Serveis de Transformació Digital

L'Equip SeTDIBA treballem en una sèrie de campanyes amb alguns ajuntaments i consells comarcals. Us fem cinc cèntims perquè les descobriu de primera mà i si us interessa participar escriviu-nos a giitdl.setdiba@diba.cat.

Campanyes SeTDIBA:
 

1. Incorporar els tràmits en la gestió: “Reduïm l’estrès, millorem la tramitació”

Objectiu: Que els ajuntaments no només guardin documents al gestor d'expedients, sinó que també registrin les accions o tràmits que fan dins d’un procediment administratiu.

Per què el recomanem? Quan registrem un tràmit li posem una data límit i una acció. Això permet que el gestor d’expedients ens organitzi les feines per ordre de venciment. Ens organitza l'agenda i ens recorda tots els assumptes pendents. Posar tràmits ens ajuda a planificar millor, reduir l’estrès i millorar l’eficiència del treball diari. Aquesta campanya està planificada en 3 sessions; 2 presencials presentant una dinàmica amena per aprendre des de la pràctica.
 

2. Simplificació dels contractes menors

Objectiu: Analitzar com fan els ens locals la contractació menor i veure com es pot simplificar tot el procés. Al final, es farà una proposta de procediment més àgil i eficient, aplicable als ajuntaments i entitats. 

Per què el recomanem? Aquest procés implica analitzar el procediment de contractació menor d'inici a fi. En aquesta anàlisi revisem: quantes persones hi participen; quantes signatures es demanen. Comprovem si es pot fer servir interoperabilitat durant el procés per estalviar paper. Revisem si els formularis i documents que es demanen són realment necessaris i aprofitem per revisar si s'aplica la comunicació clara;  A més, treballem una sessió  directament amb usuaris amb experiència en contractació menor empreses/autònoms per detectar on tenen les dificultats del tràmit a l'hora de voler presentar-se a contracte menor. 
 

3. Millorem l’experiència dels ciutadans en la tramitació electrònica

Objectiu: Ajudar la ciutadania a trobar fàcilment en les webs municipals les gestions que han de fer. Posar ordre a les seus electròniques.

Per què el recomanem? Es treballa conjuntament amb els consells comarcals per organitzar millor la web. A més, intentem fer més visible el servei Fem-ho fàcil i millorar la pàgina on es comprova el CSV (codi segur de verificació).

4. Fem-ho fàcil, Fem-ho junts

Objectiu: Molts ens locals desconeixen i no utilitzen prou el servei Fem-ho Fàcil que ofereix la Diputació de Barcelona. Aquest servei ajuda a la ciutadania, entitats i empreses a fer tràmits electrònics. S'està treballant concretament amb diferents consells comarcals per donar més visibilitat al servei i per quins tràmits pot ser especialment útil fer difusió i acompanyament del Fem-ho Fàcil. 

Per què us el recomanem? Si teniu algun pic de feina atorgant subvencions de llibres, menjadors, etc. seria interessant que les persones interessades fessin el tràmit en línia i d'aquesta manera aconseguireu gestionar-ho més eficientment.

5. Aplica IA en procediments urbanístics

Objectiu: Automatitzar part del procés per aconseguir estalviar temps als tècnics. Gràcies a la incorporació de la intel·ligència artificial (IA) que busca dades en fonts com el SITMUN i genera un esborrany d’informe amb la normativa aplicable per ajudar a redactar informes urbanístics. Al final, el tècnic caldrà que revisi i validi el contingut.

Per què el recomanem? Perquè ajuda a automatitzar una bona part del procés. 
 

6. Contra la pobresa energètica amb RPA (Automatització)

Objectiu: Evitar que es talli la llum, l’aigua o el gas a persones vulnerables. Gràcies a l'aplicació de l'automatització per fer informes automàtics de pobresa energètica es treballa amb la Gerència de Serveis Socials de la Diputació de Barcelona per aconseguir-ho. 

Per què el recomanem? L'Administració ha d'actuar d'ofici en situacions en què la ciutadania es troba en situacions de vulnerabilitat. Aquest és un pas endavant per posar-los-hi fàcil.

7. Seguiments. Demana un seguiment presencial

Objectiu: Anar presencialment al vostre ens local. Revisar els indicadors del quadre de comandament per trobar aquells que es podrien millorar per una gestió més eficient de recursos; A més, us traslladrem les novetats del moment i aprofitarem per resoldre dubtes, queixes i suggeriments entre tot el personal de la vostra entitat. 

Per què el recomanem? Ens hem trobat que algunes entitats quan fa temps que no hi anem deixen d'aplicar la metodologia SeTDIBA amb disciplina. El fet de distanciar-se d'aquest metodologia fa que es perdin algunes funcionalitats que activen automatismes en el gestor i fa que la gestió administrativa sigui més eficient. Per tant, per aconseguir millorar la gestió de l'ens i per repassar els temes més imortants és interessant que mantinguem el contacte directe i proper. Ens agrada venir a fer aquesta sessió de treball conjunta en el vostre ens i, a més, rebem molt bones valoracions després d'aquestes sessions de treball. Així que si fa temps que no ens veiem... demaneu un seguiment!