Documents

Com estructuro els expedients que contenen documentació de despesa?

Els expedients de gestió comptable, especialment els relatius a gestió de la despesa, generen sovint dubtes tant als tramitadors com als tècnics que gestionen el pressupost amb l'eina de comptabilitat. 

Durant el 2021 s'ha iniciat la integració de SICALWIN amb les eines SeTDIBA. Aquesta integració requereix d'assolir un model de gestió de la documentació de despesa d'acord amb la metodologia eSET que expliquem en les següents píndoles. 

Què es el segell o certificat d'òrgan i quan caduca?

L’article 27 de la Llei 39/2015 diu que, entre d'altres, les Entitats Locals podran realitzar còpies autèntiques mitjançant funcionari habilitat o mitjançant actuació administrativa automatitzada.

A l'hora de digitalitzar els documents presentats de forma presencial a les Oficines d'Assistència en Matèria de Regitres (OAMR), la signatura amb segell d'òrgan té l'avantatge de l'eficiència administrativa perquè no ha d'intervenir en cada procés una persona, i que sigui funcionari habilitat.

Com gestiono les notificacions al meu ens local?

Com tots sabem la notificació es un tràmit fonamental del procediment administratiu, la seva omisió o incorrecta realització pot provocar la indefensió de l'interessat i pot afectar als seus drets i interessos i, per tant, podria ser causa d'impugnació de les actuacions. Per això és important, per a les persones que treballem en les administracions públiques, que tinguem clara la nostra obligació de realitzar-les en els termes legals i amb totes les garanties.

S'elimina la documentació de les ofertes presentades a la PSCP ?

Efectivament, la documentació presentada pels licitadors en la Plataforma de Serveis de Contractació s'esborra de forma periòdica perque estan dissenyades per a la tramesa i recepció d’ofertes electròniques, però no constitueixen un dipòsit de la documentació que les composen. Per tant, aquesta documentació ha de ser descarregada i guardada pels òrgans de contractació, als seus gestors d’expedients.

Com gestiono documents i expedients de padró?

On he de guardar el volant o certificat de padró, a l'aplicació de padró o al gestor d'expedients?

El gestor d'expedients del projecte SeTDIBA encara no està integrat per complet amb l'aplicació de padró que gestiona la majoria dels municipis de la demarcació de Barcelona.

Com es gestiona en l'entorn digital l'acumulació en els documents de diligències d'aprovació?

A quins casos aplica aquesta recomanació?

Les disposicions de caràcter general (normativa) com ho són el plantejament urbanístic i les ordenances i reglaments municipals, tenen diferents fases d’aprovació. 

Com gestionar els expedients relatius a les sol·licituds del catàleg de serveis de la Diputació - Portal Municipal de Tràmits (PMT)

La Xarxa de Governs Locals de la Diputació de Barcelona gestiona totes les peticions de catàleg amb els ajuntaments a través del Portal de Tràmits Municipals (PMT). Mentre aquest portal no estigui totalment integrat amb EACAT, us fem una proposta de gestió de tota la documentació administrativa que genera el PMT.

L’objectiu de la següent proposta és sistematitzar la creació d’expedients derivats de l’aprovació i gestió de recursos del catàleg de la Diputació.

Com facilitar la tramitació electrònica a la ciutadania ?

En el marc de confinament per evitar l'expansió del virus COVID-19 molts ajuntaments han restringit la tramitació presencial. En aquests moments però, hi ha tràmits que cal garantir especialment, com són la petició de documents acreditatius necessaris (com ara certificats), la petició d'ajuts socials o la inscripció en els serveis locals d'ocupació. 

Com identificar i extreure les dades relatives a la COVID-19 per publicar-les en el portal de transparència

 Disposar de les dades per poder-les extreure de forma automàtica o semiautomàtica requereix de seguir els següents passos:

Pas 1. Incorporar la referència COVID-19 sempre en el títol de l'expedients

Us recomanem incorporar el literal "COVID19" o similar en tots els expedients de contractació, subvencions i ajuts que s'han de publicar en l'apartat de transparència. 

Aquesta acció us permetrà localitzar tots els expedients relatius a la COVID-19 i exportar el llistat a format de taula d'excel. 

Un regidor que no forma part del Govern pot tenir accés al registre d’entrades i sortides?

La Comissió de Garanties d'Accés a la Informació Pública (GAIP) ha resolt en el dictamen 7/2019 que els membres de l’Ajuntament tenen dret a accedir al registre municipal d’entrades i sortides, sens perjudici de la necessitat d’evitar que puguin accedir a dades afectades pels límits establerts per l’article 164.3 TRLMRLC. 

1