Eina de gestor d'expedients

Es tanca un expedient quan es finalitza la tramitació, quan l'interessat desisteix del procediment, quan hi ha una renúncia explícita o quan els terminis del procediment administratiu han caducat. 

Abans de tancar l'expedient és important que reviseu que l'expedient té tots els documents necessaris, i que les metadades tant de l'expedient com dels documents són complertes i correctes. 

Per tancar l'expedient cal que seguieu els següents passos: 

Si sempre feu servir les mateixes sèries documentals, podeu utilitzar l'opció de Els més utilitzats. 

Aquesta opció us estalviarà haver de navegar per l'estructura d'arbre de les sèries documentals i seleccionar de forma ràpida les sèries que utilitzeu habitualment.

A SeTDIBA s'utilitza el format de signatura PAdES incrusta al document PDF les signatures per poder consultar la validesa. Quan una persona ha de signar un document aquest ha de ser en format PDF.

Com incorporar un document en format PDF per signar-lo?

Les baixes de personal per motius imprevistos en les organitzacions poden provocar que hagin quedat documents pendents de signar.

En funció de si el document ja havia estat signat o aprovat per algun altre usuari; i en funció de si en el document constava el nom i cognoms del càrrec, caldrà abordar una o altra estratègia.

Quan un dels càrrecs que validen o signen documents cessa en les seves funcions públiques, cal comprovar que la seva safata de signatura no té documents pendents d'aprovar. 

Per fer aquesta consulta, cal que el vostre usuari disposi del rol “Administrador” al Gestor d’expedients de la vostra organització.

Seguiu els següents passos per localitzar els documents pendents de signatura:

1. Seleccioneu l'opció Arxiu / Documents / Cercar documents

Quan el gestor d'expedients no et permet generar un document, fes el següent:

El gestor d'expedients envia els següents avisos per correu electrònic automàticament:

Al gestor d'expedients apareixen alguns conceptes que son similars però tenen implicacions diferents. 

En aquest article s'analitzen cadascun d'ells i l'impacte que tenen en la tramitació a SeTDIBA. 

Cal tenir present que la nomenclatura que us detallem a continuació ve determinada per l'eina del gestor d'expedients. 

Estat de l'expedient

L'estat de l'expedient informa de la fase de tramitació administrativa. Les opcions poden ser: 

Per tal, de complir amb tots els requisits dels anuncis del BOPB els documents a enviar:

 1. S’hauran de presentar directament en format .pdf, generat des d’un editor de text per tal que sigui indexable; paginat si ocupa més d’una plana.

2. Hauran d’incorporar el logotip de l’ens anunciant (en color o en blanc i negre).