Serveis de Transformació Digital

La nostra recomanació per tal de gestionar els expedients corresponents a un procés de selecció seria:

1. Crear un expedient únic per tal de gestionar la documentació i tramitació general relacionada amb l'expedient i que sigui comú per a tots els interessats (convocatòria, resolució, documents aprovació...). Aquest expedient s'haurà de classificar a: 03.Personal; 02.Selecció de personal; 1458.Processos selectius de personal.

2. Crear un expedient per a cadascun dels interessats en l'expedient. Tot i que al principi pot generar la feina d'obrir-ne diferents expedients, al tractar-se de gestió de documents amb dades personals, els tindrem classificats per futures consultes mitjançant la carpeta ciutadana. Igual que l'expedient general de la convocatòria, es classificarà a: 03.Personal; 02.Selecció de personal; 1458.Processos selectius de personal.

3. Serà important que relacionem els expedients dels diferents interessats amb l'expedient general de la convocatòria. Si voleu un recordatori de com es relacionen expedients podeu consultar-ho a la pàgina 44 del manual: https://setdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_fir_guia_usuar...

Per últim, us recomanem que quan anomeneu els expedients incorporeu la referència del procés selectiu, per exemple, i fer-ho amb la mateixa estructura. Això us facilitarà una cerca posterior.

Els exàmens realitzats pels candidats els podeu gestionar de dues maneres diferents:

1. Podeu digitalitzar els exàmens, inserir cadascun d'ells en l'expedient del candidat corresponent i destruir els originals.

2. Podeu desar-los en una capsa fins que es puguin eliminar. En aquest cas haureu de modificar el camp Suport dels expedients dels candidats seleccionant Híbrid i indicant al camp Localització el literal Pendent assignar ubicació arxiu mentre l'arxiver/a no en determini la localització definitiva.

D'altra banda si teniu una gran quantitat de documents dels interessats i els voleu guardar en forma de document principal i annex, també podeu fer-ho, trobareu un recordatori a la pàgina 108 del manual de gestor d'expedients, disponible a la Comunitat Virtual.