Serveis de Transformació Digital

A l'hora de fer la migració des del gestor d'expedient de la vostra entitat cap al gestor d'expedient SeTDIBA és aconsellable que les dades estiguin el més aliniades possible entre ambdós gestors. L’objectiu és adaptar, en la mesura que sigui possible, el format de les dades en origen perquè s’ajustin tant a les eines de gestió així com a la metodologia de treball eSET d'aquesta manera els treballs de migració minimitzin els errors per manca d’informació. També ho veiem com una oportunitat per familiaritzar-se amb el mètode de treball SeTDIBA.

Què és el que cal revisar?

1. Els documents tinguin associat almenys un expedient.
2. Els expedients tinguin associat un codi de classificació.
3. Els documents tinguin associada una tipologia documental.
4. Les metadades obligatòries dels expedients i els documents estiguin omplertes.

Per què és important fer aquesta feina prèvia?

Perquè tingueu la informació ben endreçada. Quan s'hagi fet la migració i comenceu a treballar amb SeTDIBA us sigui molt més fàcil la gestió, i tenir localizat tota la informació, els expedients i els documents. 

Podré migrar si no està tota la informació revisada?

Sí, es migrarà igualment. La informació no la tindreu del tot endreçada i aquesta feina l'haureu de fer posteriorment. Els valors que no estiguin informats s'assimilaran a uns valors per defecte. Per exemple, els expedients que no tinguin codi de classificació els assignarem un codi "pendent de classificar", serà com un calaix de sastre. Per exemple, si la metadada "Confidencialitat" no la informeu li assignarem el valor per defecte baix.

Amb qui contacto si tinc dubtes?

• Les consultes relacionades amb les tasques prèvies de migració o amb la gestió documental:
  • Amb l''arxiver/a itinerant de la XAM si es disposa
  • Amb l'equip de la XAM: arxiu.setdiba@diba.cat
• Les consultes relacionades amb la gestió de la migració:
  • Amb l'equip del GID: gid.setdiba@diba.cat

Quins són els codis de tipologies documentals i classificació que utilitza SeTDIBA?

Podeu trobar la llista de les tiposlogies documentals i el quadre de classificació que utilitza SeTDIBA a: https://setdiba.diba.cat/documents/codis-set

Us adjuntem la documentació relacionada amb el protocol de preparació de la migració. També teniu el vídeo de la sessió formativa.