Com compartir l'expedient de la sessió del Ple?

Generalment els ajuntaments donen d'alta els membres de l'equip de govern al gestor d'expedients per tal que puguin consultar els expedients de la seva àrea competencial, i signar o validar documents. 

En el cas dels membres electes de l'oposició, en l'exercici de les seves funcions de fiscalització, han de poder accedir a la documentació relativa als assumptes que es tractaran en la sessió del ple. 

Per poder donar resposta a aquest dret, hi ha diferents opcions tècniques. Durant el 2020 es preveu que es pugui enviar l'enllaç directe a la consulta d'un expedient concret per facilitar la consulta dels expedients de personal extern.

Mentre aquesta millora funcional no es materialitza les opcions tècniques disponibles són: 

 

Opció

En què consisteix

Avantatges 

Inconvenients

Accés a l'expedient directament des del gestor d'expedient, utilitzant el perfil extern

1. Els membres de l'oposició es donen d'alta al gestor d'expedients amb el perfil extern.

2. En cada convocatòria del Ple, a banda d'enviar la notificació amb l'ordre del dia, s'envia un tràmit a cadascun dels regidors.

3. Un cop finalitzat el Ple, d'ofici, es tanquen els tràmits que donen accés a l'expedient del Ple

 + Només els usuaris amb usuari i contrassenya tenen accés a la documentació

+ Queda auditoria dins del sistema de l'accés dels membres de l'oposició

+ S'incorporen tots els càrrecs electes en la gestió municipal amb les eines municipals

- Cal enviar un tràmit a cada regidor

- Des de l'expedient del Ple es pot accedir a l'expedient amb el que es basa el tema que es tractarà en el Ple. 

- L'usuari extern no té permisos per localitzar els expedients. Només els poden obrir amb el visor d'expedients.

- Si s'han definit carpetes per agrupar la informació, aquestes no es visualitzen des del visor d'expedients. 

Incorporació del CSV a l'ordre del dia

1. Cal exportar des del gestor d'expedients tots els documents de l'expedient de la sessió a EXCEL (amb l'opció del gestor d'expedients)

2. Cal copiar tots els CSV i títols dels documents que es debatran en el Ple i incorporar-los en l'ordre del dia del Ple.

+ Els documents queden vinculats als punts de la sessió i els regidors poden entrar selectivament als documents que els interessen

- El regidor haurà de validar a la seu electrònica document a document, i aquesta és la més lenta de les opcions proposades

- Qualsevol usuari amb accés a l'ordre del dia podrà accedir als documents concrets

Incorporació de l'enllaç temporal a la documentació del Ple

1. Cal descarregar el fitxer de l'expedient de la sessió del Ple des del botó Desar. Podeu descarregar els expedients que siguin necessaris

2. Cal generar l'enllaç temporal via PCD - Càrrega/Descàrrega de fitxers

3. En l'ordre del dia, s'ha d'incloure l'enllaç temporal i la contrasenya per poder accedir.

+ No es ssobrecarreguen els servidors de correu amb fitxers

+ El límit de pes que pot tenir l'expedient en format ZIP és ampli (100MB)

+ En cas necessari (documents molt voluminosos) es poden enviar més d'un enllaç vinculat a una convocatòria

+ La carpeta només es pot descarregar en uns dies determinats. Després d'aquesta data, l'enllaç no permet tornar a accedir a la documentació (tot i que sí que podran fer ús si se l'han descarregat)

- Qualsevol usuari amb l'enllaç podrà accedir als documents concrets

Enviament de l'índex de l'expedient de la sessió del Ple amb la convocatòria de l'ordre del dia 

1. Generar l'índex de l'expedient de la sessió del Ple i descarregar-lo

2. Adjuntar-lo en el moment de fer la notificació de la convocatòria

+ Tots els documents de l'índex contenen el seu CSV i un enllaç a la pàgina de validació

- L'enllaç des del CSV envia directament a la pàgina de validació, però igualment cal introduïr les dades document a document

 

L'opció tècnica triada per a donar accés als expedients de la sessió del Ple pot variar d'un ajuntament a un altre. 

Recordeu que l'opció PCD - Càrrega/Descàrrega de fitxers està disponible des de l'accés restringit a les aplicacions. Si necessiteu donar-vos d'alta en aquesta aplicació, poseu-vos en contacte amb nosaltres setdiba@diba.cat