tal d’identificar ràpidament aquests expedients.
En aquesta pregunta freqüent no tractem temes de selecció de personal. Si voleu conèixer com estructurar aquests expedients, feu un cop d’ull a la pregunta freqüent Com gestiono l'expedient d'un procés de selecció de personal? [63]
1. Expedient únic per treballador per desar els CONTRACTES DE TREBALL (la proposta de denominació dels expedients i dels documents es mostra en cursiva):
Abast temporal de l’expedient: Obrirem l’expedient a l’inici de la contractació i el tancarem quan finalitzi el contracte. Un cop obert l’expedient, ens posarem un tràmit “16-TANCAMENT DE L’EXPEDIENT” especificant com a “Data límit” la finalització del contracte, o bé la data a partir de la qual aquest contracte ja es dona per indefinit. Arribada aquesta data, tancarem l’expedient.
Nom de l’expedient: NUM EXP_EXPEDIENT DE PERSONAL [***4567**]_DATA
Classificació de l’expedient: Grup 03 “PERSONAL” – Funció 03.04 “PRESTACIÓ I FINALITZACIÓ DEL SERVEI ACTIU” i Sèrie 1484 “EXPEDIENTS PERSONALS”
Documents que trobarem dins de l’expedient:
* El contracte del treballador o l’acta de possessió del funcionari, per exemple: CONTRACTE_[***4567**]_DATA
* Els trasllats de les resolucions dels expedients que li afecten. Per exemple, si el treballador demana una excedència, aquesta sol·licitud es tramitarà en un expedient a banda (Grup 03 “PERSONAL” - FUNCIÓ 03.04 “PRESTACIÓ I FINALITZACIÓ DEL SERVEI ACTIU” i Sèrie 1483 “CONCESSIONS D’EXCEDÈNCIA VOLUNTÀRIA). Resolt aquest expedient, vincularem el document de resolució a l’expedient que ens ocupa.
* Tota aquella documentació referent al/la treballador/a que no forma part de cap altra de les sèries/expedients que es comenten a continuació.
2. Expedient per desar la DOCUMENTACIÓ QUE ES PRESENTA A LA TRESORERIA GENERAL DE LA SEGURETAT SOCIAL (la proposta de denominació dels expedients i dels documents es mostra en cursiva):
Abast temporal de l’expedient: Mensual
Nom de l’expedient: NUM EXP_LIQUIDACIONS SEGURETAT SOCIAL GENER_DATA
Classificació de l’expedient: Grup 3 “PERSONAL” – Funció 3.7 “SISTEMA RETRIBUTIU I PREVISIÓ SOCIAL” i Sèrie 1518 “LIQUIDACIONS TC1, TC2”
Documents que trobarem dins de l’expedient:
* TC1_GENER 2020_DATA
* TC2_GENER 2020_DATA
3. Expedient per desar els FULLS DE NÒMINA (la proposta de denominació dels expedients i dels documents es mostra en cursiva):
Abast temporal de l’expedient: Mensual
Nom de l’expedient: NUM EXP_FULLS DE NOMINA GENER_DATA
Classificació de l’expedient: Grup 3 “PERSONAL” – Funció 3.7 “SISTEMA RETRIBUTIU I PREVISIÓ SOCIAL” i Sèrie 1512 “FULLS DE NÒMINA”
Documents que trobarem dins de l’expedient:
* FULLS_NOMI_[***4567**] GENER_DATA
* LLISTATS_RESUM NOMINA GENER_DATA
* JUST_TRANSFERENCIES NOMINA GENER_DATA
NOTA: Fa uns anys s’acostumava a fer signar el full de nòmina per part del treballador per tal de deixar constància de la recepció de la nòmina. Des de que aquests pagaments es fan via transferència, el pagament de la nòmina queda acreditat pel banc, no cal fer-lo signar als treballadors.
4. Expedient per desar la documentació que genera l'ELABORACIÓ I GESTIÓ DELS FULLS DE NÒMINA (la proposta de denominació dels expedients i dels documents es mostra en cursiva):
Abast temporal de l’expedient: Mensual
Nom de l’expedient: NUM EXP_GESTIÓ DE NOMINES GENER_DATA
Classificació de l’expedient: Grup 3 “PERSONAL” – Funció 3.7 “SISTEMA RETRIBUTIU I PREVISIÓ SOCIAL” i Sèrie 1510 “EXPEDIENTS DE NOMINES”
Documents que trobarem dins de l’expedient:
* ADJUNT_MODEL VARIACIONS NOMINA GENER_DATA
* INF_DOCUMENT VARIACIONS NOMINA GENER_DATA
* OFICI_ENVIAMENT EACAT VARIACIONS NOMINA GENER_DATA
* OFICI_COMUNICACIO INCIDENCIES NOMINA GENER_DATA
* REGISTRE_SORTIDA ENVIAMENT EACAT DOC VARIACIONS NOMINA GENER_DATA
5. Expedients per desar les BAIXES I ALTES PER INCAPACITAT TEMPORAL (la proposta de denominació dels expedients i dels documents es mostra en cursiva):
Abast temporal de l’expedient: Mensual
Nom de l’expedient: NUM EXP_INCAPACITAT TEMPORAL GENER_DATA
Classificació de l’expedient: Grup 3 “PERSONAL” – Funció 3.7 “SISTEMA RETRIBUTIU I PREVISIÓ SOCIAL” i Sèrie 1505 “BAIXES I ALTES PER INCAPACITAT TEMPORAL, ABANS INCAPACITAT TEMPORAL TRANSITÒRIA (ILT)”
Documents que trobarem dins de l’expedient:
* BAIXA_ILT _[***4567**]_DATA
* ALTA_ILT_[***4567**]_DATA
6. Expedients per desar els documents acreditatius que justifiquen l’atorgació o la denegació d’AJUTS SOCIALS I FAMILIARS AL PERSONAL (la proposta de denominació dels expedients i dels documents es mostra en cursiva):
Abast temporal de l’expedient: Anual
Nom de l’expedient: NUM EXP_AJUTS SOCIALS PERSONAL AJUNTAMENT 2020_DATA
Classificació de l’expedient: Grup 3 “PERSONAL” – Funció 3.7 “SISTEMA RETRIBUTIU I PREVISIÓ SOCIAL” i Sèrie 1504 “AJUTS SOCIALS I FAMILIARS AL PERSONAL (FONS SOCIAL)”
Documents que trobarem dins de l’expedient:
* SOL_AJUTS SOCIALS 2020 [***4567**]_DATA
* DOC_JUSTIF AJUTS SOCIALS [***4567**]_DATA
* DECRET_RESOLUCIÓ AJUT SOCIAL [***4567**]_DATA
Us recordem que teniu el suport dels arxivers itinerants de la Diputació per tal de gestionar la classificació i descripció d’expedients i documents sobre FIRMADOC (arxiu.setdiba@diba.cat [64]).
Els expedients acumulatius són aquells que es poden crear per agrupar documents de les mateixes característiques i que per la seva rellevància jurídica no cal crear un expedient per a cada un d’ells. Els criteris per obrir aquests tipus d’expedients són:
Aquets expedient tenen una duració de temps determinada, el període de temps dependrà del volum documental que s’acumuli en aquest expedient. Així, per exemple, l’expedient de la correspondència d’entrada pot durar tot l’any, tot un trimestre o tot un mes, segons el volum que hi hagi.
Es poden fer expedients acumulatius de les següents sèries:
Funció | Grup | Sèrie | |
01. | 01.15 | 1259 | Correspondència de sortida |
01. | 01.15 | 1260 | Correspondència d'entrada |
02. | 02.03 | 3019 | Registre d'entrada de documents adreçats a altres administracions o organismes |
02. | 02.04. | 1334 | Publicació d'anuncis i edictes de tercers tramesos al tauler d'anuncis de la corporació local |
| 07. | 07.01 | 2470 | Comunicats de crema |
|
|
|
Es poden fer expedients acumulatius de les següents sèries si es compleix la condició indicada:
Funció | Grup | Sèrie | Condició | |
02. | 02.03 | 1292 | Registre de certificats / Certificats | Certificats que no tenen un expedient |
02. | 02.03 | 3029 | Gestió dels consentiments per a la tramitació administrativa | Si només hi ha el consentiment |
04. | 04.04. | 1597 | Utilitzacions de béns de domini públic | Si només hi ha la sol·licitud |
06. | 06.05. | 2376 | Comunicats de treball de la brigada | Si només hi ha el comunicat. |
07. | 07.03. | 2497 | Recollida de mobles i andròmines | Si només hi ha la sol·licitud |
07. | 07.04. | 2512 | Anàlisis d'aigua d'abastiment | Si només hi ha els resultats de les anàlisis |
| 09. | 09.02. | 2694 | Certificats i justificants d'empadronament i convivència | Si només hi ha la sol·licitud |
13. | 13.02. | 2946 | Declaracions d'objectes perduts | Si només hi ha la declaració |
Recordeu que qualsevol consulta sobre en quins casos es poden crear expedients acumulatius s'ha d'adreçar al vostre arxiver o a arxiu.setdiba@diba.cat [65]
El passat 28 de febrer de 2024 es va iniciar el pilotatge amb 5 ajuntaments per la integració del padró d’habitants amb el gestor d’expedients SeTDIBA.
La integració consisteix que els volants i els certificats d’empadronament es guarden automàticament al gestor d’expedients. En aquesta primera fase es guarden sense estar vinculats a expedient, aquesta acció es realitzarà manualment pel treballador públic. A mesura que el proveïdor ens faciliti noves funcionalitats les anirem incorporant.
Com guardo els documents als expedients? Quins expedients haig d'obrir?
Segons el contingut dels expedients podran ser:
Expedients acumulatius: seran els expedients que incorporen documents o tràmits del mateix tipus.
Expedients individuals: seran els expedients que no son acumulatius, que poden ser expedients que només incorporin documents o tràmits personals d'un interessat.
Quins documents guardarem als expedients, entre d'altres?
Serà obligatori conservar:
- Full padronal signat o sol·licitud de padró
- Sol·licituds de renovació o de confirmació
- Declaració responsable (en cas de sol·licituds per menors)
La resta de documents complementaris es poden guardar com documents adjunts a aquests.
En referència als expedients de padró caldrà que obriu els expedients, segons els aneu necessitant, seguint els següents criteris de classificació:
En cas de menors es recomana que els documents es mantinguin en l'expedient del progenitor/a que té la patria potestat, i, si s'escau, vincular els documents als expedients dels dos progenitors/es o representants legals.
Us recordem que si teniu dubtes sobre la classificació dels expedients, podeu consultar el Quadre de Classificació [aquí] [66]
També caldrà tenir present que en ocasions no cal digitalitzar documents complets, que es pot digitalitzar una còpia parcial, on figuri només aquella informació necessària.
ATENCIÓ!!!: Us recordem que els noms dels expedients no poden contenir dades personals dels interessats que els pugui identificar. En aquests casos us recomanem les orientacions que dona l'Agència Catalana de Protecció de Dades (APDCAT), que en els casos més comuns recomana:
"La publicació d'un document nacional d'identitat, número d'identitat d'estranger, passaport o document equivalent podrà realitzar-se de la següent forma:
Si voleu més informació, podeu consultar el document [aquí -> [67]]
La Xarxa de Governs Locals de la Diputació de Barcelona gestiona totes les peticions de catàleg amb els ajuntaments a través del Portal de Tràmits Municipals (PMT). Mentre aquest portal no estigui totalment integrat amb EACAT, us fem una proposta de gestió de tota la documentació administrativa que genera el PMT.
L’objectiu de la següent proposta és sistematitzar la creació d’expedients derivats de l’aprovació i gestió de recursos del catàleg de la Diputació.
Us recordem que teniu el suport dels arxivers itinerants de la Diputació per tal de gestionar la classificació i descripció d’expedients i documents al gestor d'expedients (arxiu.setdiba@diba.cat [64]).
Com documentar els expedients relatius al Portal Municipal de Tràmits (PMT)
1. Obrir un expedient acumulatiu anual de totes les peticions sol·licitades. Un cop feta la sol·licitud des d’EACAT, cal descarregar el rebut i incorporar-lo a aquest expedient acumulatiu.
Com classificarem i anomenarem aquest expedient acumulatiu?
Classificació de l'expedient:
05 - Recursos Econòmics i Financers
04 – Subvencions
2240 - Subvencions rebudes per la corporació local d’una altra administració
Nom de l'expedient:
CATALEG XARXA DIPUTACIO BARCELONA (un cop creat l’expedient a FIRMADOC, el nom prendrà la següent forma: 2020_[NUM EXPEDIENT]_CATALEG XARXA DIPUTACIO BARCELONA
En aquest expedient hi haurà molts documents que s’hauran de classificar i anomenar correctament, per tal de poder distingir el seu contingut amb facilitat. Entre les tipologies documentals que es generen trobarem: sol·licituds, adjunts, justificants...
El PMT genera també correus electrònics de cortesia, aquests correus no cal incorporar-los a l’expedient, ni registrar-los. Tots els documents que genera el PMT es podran trobar al PMT.
Aquests documents recomanem anomenar-los amb el “nom de l’actuació”, dada que apareix als documents que emet el PMT:
Exemple: TALLERS CULTURALS VALLCEBRE (un cop desat el document a gestor d’expedients, el nom prendrà la següent forma: [TIPOLOGIA]_TALLERS CULTURALS VALLCEBRE_[DATA])
Important!
La resta de tràmits (aprovació del suport, etc.), poden entrar a l’ajuntament de diferents maneres, en funció de el criteri tècnic del centre gestor, per tant, caldrà dirigir-se al PMT i baixar alguns documents manualment per incorporar-los a l’expedient.
2. Un cop tenim resolució de Diputació haurem de classificar la documentació on correspongui. Les peticions denegades amb els documents corresponents (sol·licitud, requeriments, resolució de denegació...) les deixarem en aquest expedient acumulatiu. En canvi, obrirem un nou expedient per a cadascuna de les actuacions atorgades i passarem els documents d’aquestes actuacions de l’expedient acumulatiu inicial cap aquest nou expedient. Tots els documents corresponents a aquesta actuació atorgada es desaran en aquest expedient específic.
Si ho considerem, podrem relacionar els expedients de les actuacions atorgades amb l’expedient acumulatiu que recollirà la documentació de les actuacions denegades.
Com classificarem i anomenarem aquest expedient?
Classificació de l'expedient:
05 - Recursos Econòmics i Financers
04 - Subvencions
2240 - Subvencions rebudes per la corporació local d’una altra administració
Nom de l'expedient:
DIPUTACIO - TALLERS CULTURALS VALLCEBRE (un cop creat l’expedient al gestor d’expedients, el nom pendrà la següent forma: 2020_NUM EXPEDIENT_ DIPUTACIO - TALLERS CULTURALS VALLCEBRE)
Al igual que a l’expedient acumulatiu, en aquest expedient hi haurà molts documents que s’hauran de classificar i anomenar correctament, per tal de poder distingir el seu contingut amb facilitat. Entre les tipologies documentals que es generen trobarem: sol·licituds, adjunts, justificants...
El PMT genera també correus electrònics de cortesia, aquests correus no cal incorporar-los a l’expedient, ni registrar-los. Tots els documents que genera el PMT es podran trobar, segon el cas, al nostre registre d’entrada i sempre al PMT.
Quan anomenem aquests documents recomanem incorporar el “nom de l’actuació”, dada que apareix als documents que emet el PMT:
Exemple: FONS PRESTACIO-TALLERS CULTURALS VALLCEBRE (un cop desat el document a FIRMADOC, el nom prendrà la següent forma: TIPOLOGIA_APROVACIO FONS PRESTACIO-TALLERS CULTURALS VALLCEBRE_DATA)
En el següent quadre us fem remarca en color vermell d’aquells documents que no rebreu via EACAT i que caldrà que us descarregueu des del PMT i carregueu manualment a l’expedient de FIRMADOC.
*Tràmits que es poden realitzar amb notificació electrònica de manera opcional a criteri del centre gestor.
Davant qualsevol dubte, queixa o suggerència en relació amb la tramitació d'aquestes peticions les podreu adreçar directament a l'adreça electrònica següent: ds.cooperacio@diba.cat [68] o per telèfon al 934 022 209.
Atentament,
Equip SeTDIBA
L’objectiu de la següent proposta és sistematitzar la creació dels expedients relacionats amb el Programa General d’Inversions que el Ple de la Diputació de Barcelona va aprovar el passat 30 de juliol.
El Programa requereix que cada ens beneficiari doni la conformitat a les condicions i el procediment del programa. En el mateix tràmit, l’ens ha d’informar dels projectes d’inversió que presentarà en el marc de la Línia 1 de Projectes Sostenibles, fins a un màxim de tres projectes. Les sol·licituds dels projectes es faran posteriorment a través de la PMT.
Per tant, cada ens local obrirà un expedient d’aprovació del PGI on es doni la conformitat amb les condicions i el procediment del programa. Aquest expedient s’anomenarà:
1.2020_XXXX_APROVACIO PROGRAMA GENERAL INVERSIONS DIPUTACIO DE BARCELONA
Posteriorment, l’ens local ha d’obrir un expedient per cada un dels projectes de sostenibilitat de la Línia 1 que s’aprovin. Els títols dels expedients quedarien de la següent manera:
2.2020_XXXX_PROGRAMA GENERAL INVERSIONS DIPUTACIÓ DE BARCELONA_NOM PROJECTE 1
3.2020_XXXX_PROGRAMA GENERAL INVERSIONS DIPUTACIÓ DE BARCELONA_NOM PROJECTE 2
4.2020_XXXX_PROGRAMA GENERAL INVERSIONS DIPUTACIÓ DE BARCELONA_NOM PROJECTE 3
La documentació generada pels projectes presentats i no aprovats s’inclourà a l’expedient 1 (2020_XXXX_APROVACIO PROGRAMA GENERAL INVERSIONS DIPITACIO DE BARCELONA).
Tots aquests expedients tenen la mateixa classificació:
05 - Recursos Econòmics i Financers
04 - Subvencions
2240 - Subvencions rebudes per la corporació local d’una altra administració
Al tractar-se d’una casuística molt similar a la tramitació dels expedients de subvencions de la Xarxa de Governs Locals ja que tots dos s’han de fer a través del Portal Municipal de Tràmits (PMT) us recomanem que consulteu l’article Com gestionar els expedients relatius a les sol·licituds a la xarxa de governs locals de la Diputació de Barcelona - Portal Municipal de Tràmits (PMT) [69] a la comunitat virtual de SeTDIBA.
Com classificarem l'expedient d'un procés electoral?
Els expedients dels processos electorals s'han de classificar segons el quadre de classificació:
Funció: 09.POBLACIÓ i ELECCIONS
Grup : 03.Processos electorals
Sèrie : dependrà del procés electoral que es tracti:
2713 Celebracions de referèndums i plebiscits
2714 Eleccions a Corts Generals
2715 Eleccions al Parlament de Catalunya
2716 Eleccions al Parlament Europeu
2717 Eleccions municipals
Quin nom li donem a l'expedient?
L’estructura dels títols dels expedients segons la metodologia del projecte SeTDIBA, incorpora automàticament l'any i el codi a l'inici del títol, per tant només haurem d'afegir-hi el nom del procés electoral de que es tracti.
Per exemple:
2020_Codi expedient_ ELECCIONS_AL_PARLAMENT_DE_CATALUNYA_14_FEBRER_2021
Quins documents contindrà l'expedient del procés electoral?
En aquest cas, el gran nombre de tipologies i vies d'entrada dels documents en aquests moments encara es molt diversa. Hem recollit en el document adjunt els diferents documents, amb les tipologies documentals corresponents i una proposta de com anomenar-los. Les agrupacions que hem fet dels diferents documents està pensada només a efectes de facilitar la seva gestió.
Crèdits:YegoeVdo22 [70] / Shutterstock.com
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| documents_processos_electorals_26012021.pdf [71] | 68.03 KB |
Els expedients de gestió comptable, especialment els relatius a gestió de la despesa, generen sovint dubtes tant als tramitadors com als tècnics que gestionen el pressupost amb l'eina de comptabilitat.
Durant el 2021 s'ha iniciat la integració de SICALWIN amb les eines SeTDIBA. Aquesta integració requereix d'assolir un model de gestió de la documentació de despesa d'acord amb la metodologia eSET que expliquem en les següents píndoles.
Recordeu que us podeu subscriure al nostre canal de youtube per estar informats dels propers vídeos sobre aquest tema--> Canal de youtube [72]
 [73] | Píndola 0. Conceptes bàsics [74] Introducció on s'aborden conceptes bàsics i el marc conceptual de la integració. Important visionar-lo abans de la resta de vídeos. | Material de la sessió 0 [75] |
 [76] | Píndola 1. Contractes menors que cal publicar [77]
| Material de la sessió 1 [78] |
 [79] | Píndola 2. Contractes menors que no cal publicar [79]
| Material de la sessió 2 [80] |
| [properament] | Píndola 3: expedients de relacions de O/P/T | Material de la sessió 3 [81] |
| [properament] | Píndola 4: bestretes de caixa fixa | Material de la sessió 4 [82] |
| [properament] | Píndola 5: pagaments a justificar | Material de la sessió 5 [83] |
| [properament] | Píndola 6: subvencions | Material de la sessió 6 [84] |
| [properament] | Píndola 7: modificacions de crèdit | Material de la sessió 7 [85] |
 | Extra: sessió sobre la integració SICALWIN-eines SeTDIBA per a ajuntaments GDD [86] | Material de la sessió [87] |
Trobareu també informació a: Com funciona la integració de Sicalwin amb SeTDIBA pels ajuntaments amb GDD [88].
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| pindola_0_conceptes_basics.pdf [75] | 1.21 MB |
| pindola_1_contractes_menors_a_publicar.pdf [78] | 604.68 KB |
| pindola_2_contractes_menors_sense_publicacio.pdf [80] | 553.17 KB |
| pindola_3_relacions_comptables.pdf [81] | 507.3 KB |
| pindola_4_bestreta_de_caixa_fixa.pdf [82] | 468.36 KB |
| pindola_5_pagaments_a_justificar.pdf [83] | 555.98 KB |
| pindola_6_subvencions.pdf [84] | 491.9 KB |
| pindola_7_modificacions_de_credit.pdf [85] | 365.94 KB |
| pindola_8_factures_sense_integracio.pdf [89] | 382 KB |
Aquí trobareu les preguntes relatives a l'ús dels d'administració digital per part del ciutadà.
L'ús de les plataformes de tramitació electrònica moltes vegades genera dubtes al personal de l'ajuntament, per exemple, què ha de fer el ciutadà si no pot accedir a la notificació?, per recollir la notificació és necessari tenir un certificat?
La Diputació de Barcelona ofereix a través del catàleg de serveis [90] suport econòmic a ens locals i consells comarcals per a impulsar la tramitació electrònica en empreses, entitats i associacions.
Es tracta d'un recurs que financia l'organització de tallers presencials o online adreçats a aquests col·lectius i que han de tractar d'algun d'aquests temes:
1. Promoure l'ús del canal digital i dels mitjans d'identificació electrònica entre els col·lectius obligats.
2. Ajudar a la petita i mitjana empresa a licitar i facturar de forma electrònica
3. Donar a conèixer el funcionament de la Finestreta Única Empresarial
4. Ajudar a les entitats locals en la tramitació i justificació de subvencions
5. Ajudar a les gestories en la seva relació amb l'administració
6. Ajudar a col·lectius professionals o socials concrets en la seva relació amb l'administració
7. Donar a conèixer de forma pràctica el dret d'accés a la informació pública
La reutilització, la col·laboració i el treball en xarxa són valors dels serveis de transformació digital SeTDIBA. És per aquesta raó que un dels requisits per rebre aquest suport és compartir els materials de suport que s'han utilitzat en aquests tallers per tal de facilitar que altres administracions els puguin reutilitzar.
Els materials es comparteixen, tal i com s'indica a les condicions d'execució del suport econòmic, en llicència Creative commons de Reconeixement-No comercial (CC BY-NC). Això vol dir que podeu utilitzar aquest material amb finalitat no comercial i sempre reconeixent l'autoria del mateix. L'ús d'aquest material amb altres finalitats està totalment prohibit.
La responsabilitat sobre les afirmacions o continguts dels materials són de l'autor dels mateixos i no estan supervisats pel Gabinet d'Innovació Digital.
| Àmbit | Data | Títol | Autoria | Enllaç |
| Ús del canal digital | 12/11/2021 |
Utilització simple i eficient de certificat digital, signatura electrònica
| Akuaba | [+] [91] |
| Ús del canal digital | 05/11/2021 | Promoure l’ús del canal digital i dels mitjans d’identificació electrònica entre els col·lectius obligats | Adtende | [+] [92] |
| Ús del canal digital | 10/11/2020 | Què puc fer amb el certificat digital? | YPA project | [+] [93] |
| Ús del canal digital | Com em relaciono telemàticament amb l'administració? | SATI formació | [+] [94] | |
| Licitacions | 26/10/2021 | Taller accés a licitacions | Akuaba | [+] [95] |
| Licitació i facturació | 02/11/2020 | Utilització simple i eficient de facturació electrònica a l'empresa/al meu negoci | Akuaba | [+] [96] |
| Finestreta única empresarial | 19/11/2021 | Taller realització de tràmits en línia, accés a licitacions i utilització de la finestreta única empresarial (FUE) | Akuaba | [+] [97] |
| Contractació i administració pública (PIMES) | 01/11/2020 | Contractació amb l'administració per a Pimes. Teoria i Pràctica | CLA | [+] [98] |
| Tràmits en línia (per a entitats) | 15/12/2021 | Taller realització de tràmits en línia, seu electrònica, servei Representa | Akuaba | [+] [99] |
| Tramitació/justificació de subvencions (tramitacions en línia amb l'ajuntament) | 24/09/2020 | Utilització simple i eficient de certificat digital, identificació digital (idcat mòbil), signatura electrònica i tràmits en línia (entitats i ciutadania) | Akuaba | [+] [100] |
| Eines de tramitació electrònica | 27/10/2021 | Promoure l’ús del canal digital i dels mitjans d’identificació electrònica entre els col·lectius obligats | Aj. Masnou | [+] [101] |
| Miscel·lània | 08/10/2020 | Taller de tramitació electrònica | FACTO COOPERATIVA | [+] [102] |
| Miscel·lània | 09/11/2020 | Promoció de l'ús del canal digital i dels mitjans d'identificació electrònica entre els col·lectius obligats | Aj. Arenys de Mar | [+] [103] |
| Miscel·lània | 03/11/2020 | Promoció de l'ús del canal digital i dels mitjans d'identificació electrònica entre els col·lectius obligats | Aj. Pallejà | [+] [104] |
Podeu consultar i descarregar-vos la guia de bons hàbits cibersaludables de la Generalitat de Catalunya. Es tracta d’un recull de consells i bones pràctiques per aconseguir fer de la xarxa un espai segur.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| guia_habits_cibersaludables.pdf [105] | 484.8 KB |
Des del moment que enviem notificacions electròniques ens podem trobar que un ciutadà, entitat o empresa ens demani més informació sobre com recollir una notificació.
Tot seguit us mostrem els passos que ha de fer el ciutadà per tal que el pugueu orientar.
1. L'usuari rep un correu electrònic que fa la funció d'avís de recepció de la notificació (no és la notificació en sí).
Un mostrem un correu d'exemple:
2. Per poder accedir a la notificació, cal que el ciutadà premi el botó "Accés a la notificació". El sistema envia a la pàgina de la plataforma de notificació e-NOTUM on s'informa de l'estat i del mètode d'accés. Caldrà que l'usuari premi "Accedeix a la notificació"
3. Per poder accedir a la notificació l'usuari s'haurà d'autenticar. Per poder autenticar-se ho pot fer de vàries formes:
En el cas de l'accés amb codi, per obtenir aquest codi el ciutadà pot triar rebre'l per correu electrònic o be al telèfon mòbil. Actualment en els ajuntaments SeTDIBA la generació del codi només funciona a través del correu electrònic. El correu electrònic informat en aquest moment ha de coincidir amb el correu electrònic de la notificació.
El codi que es rep per correu electrònic te una validesa de 30 min.
3. Un cop rep el codi, el ciutadà haurà d'introduïr-lo en la pantalla anterior i accedirà directament a la notificació.
El fitxer que es notifica es troba a la part superior dreta de la notificació. L'usuari l'ha de descarregar.
De forma automàtica, el sistema de notificació informarà al gestor d'expedients de SeTDIBA que la notificació s'ha practicat amb èxit. Com a part d'aquesta integració es generarà un comprovant de la pràctica de la notificació que quedarà guardat dins de l'expedient des del que es va generar (si es va generar des del gestor d'expedients)
Des d'aquesta pantalla pot accedir a la bústia de notificacions des de l'opció "Torneu a la bústia"
És important que el ciutadà tanqui la sessió (especialment si ha accedir des d'un ordinador públic o compartit) utilitzant l'opció "Surt" que trobareu en la part superior dreta de la pantalla.
La Comissió de Garanties d'Accés a la Informació Pública (GAIP) va resoldre en el dictamen 7/2019 que els membres del Ple tenen dret d’accés a la documentació relativa als diversos punts de l’ordre del dia, des del moment de la convocatòria de la sessió.
El dictamen considerava que aquesta documentació ha d’incloure, com a mínim, l’expedient íntegre de cada assumpte i, en qualsevol cas, tots els antecedents en poder de l’Ajuntament que serveixin per fonamentar el debat i la votació, tot assegurant als membres de l’oposició la possibilitat de participar en el debat en condicions d’igualtat de coneixements sobre l’assumpte en qüestió amb els membres del govern municipal.
Com a resulta d'una reclamació de l'Ajuntament de Sant Fruitòs de Bages, la mateixa comissió de GAIP en data 16 de juliol de 2021, resolució 0660, va estimar una resol que que l'expedient que conté dades especialment protegides o que afecten la intimitat de terceres persones, no és procedent facilitar-ne l'accés indiscriminat, segons l'article 164.3 TRLMRLC, que exclou aquesta mena de dades del dret d'accés dels electes locals, pel que recomanen donar accés parcial a la informació de l'expedient que li proporcioni informació no afectada pels límits de l'article anomenat. Per més informació podeu consultar-ne la resolució: https://www.gaip.cat/ca/detall/normativa/2021-0660. [106]
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| 20191211_dictamen GAIP_07_aj_vilanova_valles.pdf [107] | 301.52 KB |
La Comissió de Garanties d'Accés a la Informació Pública (GAIP) ha resolt en el dictamen 7/2019 que els membres de l’Ajuntament tenen dret a accedir al registre municipal d’entrades i sortides, sens perjudici de la necessitat d’evitar que puguin accedir a dades afectades pels límits establerts per l’article 164.3 TRLMRLC.
Tanmateix el dictamen reconeix major intensitat d’accés a la informació municipal dels electes i les electes locals emparat en el dret de participació política reconegut per l’article 23 de la Constitució i en base al deure de confidencialitat que els imposa l’article 164 del Text Refós de la Llei Municipal i de Règim Local de Catalunya, en la línia del deure de secret de l’article 10 LOPD.
Per tal de facilitar aquest accés a tots els regidors, des de SeTDIBA recomanem sol·licitar per a aquests usuaris el perfil Usuari consulta Registre.
Aquest perfil permet realitzar les consultes als llibres de registre. L’única informació que es podrà visualitzar serà el número de registre, la data, el sol·licitant/destinatari, la descripció de l'assumpte i la unitat de treball destinatària
Per tal de poder facilitar el trasllat d'aquesta informacio del registre a tots els regidors sense que aquesta informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal/ familiar /a la pròpia imatge, o pugui contenir informació personal sensible, es recomana tenir present que en el camp descripció de l'assumpte de l'anotació de registre no s'ha d'incorporar detalls que puguin vulnerar aquests drets.
En aquest sentit, la mateixa GAIP recomana donar les indicacions clares i pertinents al personal responsable, per facilitar el dret dels membres de l’oposició municipal a una informació molt idònia per a la seves funcions de control, sense perjudici excessiu per a les dades personals afectades i sense el cost d’una càrrega significativa de treball per a l’administració municipal.
Podeu accedir als fonaments jurídics d'aquest dictàmen al document adjunt a aquesta notícia.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| 20191211_dictamen GAIP_07_aj_vilanova_valles.pdf [108] | 301.52 KB |
En el marc de confinament per evitar l'expansió del virus COVID-19 molts ajuntaments han restringit la tramitació presencial. En aquests moments però, hi ha tràmits que cal garantir especialment, com són la petició de documents acreditatius necessaris (com ara certificats), la petició d'ajuts socials o la inscripció en els serveis locals d'ocupació.
És necessari facilitar que ciutadans i empreses puguin realitzar tràmits amb l'administració sense obviar la identificació fefaent del ciutadà prevista a la llei 39/2015. En aquest sentit us proposem una alternativa fàcil i que dona, alhora, totes les garanties.
Les següents instruccions estan pensades per tots els ens locals usuaris del servei e-TRAM. En el cas d'ens locals que utilitzin sistemes de tramitació ciutadana propis, caldrà que facin els canvis de configuració per adaptar-les a les recomanacinos següents.
És un sistema d’identificació i signatura electrònica orientat a la ciutadania i basat en l'enviament d’una contrasenya d'un sol ús al mòbil. Es pot utilitzar per a identificar-se en la majoria de tràmits amb les administracions catalanes i des de qualsevol dispositiu (no cal instal·lar res).
El sistema d'identificació IdCAT Mòbil és diferent del certificat d'IdCAT.
Per fer sol·licituds davant l'administració, i per tant, per sol·licitar certificats, donar-se d'alta en el servei local d'ocupació o fer peticions d'ajuts socials, entre d'altres.
Per obtenir l'idCAT Mòbil, cal que la persona sol·licitant sigui major de 16 anys i que aseguri la seva personalitat mitjançant un dels documents següents:
Per sol·licitar l'id-CAT Mòbil no cal desplaçar-se a cap oficina presencial. Es pot fer en línia si es disposa de targeta sanitària o bé de certificat electrònic.
L’idCAT Mòbil es pot sol·licitar per internet si es disposa de targeta sanitària o certificat electrònic (no cal desplaçar-se) a l'adreça:
https://idcatmobil.seu.cat/ [109]
Us facilitem també videotutorials que expliquen què és l'IdCAT Mòbil i com donar-se d'alta.
Què és l’IdCAT Mòbil?
Com donar-se d’alta a l’IdCAT Mòbil?
. Vídeo elaborat per l’ajuntament de Terrassa, però aplicable a qualsevol administració
Posem a la vostra disposició la següent infografia que podeu reutilitzar amb el logo del vostre ajuntament per informar al ciutadà sobre com sol·licitar idCAT Mòbil.
El registre electrònic és el servei previst a la llei 39/2015 que permet la presentació de sol·licituds a l'administració pública amb totes les garanties.
Per la seva banda, eTRAM és el servei proveït pel Consorci AOC que bona part de les administracions utilitzen com a registre telemàtic.
eTRAM sempre disposa de la instància genèrica i generalment està configurat per a que permeti la presentació d'instàncies utiltizant el sistema d'identificació idCAT Mòbil. En cas que la instància genèrica del vostre ajuntament no estigui configurada d'aquesta forma, consulteu la següent Pregunta més freqüent: Com puc configurar els tràmits d'e-TRAM per a identificar el ciutadà de forma fefaent? [113]
Si teniu dubtes, consulteu-nos a gb.innovaciod@diba.cat [114].
En cas que disposeu d'una plataforma diferent a eTRAM, contacteu amb el vostre proveïdor per configurar la instància genèrica de forma que permeti la identificació amb idCAT Mòbil.
La presentació de la sol·licitud a través del registre electrònic té importants avantatges:
el ciutadà ho pot tramitar de forma fàcil, des d'un ordinador, o qualsevol altre dispositiu mòbil
el sistema d'identificació idCAT Mòbil està molt extès i s'utilitza per a qualsevol gestió amb la majoria de les administracions catalanes
les dades personals queden en un fitxer que generalment està identificat
la identificació del ciutadà és fefaent
el ciutadà disposa d'un rebut que acredita la presentació de la seva sol·licitud
La instància arriba o bé al registre general de l'ajuntament, que l'ha de derivar internament, o bé a una bùstia de correu (si l'eina no està integrada amb l'eina de registre municipal).
Tant en un cas com en l'altre, els treballadors de registre poden accedir a aquestes de dades de forma telemàtica tant presencialment a l'ajuntament com de qualsevol dispositiu amb connexió a internet. Un cop reben la petició, l'han de derivar dins l'ajuntament d'acord amb els processos de treball que s'hagin acordat internament.
Us recomanem publicar la següent infografia, personalitzant la imatge del vostre ajuntament:
En aquest apartat trobareu resposta a les qüestions relacionades amb les ingracions amb e-TRAM, e-NOTUM, e-FACT i EACAT.
Part d'aquestes preguntes més freqüents fan referència a funcions a les que podeu accedir des d'ACCEDE i des de FIRMADOC.
D'acord amb l'article 9 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques les administracions públiques estan obligades a verificar la identitat dels interessats en el procediment administratiu. Els interessats es poden identificar electrònicament davant les administracions públiques, a través de sistemes basats en certificats electrònics o qualsevol altre sistema que les administracions considerin vàlid en els termes i les condicions que s'estableixin, sempre que tinguin un registre previ com a usuari que permeti garantir-ne la identitat. Aquest seria el cas de l'idCAT Mòbil.
Recomanem que els tràmits d'e-TRAM estiguin configurats de forma que requereixin al ciutadà la seva identificació fidedigna.
Si els vostres tràmits d'e-TRAM publicats a la vostra seu no estan utilitzant un sistema d'identificació dels previstos per la normativa, us recomanem modifiqueu aquest aspecte.
Trobareu el tràmit per sol·licitar el servei, a EACAT Tràmits > prestador Consorci AOC, Servei CAOC – Sol·licitud de serveis > Tràmit “Sol·licitud d’alta i modificació dels serveis de l’AOC”:
Per tant, haureu d’emplenar el document PDF de Sol·licitud d’alta i modificació dels serveis de l’AOC (1) i el Formulari de configuració corresponent al vostre cas concret (2, com a adjunt en la petició):
En el formulari de configuració caldrà que modifiqueu explícitament la taula 3, que fa referència als tipus d'identificació que requerirà cada tràmit. Us recomanem que marqueu les opcions idCAT-Mòbil, Cl@ve i Certificat digitals qualificats.
És important que tingueu en compte:
Que per poder descarregar el formulari d’alta, cal que el gestor d’usuaris d’EACAT us hagi assignat permisos del “servei CAOC – Sol·licitud de Serveis”.
Que, un cop emplenat i validat el formulari, caldrà signar-ho electrònicament i enviar-ho a través del botó “Envia” del propi formulari o a través d’EACAT Tràmits > Finestreta de Registre.
La publicació a e-TAULER és un permís assignat als usuaris amb perfil ADMINISTRADOR i a tots els usuaris amb perfil TRAMITADOR que l’entitat ha demanat, a través del servei de suport, que tinguin aquest perfil.
Per poder publicar un anunci a e-TAULER cal que el document estigui aprovat. En cas que es vulguin publicar en el mateix anunci un document principal i annexos, cal que la vinculació entre els documents estigui feta abans d’iniciar la seva publicació.
Per publicar un anunci seguiu els següents passos:
Els estats de publicació que poden aparèixer al llistat són:
Pendent d’enviament: aquest estat apareix des de que es dona l’ordre de publicar fins que el listener ho publica a e-TAULER.
Publicat: ens indica que efectivament està publicat i disponible a e-TAULER.
Retirat: aquest estat apareix de forma automàtica quan es retira el document per haver esgotat la data de caducitat. També es poden retirar manualment.
Des d’aquesta pantalla podeu retirar el document, ampliar el seu termini de publicació, descarregar l’evidència de publicació o destacar-lo.
Evidència de publicació
D'altra banda, i un cop s'hagi fet efectiva la publicació, podrem comprovar la publicació del o dels documents trobant el justificant/evidència de publicació dins de l'expedient. En informació addiconal podrem trobar una mica més d'informació sobre el document publicat al e-tauler.
El SIR és el sistema d’intercanvi de registres amb administracions públiques no catalanes i té per objecte el registre de les comunicacions telemàtiques que tenen origen o destinació en administracions públiques no catalanes. A través d’aquest servei es pot enviar i acceptar o rebutjar els registres rebuts d’altres administracions públiques de fora de Catalunya.
Per poder accedir a aquest servei, no cal que feu cap tràmit d’alta, només cal estar adherit a EACAT i haver estat notificat per part del Consorci AOC que ja s’ha activat el servei. Un cop es faci efectiva, el Consorci AOC la comunicarà als ens a través d’EACAT i podran fer ús del servei
Per poder accedir al servei cal:
Accedir a l'aplicació SIR - Sistema de Intercambio Registral:
Per veure els enviaments que ens hagin fet, accedim a l'aplicació i per defecte ja se'ns mostren els tràmits rebuts, en els diversos estats en els que pot estar (Pendents de confirmar, Acceptats, Rebutjats o Reenviats).
Què podem fer amb aquestes trameses rebudes?
Per facilitar-nos la cerca dels assentaments podem utilitzar el filtre d’assentaments, per unitat d’origen, interessat, data de registre, tipus d’assentament, entre d’altres.
Cal entrar diàriament a aquesta safata per consultar si el nostre ens té peticions en estat Pendent. Quan accedim a qualsevol de les trameses en estat Pendent, prement damunt de la tramesa en qüestió, les diverses opcions que el protocol de connexió amb aquest sistema ens ofereix són les següents:
Confirma registre: Si s’accepta l’assentament, es fa un assentament d’entrada al vostre registre i el corresponent missatge d’acceptació amb el número de registre d’entrada de l’ens de destinació. Cal estar segur que som l’ens destinatari abans de fer l’acceptació. Per acceptar una tramesa només cal prémer sobre el botó ACCEPTAR
Rebutja registre: Si es rebutja l’assentament, NO es fa entrada al registre, i s’envia l’estat d’aquest assentament/document –com a rebutjat- cap a l’ens origen, perquè faci la gestió amb l’interessat que correspongui. Cal indicar un motiu de rebuig (en castellà). Només podem rebutjar les trameses pels motius següents:
Reenvia registre: Aquesta és l’opció que hem d’utilitzar sempre que l’enviament no sigui pel nostre ens. Si es reenvia l’assentament, NO es fa entrada al registre, i s’envia la tramesa cap a un nou ens de destinació, que caldrà que estigui donat d’alta al SIR perquè pugui ser receptor. S’ha d’indicar un motiu de reenviament (en castellà quan ho reenviem a una administració no catalana). Per reenviar una tramesa només cal clicar sobre el botó REENVIA REGISTRE:
Per a més informació podeu accedir al següent enllaç del Manual SIR 2.0 de l'AOC: https://www.aoc.cat/knowledge-base/manual-sir-2-0-sistema-dinterconnexio-de-registres/idservei/eacat/#accordionpanel-2 [118]
[119]Hem analitzat les notificacions electròniques enviades durant tot el 2019, i en concret, hem analitzat perquè en el 6'85% dels casos donen error en l'enviament.
El 80% d'aquests errors es poden preveure i reduir tenint present els següents 4 principis.
1. Les notificacions a altres administracions públiques i a totes les entitats del sector públic no s'envien per e-NOTUM. Si es tracta d'administracions catalanes, s'han d'enviar per EACAT. Si es tracta d'administracions de la resta de l'estat espanyol, l'enviament s'ha de fer a través del SIR. Podeu ampliar la notícia a la notícia Notificacions electròniques: per EACAT o per e-NOTUM? http://setdiba.diba.cat/node/85 [120]
2. El pes màxim dels adjunts d'e-NOTUM és d'1MB per fitxer, amb un màxim de 4 adjunts (més el rebut que genera).
3. Comproveu que les dades del destinatari siguin correctes (mail i CIF). En un 11% dels casos aquestes dades són incorrectes.
4. Reduïu el nom dels fitxers. e-NOTUM permet una extensió màxim de 100 caràcter en el nom del fitxer.
Quan una notificació o comunicació no s'ha pogut comunicar a e-NOTUM, l'administrador de l'ens rep un correu electrònic en el que s'informa d'aquesta incidència.
Independentment d'aquest avís per correu electrònic, podeu fer seguiment de l'estat de les notificacions des d'ACCEDE.
En el manual adjunt, teniu les instruccions per poder consultar l'estat de les notificacions i comunicacions enviades tant a e-NOTUM com a EACAT.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| MAN_ACCEDE COMPROVAR ESTAT NOTIFICACIONS_27022019.pdf [121] | 622.91 KB |
En les darreres setmanes hem detectat que apareixen de forma aleatòria anotacions a EACAT, que es salten la numeració correlativa del registre SeTDIBA.
El servei MUX de l'AOC i el registre general SeTDIBA de l'entitat, de vegades, no poden establir comunicació per motius tècnics, com per exemple: lentitud a les línies de comunicació o bé els serveis no estan operatius.
Per poder registrar amb normalitat, en aquest cas, EACAT assigna el número de registre auxiliar a l'anotació que no es pot descarregar al registre general SeTDIBA de l'entitat. Quan es restableix al comunicació, el registre general SeTDIBA de l'entitat inicia el procés de descarrega de l'assentament. Les anotacions al registre auxiliar EACAT, doncs, apareixen sempre més tard al registre SeTDIBA.
La creació del registre auxiliar EACAT està prevista justament per a aquells casos en què no és possible registrar contra el registre de la pròpia entitat. El registre d'EACAT està regulat com a registre auxiliar del registre de l'entitat. Aquest comportament, doncs, s'adequa a la normativa.
No cal fer cap tipus d'actuació. No cal que torneu a donar d'alta les anotacions a SeTDIBA, perquè la informació de l'anotació arribarà de forma automàtica.
A l'anotació del registre general de SeTDIBA, al la pestanya "Destí: una altra administració", al camp "Nombre" apareix el número del registre auxiliar que ha utilitzat EACAT per fer l'assentament. Veure la imatge d'exemple.
S'està realitzant un desenvolupament per millorar el rendiment de les integracions i reduir el nombre de casos en què s'anota al registre auxiliar EACAT.
Efectivament, la documentació presentada pels licitadors en la Plataforma de Serveis de Contractació s'esborra de forma periòdica perque estan dissenyades per a la tramesa i recepció d’ofertes electròniques, però no constitueixen un dipòsit de la documentació que les composen. Per tant, aquesta documentació ha de ser descarregada i guardada pels òrgans de contractació, als seus gestors d’expedients.
Durant els anys 2019 i 2020, des del des del Departament de la Vicepresidència, Economia i Hisenda s’han portat a terme, de manera periòdica, procesos d’eliminació de les ofertes electròniques presentades a les dues eines integrades amb la Plataforma de Serveis de Contractació Pública (Presentació Telemàtica i Sobre Digital).
A partir d'abril de 2021, s’habilita l’esborrat de la documentació que composa les ofertes de forma automatitzada i periòdica, una vegada transcorreguts dos mesos des del perfeccionament del contracte. És a dir aquelles que faci dos mesos, com a mínim, que han publicat:
Així, s’esborraran d’aquests expedients a PSCP, tots els documents que composen les ofertes, els documents enviats en els requeriments de documentació i els fitxers que genera l’eina (com resums i justificants).
És per aquesta raó que és important que un cop s'ha obert el sobre digital, descarregueu la documentació, la vinculeu amb l'anotació que teniu en el registre pendent de diligenciar i la gestioneu per a incorporar-la a l'expedient administratiu.
Els documents enviats directament per EACAT queden emmagatzemats al gestor documental. És important guardar l'evidència de l'enviament per EACAT en l'expedient administratiu.
Aquestes instruccions us seran d'utilitat mentre no estigui operativa la integració amb EACAT des del gestor d'expedients o bé, sempre que sigui necessari fer un enviament per EACAT utilitzant un formulari diferent a la instància genèrica.
Per poder guardar el rebut del registre de sortida per EACAT amb el document vinculat en un expedient existent, cal que creeu una carpeta de cerca que us permeti identificar aquests documents del registre de sortida sense expedient i vincular-los directament amb l'expedient administratiu al que pertanyen.
Cal que seguiu els passos del manual annex a aquesta Pregunta més freqüent.
2.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| man_crear_carpeta_de_consulta_de_les_sortides_a_eacat.pdf [122] | 1.66 MB |
El procés de càrrega d'anotacions telemàtiques a SeTDIBA té dos moments. En un primer moment es descarreguen les dades de l'anotació; en un segon moment, es descarreguen els documents a partir d'un identificador intern.
En el moment de la descàrrega de la documentació d’una anotació, si per qualsevol incidència l’identificador intern del MUX ha canviat, es produeix un error d’equivalència entre els identificadors del MUX i de SeTDIBA. Com a conseqüència no es pot descarregar la documentació de l’anotació. De forma automàtica, tot el procés s'inicia de nou per aquesta anotació (descàrrega de dades de l'anotació primer i descàrrega de la documentació de nou).
En aquest cas, es tracta d'errors que es produeixen en la capa d'integració del Consorci AOC. Es tracta d'incidències identificades que estan en previsió de resolució.
El registre general de SeTDIBA, al rebre el missatge de l'error del MUX conforme no pot fer la correspondència de les numeracions d'anotacions, anul·la l'assentament creat inicialment. Al camp "Observacions" de l'anotació de SeTDIBA apareix el missatge "Anotación MUX no válida", tal com mostra la imatge.
Algunes anotacions telemàtiques tenen 2 antoacions al registre general de SeTDIBA de l'entitat:
Amb les anotacions anul·lades automàticament pel registre SeTDIBA no cal fer cap tipus d'actuació. No s'han de"des-anul·lar".
El MUX és el servei de l'AOC que permet la integració dels assentaments realitzats per eTRAM i EACAT, tant d'entrada com de sortida, amb l'eina de registre de SeTDIBA de la vostra entitat.
Com funciona la descàrrega d'anotacions telemàtiques de l'AOC al registre de l'entitat?
Gràficament:
Quines incidències es poden produir a la descàrrega d'anotacions telemàtiques?
La ciutadania i altres administracions han de poder verificar l'autenticitat dels documents emesos per l'administració a través de la seu electrònica.
En el manual adjunt a aquesta notícia trobareu totes les instruccions necessàries per activar el servei de verificació de documents.
Rercordeu que la Diputació de Barcelona té un conveni amb alguns consells comarcals per donar suport en l'impuls de la gestió digital i el govern obert municipal. Quins consells comarcals estan adherits a la Xarxa de Suport al Govern Digital? Us els llistem tot seguit:
Per tal que els Consells Comarcals us puguin ajudar, tant sols necessiteu crear de forma provisional un usuari editor de la seu electrònica per al vostre referent de la XSGD.
Si esteu interessats en la prestació d’aquest servei, contacteu amb nosaltres i us facilitarem les dades de la persona que heu de donar d’alta i un petit manual (també disponible al peu d'aquesta pàgina) que us guiarà pas a pas respecte com cal crear aquest usuari a EACAT (en cinc minuts el tindreu creat).
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| 1_man_creacio_usuaris_consells_comarcals_a_seu_aoc_20022025.docx [125] | 1.48 MB |
| 3_man_creacio_verificacio_documents_28022025.docx [126] | 1.32 MB |
En el marc del treball de la Xarxa de Suport al Govern Digital de la província de Barcelona [127] (en endavant en endavant XSGD), posem en marxa una campanya per tal de millorar i actualitzar part de la informació continguda a la Seu Electrònica dels ens locals SeTDIBA.
La campanya Millorem l'experiència dels ciutadans en la tramitació electrònica, coordinada des del Gabinet d’Innovació, Integritat i Transformació Local de la Diputació de Barcelona, persegueix els següents objectius:
Els consells comarcals que formen part de la Xarxa de Suport al Govern Digital [127] (Alt Penedès, Anoia, Bages, Baix Llobregat, Berguedà, Maresme, Moianès, Osona i Vallès Oriental) us poden prestar suport en aquesta actuació. Per tal que us puguin ajudar, tant sols necessiteu crear de forma provisional un usuari editor de la seu electrònica per al vostre referent de la XSGD.
Si esteu interessats en la prestació d’aquest servei, contacteu amb nosaltres [128] i us facilitarem les dades de la persona que heu de donar d’alta i un petit manual (també disponible al peu d'aquesta pàgina) que us guiarà pas a pas respecte com cal crear aquest usuari a EACAT (en cinc minuts el tindreu creat).
Si preferiu fer els ajustaments vosaltres mateixos, al pèu d'aquesta mateixa pàgina trobareu diversos manuals que us ajudaran en aquesta tasca.
Us passem cinc enllaços a pagines prototip per tal que veieu com quedarà la vostra seu després de la prestació del servei:
Recordeu que els consells comarcals que formen part de la Xarxa de Suport al Govern Digital us poden prestar suport en aquesta actuació (Alt Penedès, Anoia, Bages, Berguedà, Maresme, Moianès, Osona i Vallès Oriental). Contacteu amb nosaltres [128] i activarem el servei amb els vostres respectius referents de Consell.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| ajust_seue_2025.zip [134] | 630.78 KB |
| 1_man_creacio_usuaris_consells_comarcals_a_seu_aoc_05032025.docx [135] | 1.48 MB |
| 2_man_creacio_pagina_tajudem_tramit_fem_ho_facil_05032025.docx [136] | 954.99 KB |
| 3_man_creacio_verificacio_documents_05032025.docx [137] | 1.32 MB |
| 4_man_creacio_pagina_tramitacio_electronica_05032025.docx [138] | 1.45 MB |
| 5_man_creacio_descobreix_adm_electronica_05032025.docx [139] | 1.04 MB |
| 6_man_edicio_de_la_portada_de_la_seue_05032025.docx [140] | 914.16 KB |
A partir del 13/abril/2023 l’AOC aplicarà el canvi del nou xip criptogràfic de les targetes T-CAT que es generin noves, bé perquè són de nova creació o bé perquè es renoven. A finals de setembre revocaran totes les targetes T-CAT generades amb data anterior a 13/abril/2023 que no han estat revocades anteriorment.
El Safesign d’AOC, deixa de funcionar i perquè els lectors interpretin el nou xip criptogràfic de les targetes T-CAT cal instal·lar als ordinadors el software Bit4id. Aquest nou programari serà necessari a partir del moment que disposeu de les noves targetes T-CAT que es començaran a distribuir el 13 d’abril d’aquest any.
Podeu descarregar l’aplicació aquí: https://epscd.aoc.cat/suport/descarregues/bit4id/ [15] . O també el podeu descarregar directament de la web de Bit4Id: https://cdn.bit4id.com/es/middleware.htm [141]
El manual el podeu trobar aquí: https://suport-tcat.aoc.cat/hc/ca/articles/9770027940765-Kit-Bit4id-Manual-d-usuari [142]
La planificació que té l’AOC respecte el canvi de les targetes T-CAT pel nou xip criptogràfic és:
Podeu trobar més informació relacionada amb la TCAT a:
https://www.aoc.cat/blog/2023/canvis-programari-i-millores-tecniques-ens-subscriptors-i-er-t-cat/ [143]
https://suport-tcat.aoc.cat/hc/ca [144]
Recordeu que qualsevol dubte o consulta la podeu dirigir a l’equip de suport SeTDIBA (suport.setdiba@diba.cat [145]) o a l’equip de SeTDIBA (setdiba@diba.cat [51]).
Totes aquestes tipologies corresponen a documents comptables que s’impulsen des de Sicalwin.:
CODI TIPOLOGIA | Nom SeTDIBA |
ACTA_ARQ | ACTA D'ARQUEIG (TD99-051) |
AVAL_SCL | AVAL DOCUMENT COMPTABLE (TD99-053) |
DOC_COMP_A | DOCUMENTACIÓ COMPTABLE (AUTORITZACIÓ) (TD99-055) |
DOC_COMP_AD | DOCUMENTACIÓ COMPTABLE (AD) (TD99-055) |
DOC_COMP_D | DOCUMENTACIÓ COMPTABLE (D) (TD99-056) |
DOC_COMP_O | DOCUMENTACIÓ COMPTABLE (O) (TD99-057) |
DOC_COMP_RC | DOCUMENTACIÓ COMPTABLE (RC) (TD99-063) |
DOC_COMP_REL | DOCUMENTACIÓ COMPTABLE relacions (TD99) |
MI | MANAMENT INGRÉS (TD99-060) |
MP | MANAMENT PAGAMENT (TD99-059) |
És a SCW on es fa l’operació comptable que genera el document que es guarda de manera automàtica al gestor d’expedients. A l'hora de generar aquests documents comptables, podríem dir que la integració va de SCW cap al gestor d’expedients. A l'haver-hi la integració, si introduïm “manualment” un document d’aquest tipus al gestor, SCW no detecta que existeix i, per tant, no segueix el “cicle” comptable.
Per exemple, imaginem que introduïm manualment al gestor un document tipus DOC_COMP_AD, aquest no informa a Sicalwin. Des del gestor d'expedients podria semblar que existeix un document DOC_COMP_AD, però des de SCW no existeix l’operació comptable corresponent perquè no l’ha generat el programa comptable. Això provocaria “inconsistència” i inseguretat pels usuaris. Igualment per la resta de documents comptables.
És per això, que aquest tipus de documents comptables que es generen a Sicalwin, segons l’operació comptable, no es poden inserir/generar directament al gestor d'expedients, però sí que ens els deixa consultar, perquè estan al sistema creats.
Recordeu que, a partir que tingueu Sicalwin integrat amb el gestor d'expedients, quan realitzeu operacions de despesa serà obligatori introduir el número de l'expedient administratiu. En el cas de les operacions d’ingressos i no pressupostaris serà opcional. En qualsevol dels casos si s’especifica el número de l’expedient, l’operació genera el document comptable i el guarda automàticament a l'expedient que s’hagi indicat.
Els ens que estan utilitzant el mòdul Secretaria envien les convocatòries d'òrgan col·legait a través de notificacions electròniques.
Si ets personal electe que has rebut un correu electrònic d'avís de notificació electrònica t'interessarà aquesta píndola que trobaràs adjunta a aquest article on t'ensenyarem pas a pas a:
1. Obrir la e-notificació.
2. Acceptar la e-notificació per descarregar el contingut.
3. Accedir des de l'enllaç de la convocatòria al mòdul Secretaria on podràs consultar l'expedient de l'òrgan col·legiat.
Esperem que et resulti d'utilitat!
Per a qualsevol dubte estem a la teva disposició a setdiba@diba.cat [51]
Atentament,
Equip SeTDIBA.
| Adjunt | Mida |
|---|---|
| accedir_a_e-noti_convocatoria_organ_collegiat_v2.mp4 [146] | 11.79 MB |
Si un ciutadà ve presencialment al nostre ens per tal d’adreçar un escrit a una altra administració, no caldrà que el donem d’alta a tercers, ni generem apunt al nostre registre.
En aquests casos, farem la recepció de la documentació física (finestreta única davant del ciutadà, sense valorar-ne contingut del tràmit), no haurem de fer cap gestió administrativa interna amb la documentació, i el ciutadà podrà emportar-se al moment el justificant de presentació de la instància a l'administració destinatària.
Recomanem que gestioneu directament la petició del ciutadà a través d'EACAT, digitalitzant la documentació i fent-la arribar a l'administració destinatària. A registre constarà només el registre de sortida, no caldrà registre d'entrada.
1. Digitalització i enviament
2. Justificant de presentació de la instància
Cal que retorneu els documents al ciutadà i faciliteu el rebut que es genera automàticament que assegura data i hora de la presentació de la documentació i deixa constància (a afectes de reclamacions per part del ciutadà) del número de registre en l'administració destinatària.
Un cop se li lliura el justificant a la persona interessada haurà finalitzat el tràmit.
3. Creació d’expedient acumulatiu
Cal que creeu un expedient acumulatiu amb el nom "AAAA - Documents enviats per EACAT" (on AAAA és l'any) a la sèrie documental 1259 (Correspondència de sortida).
Inseriu el justificant de la tramesa genèrica.
Recordeu en aquest sentit que totes les trameses genèriques que es realitzen per EACAT queden també registrades com anotació de sortida en el registre municipal. En cas de dubte, sempre us quedarà la constància al vostre registre municipal.
En aquests casos, es podria seguir els mateixos passos anteriorment indicats però per fer la tramesa de la documentació a l’administració competent des del "SIR-Sistema de interconnexión de registros".
Quan la factura no és telemàtica i és registrada manualment cal associar el document perquè aquest es guardi a l’expedient indicat.
A continuació us expliquem com associar el document a la factura, resolent així un dubte prou recurrent des de la integració de Sicalwin amb el gestor d'expedients.
Quan es finalitza el registre d'entrada de la factura se'ns obre una petita pestanya on se'ns possibiliten dos opcions. Per acceptar donem per finalitzada l'acció. D'altra banda, l'opció d'Associar Document ens permet associar un document al registre de factura.
Si pel que fos no hem pogut associar el document en aquell precís instant i volem fer-ho amb posterioritat caldrà que fem una cerca. Aixòs es fa des de SicalWin, a:
Pressupost de despeses>Registre de justificants>Consulta de Factures
Haurieu de cercar la factura fent servir els diferents camps i prémer el botó DADES GENERALS
En el resultat de la consulta hi ha 2 botons:
Esperem que sigui del vostre interès,
Equip SeTDIBA
Quan es fa una implantació SeTDIBA i es configuren les unitats de treball (UT), hi ha certes unitats orgàniques que es configuren amb accés restringit, per contenir dades confidencials, és el cas de Serveis Socials o Recursos Humans.
Però...què podem fer quan necessitem que un expedient que està a una UT d'accés restringit i tinguin accés habitualment i de manera oberta altres usuaris (que no són d'aquesta UT)?
Davant d'aquesta situació us plantegem diverses alternatives:
1. Donar accés a aquestes persones que no són de la UT via tràmits i no tancar el tràmit fins la finalització de la tramitació. Quan es tanqui l'expedient no tindrà accés "total" a l'expedients, només parcial. Aquesta opció seria la habitual/recomanada, però en alguns casos no resol del tot el problema, o és poc àgil.
2. Fer un canvi organitzatiu. Iniciar l'expedient en qüestió des de una UT no confidencial, amb accés obert a tot el personal, però en el moment que sigui necessari pel tipus d'informació continguda o perquè el personal que havia de treballar/consultar ja ho ha fet, passar aquest expedient a la UT confidencial corresponent.
3. Mantenir l'organització actual i crear a les diferents UTs confidencials un nou càrrec que inclogui a les persones que han de treballar aquest expedient confidencial. D’aquesta forma els expedients els podrien continuar iniciant les UTs confidencials i la resta de persones incloses al nou càrrec també tindrien accés. En aquesta opció les persones del nou càrrec també tindrien accés a altres expedients, i és un tema que cal valorar per la informació confidencial que contenen.
La integració d'E-TAULER amb el gestor d'expedienrts ja és una realitat i tot seguit et mostrem com dur a terme la publicació de documentació al tauler electrònic.
 | Píndola SeTDIBA - Com publico documentació a E-TAULER [147] |
Enllaços:
[1] https://setdiba.diba.cat/wiki/requisits-tecnics
[2] https://setdiba.diba.cat/wiki/gestio-del-projecte
[3] https://setdiba.diba.cat/e-SET
[4] https://setdiba.diba.cat/wiki/eina-de-registre
[5] https://setdiba.diba.cat/wiki/eina-de-gestio-dexpedients
[6] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-estructuro-expedients-de
[7] https://setdiba.diba.cat/integracions
[8] https://setdiba.diba.cat/wiki/ciutadans
[9] https://setdiba.diba.cat/wiki/pindola-quadre-de-comandament-setdiba
[10] https://setdiba.diba.cat/form/tens-dubte-del-que-no-trobes-resposta-lapartat-preguntes-mes-frequeents
[11] https://setdiba.diba.cat/requisits
[12] https://www.aoc.cat/blog/2022/caducitat-dun-segell-electronic-que-cal-tenir-en-compte-per-renovar-lo/
[13] https://www.mozilla.org/ca/firefox/all/
[14] https://www.java.com/es/download/
[15] https://epscd.aoc.cat/suport/descarregues/bit4id/
[16] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-fer-canvis-del-nou-xip-criptografic-de-les-targetes-t-cat-programari-bit4id
[17] http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html
[18] https://www.diba.cat/web/innovacio-digital/xsgd
[19] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_requisits_configuracio_navegadors_firefox_i_autofirma_24022023.pdf
[20] https://www.aoc.cat/blog/2022/passat-a-la-t-cat-p/
[21] https://setdiba.diba.cat/documents/android-instal-lacio-configuracio-de-laplicacio-mobil-de-signatura
[22] https://setdiba.diba.cat/documents/ios-instal-lacio-configuracio-de-laplicacio-mobil-de-signatura
[23] http://fdoc01.diba.cat/relay
[24] https://setdiba.diba.cat/set/documents/folders
[25] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_res_com_reutilitzar_documents_en_registre_04062019.pdf
[26] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/comunitat/nota_anotacions_de_registre_de_sortida_en_cas_de_pluralitat_de_destinataris.pdf
[27] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/nota_anotacions_de_registre_de_sortida_en_cas_de_pluralitat_de_destinataris.pdf
[28] https://setdiba.diba.cat/videos/tercers-accedir-alta-modificacio
[29] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_res_obertura_i_tancament_exercici_18122019_0.pdf
[30] http://economia.gencat.cat/ca/ambits-actuacio/entitats-sector-public/registre_del_sector_public/
[31] https://municat.gencat.cat/ca/Temes/els-ens-locals-de-catalunya/consulta-de-dades/
[32] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/llistat_entitats_registrals.xls
[33] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/llistat_entitats_registrals_firmadoc.pdf
[34] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_com_buscar_al_gestor_26022019.pdf
[35] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_fir_crear_carpetes_dins_expedient_22022019_0.pdf
[36] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/fir_-_manual_per_crear_cerques_personalitzades_-_ver_2.pdf
[37] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-crear-carpetes-dins-dexpedients
[38] https://setdiba.diba.cat/news/2019/09/27/servei-de-suport
[39] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-crear-cerques-personalitzades
[40] https://setdiba.diba.cat/wiki/consulta-lestat-de-notificacio
[41] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-personalitzar-graella-amb-documents-csv-dun-expedient
[42] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-personalitzar-graella-per-controlar-les-notificacions
[43] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-gestiono-les-notificacions-al-meu-ens-local
[44] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-identificar-documents-pendents-de-signatura
[45] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_fir_alliberar_anotacions_registrals_26022019.pdf
[46] https://setdiba.diba.cat/wiki/ens-hem-equivocat-aprovar-decret-podem-reaprofitar-numero-de-decret
[47] mailto:setdiba@diba.cat?subject=acc%C3%A9s%20a%20PCD%20-%20C%C3%A0rrega%2FDesc%C3%A0rrega%20de%20fitxers
[48] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_exportar_certificat_tcat-p_15032020_0.pdf
[49] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_fir_guia_usuari_tramitador_gestor_expedients.pdf
[50] https://setdiba.diba.cat/documents/guia-dusuari-tramitador-del-gestor-dexpedients
[51] mailto:setdiba@diba.cat
[52] mailto:setdiba@aytos.es?subject=falten%20s%C3%A8ries%20en%20el%20quadre
[53] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_fir_extreure_indicadors_0.pdf
[54] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/inf_obligatorietat_electes_rebre_comunicacions_electroniques_18062019.pdf
[55] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr_fluxe_procediment_administratiu_23092019_0.pdf
[56] http://www.gaip.cat/web/.content/pdf/Resolucions-2021-pdf/20211203_Resolucio_1079_2021_estimacio_1006_2021.pdf
[57] https://portaljuridic.gencat.cat/ca/document-del-pjur/?documentId=320821
[58] https://setdiba.diba.cat/documents/guia-dusuari-tramitador
[59] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/fir_-_manual_per_crear_cerques_personalitzades_-_ver_2_1.pdf
[60] https://governobert.diba.cat/
[61] https://setdiba.diba.cat/node/165/edit
[62] https://apdcat.gencat.cat/web/.content/01-autoritat/normativa/documentos/VAR-9-2019-orientacio-disposicio-addicional-7-cat.pdf
[63] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-gestiono-lexpedient-dun-proces-de-seleccio-de-personal
[64] mailto:arxiu.setdiba@diba.cat
[65] mailto:arxiu.setdiba@diba.cat?subject=expedients%20acumulatius
[66] https://setdiba.diba.cat/documents/codis-set
[67] https://apdcat.gencat.cat/ca/autoritat/normativa/disposicions/recomanacions
[68] mailto:ds.cooperacio@diba.cat
[69] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-gestionar-expedients-relatius-les-sol-licituds-del-cataleg-de-serveis-de-diputacio-portal-m
[70] https://www.shutterstock.com/fr/g/YegoeVdo22
[71] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/documents_processos_electorals_26012021.pdf
[72] https://www.youtube.com/playlist?list=PLZfZGJDhTfrk9ZzQOQjnVl5rlC_cbwDgW
[73] http://youtu.be/fSrz0spmK80?t=0
[74] https://youtu.be/fSrz0spmK80?t=0
[75] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/pindola_0.pdf
[76] http://youtu.be/uPipcpm77CU?t=0
[77] https://youtu.be/uPipcpm77CU?t=0
[78] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/pindola_1_contractes_menors_a_publicar.pdf
[79] https://youtu.be/KOHlBuq05I0?t=0
[80] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/pindola_2_contractes_menors_sense_publicacio.pdf
[81] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/pindola_3_relacions_comptables.pdf
[82] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/pindola_4_bestreta_de_caixa_fixa.pdf
[83] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/pindola_5_pagaments_a_justificar.pdf
[84] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/pindola_6_subvencions.pdf
[85] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/pindola_7_modificacions_de_credit.pdf
[86] https://www.youtube.com/watch?v=PEMmzJH2gww&list=PLZfZGJDhTfrk9ZzQOQjnVl5rlC_cbwDgW
[87] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/sessio_presentacio_integracio_scw-setdiba.pdf
[88] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-funciona-integracio-de-sicalwin-amb-setdiba
[89] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/pindola_8_factures_sense_integracio.pdf
[90] https://catalegdeserveis-cercador.diba.cat/
[91] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/e-fact.ppt
[92] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/arenys_m_-curs_1-_certificat_e_signatura_.ppt
[93] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/contingut_taller_que_puc_fer_amb_el_certificat_digital_presentacio_-_consell_comarcal_moianes.ppt
[94] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/curs_admin_digital.docx
[95] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/caldes_m_curs_4_licitacions_.pptx
[96] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/webinar_2_de_3_e-fact_caldes_m_02-11-20.pdf
[97] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/empresarial_fue-_tramits_online.ppt
[98] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/curs_contractar_amb_ladministracio.pptx
[99] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/entitats_tramits_online.ppt
[100] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/webinar_2de2-_entitats-_tramits_online.pdf
[101] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/taller._eines_de_tramitacio_electronica_-_ajuntament_del_masnou_0.docx
[102] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/taller_de_tramitacio_electronica_montornes_08-10-2020_def.pptx
[103] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/presentacio_canals_electronics_arenysmar.pptx
[104] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/34/canals_electronics_palleja_.pptx
[105] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/guia_habits_cibersaludables.pdf
[106] https://www.gaip.cat/ca/detall/normativa/2021-0660.
[107] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/20191211_dictamen_07_aj_vilanova_valles_0.pdf
[108] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/20191211_dictamen_07_aj_vilanova_valles_1.pdf
[109] https://idcatmobil.seu.cat/
[110] https://www.youtube.com/watch?v=Bz9-eGtj5sw
[111] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/4/documents/infografia_idcat.pdf
[112] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/userfiles/4/documents/infografia_idcat_sense.pdf
[113] https://setdiba.diba.cat/wiki/com-puc-configurar-tramits-de-tram-per-identificar-ciutada-de-forma-fefaent
[114] mailto:gb.innovaciod@diba.cat
[115] https://www.aoc.cat/wp-content/uploads/2015/11/formulariAltaModificacionsEtram.docx
[116] https://www.aoc.cat/wp-content/uploads/2015/11/AnnexEtramDescripcioParametritzacions.doc
[117] https://pl6.eacat.cat/
[118] https://www.aoc.cat/knowledge-base/manual-sir-2-0-sistema-dinterconnexio-de-registres/idservei/eacat/#accordionpanel-2
[119] https://create.piktochart.com/output/43999863-setdiba_notificacions
[120] https://setdiba.diba.cat/news/2019/03/27/notificacions-electroniques-per-eacat-per-notum
[121] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_accede_comprovar_estat_notificacions_27022019.pdf
[122] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_crear_carpeta_de_consulta_de_les_sortides_a_eacat.pdf
[123] https://setdiba.diba.cat/wiki/perque-apareixen-anul-lacions-automatiques-al-registre-general-setdiba
[124] https://setdiba.diba.cat/wiki/perque-apareixen-eacat-anotacions-amb-numeracio-diferent-numeracio-del-registre-setdiba-de-lent
[125] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/1_man_creacio_usuaris_consells_comarcals_a_seu_aoc_20022025_0.docx
[126] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/3_man_creacio_verificacio_documents_28022025_0.docx
[127] https://setdiba.diba.cat/news/2021/01/25/nou-impuls-de-gestio-digital-govern-obert-municipal-traves-de-les-comarques
[128] mailto:giitdl.setdiba@diba.cat?subject=Endrecem%20la%20comunicaci%C3%B3%20dirigida%20a%20la%20ciutadania
[129] https://pre.seu-e.cat/ca/web/veciana/seu-electronica
[130] https://pre.seu-e.cat/ca/web/veciana/govern-obert-i-transparencia/serveis-i-tramits/serveis/t-ajudem-a-fer-el-tramit.-fem-ho-facil-228
[131] https://pre.seu-e.cat/ca/web/veciana/govern-obert-i-transparencia/serveis-i-tramits/serveis/verificacio-de-documents-227
[132] https://pre.seu-e.cat/ca/web/veciana/govern-obert-i-transparencia/serveis-i-tramits/serveis/descobreix-l-administracio-electronica-187
[133] https://pre.seu-e.cat/ca/web/veciana/govern-obert-i-transparencia/serveis-i-tramits/tramits/tramitacio-electronica-229
[134] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/ajust_seue_2025.zip
[135] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/1_man_creacio_usuaris_consells_comarcals_a_seu_aoc_05032025.docx
[136] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/2_man_creacio_pagina_tajudem_tramit_fem_ho_facil_05032025_0.docx
[137] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/3_man_creacio_verificacio_documents_05032025.docx
[138] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/4_man_creacio_pagina_tramitacio_electronica_05032025_0.docx
[139] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/5_man_creacio_descobreix_adm_electronica_05032025.docx
[140] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/6_man_edicio_de_la_portada_de_la_seue_05032025.docx
[141] https://cdn.bit4id.com/es/middleware.htm
[142] https://suport-tcat.aoc.cat/hc/ca/articles/9770027940765-Kit-Bit4id-Manual-d-usuari
[143] https://www.aoc.cat/blog/2023/canvis-programari-i-millores-tecniques-ens-subscriptors-i-er-t-cat/
[144] https://suport-tcat.aoc.cat/hc/ca
[145] mailto:suport.setdiba@diba.cat
[146] https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/accedir_a_e-noti_convocatoria_organ_collegiat_v2.mp4
[147] https://www.youtube.com/watch?v=3FP4TCj5nbc
