Serveis de Transformació Digital

Al gestor d'expedients apareixen alguns conceptes que son similars però tenen implicacions diferents. 

En aquest article s'analitzen cadascun d'ells i l'impacte que tenen en la tramitació a SeTDIBA. 

Cal tenir present que la nomenclatura que us detallem a continuació ve determinada per l'eina del gestor d'expedients. 

1. Estat de l'expedient

L'estat de l'expedient informa de la fase de tramitació administrativa. Les opcions poden ser: 

• Inici i ordenació
• Instrucció
• Finalització i resolució

Quan es crea un expedient, el gestor documental assigna automàticament l'estat d'Inici i ordenació. 

És útil tenir la informació de l'estat visible en la safata d'Expedients oberts perquè us donarà informació ràpida de la fase de tramitació. 

L'estat es pot canviar de dues formes: 

1. Directament

Cal que premeu el botó dret del ratolí sobre un expedient i seleccioneu l'opció Canviar estat com en el següent exemple. 

2.  A través d'un tràmit 

En el moment de fer un tràmit sobre un expedient, podeu indicar a més del tipus de tràmits de què es tracta, si aquest tràmit pertany a un fase o estat concret. 

2. Situació de l'expedient

La situació de l'expedient indica si està obert o tancat. Un expedient tancat és requisit previ a la transferència. 

Els expedients s'han de tancar sempre, un cop la seva tramitació s'ha finalitzat i no s'espera que s'hagin d'incorporar més documents ni tràmits. 

Quan entreu a la safata d'Expedients oberts, la informació apareix filtrada per defecte per aquest camp i només apareixen els expedients en Situació=obert

El procés de tancament activa tot una sèrie de passos interns en el sistema, com per exemple, la validació de les metadades de l'expedient i documents, o la generació de l'índex. Sobre un expedient tancat no es poden generar nous tràmits ni nous documents.

Per canviar la situació d'un expedient cal que premeu el botó dret del ratolí sobre l'expedient i seleccioneu l'opció Tancar o Reobrir l'expedient (Segons sigui el cas)

3. Tràmit de l'expedient

Els tràmits informen de les accions que s'han fet durant la vida d'un expedient des de la seva creació fins a la seva finalització. 

Els tràmits que s'utilitzen a SeTDIBA són els previstos per la llei de procediment administratiu vigent i es concreten en els següents: 

0. Actuacions prèvies

1. Acord incoació/Declaració de la tramitació simplificada

2. Sol·licitud / al·legacions /desistiment / renúncia 

3. Requeriment subsanació / ampliació 

4. Pendent rebre documentació 

5. Elaborar documentació tècnica

6. Informe

7. Exposició pública / audiència interessats

8. Proposta d'acord

9. Fiscalització econòmica

10. Adopció de l'acord i cartificació (Atorgament, denegació, declaració caducitat, suspensió, etc)

11. Notificació

Recordeu que els tràmits es poden activar en paral·lel i en l'ordre que interessi per a la tramitació de l'expedient  (no sempre segueixen aquest ordre)