Els tècnics externs dels ajuntaments han de treballar amb les eines del projecte SeTDIBA, tot i que tenen normalment un rol més acotat que els treballadors que son tramitadors habituals.
Quan els impulsors dels expedients fan arribar un tràmit al tècnic extern, aquest pot accedir a l'expedient per treballar-hi i incorporar a la tramitació electrònica de l'expedient els documents tècnics que consideri.
En el marc de confinament per evitar l'expansió del virus COVID-19 molts ajuntaments han restringit la tramitació presencial. En aquests moments però, hi ha tràmits que cal garantir especialment, com són la petició de documents acreditatius necessaris (com ara certificats), la petició d'ajuts socials o la inscripció en els serveis locals d'ocupació.
Disposar de les dades per poder-les extreure de forma automàtica o semiautomàtica requereix de seguir els següents passos:
Pas 1. Incorporar la referència COVID-19 sempre en el títol de l'expedients
Us recomanem incorporar el literal "COVID19" o similar en tots els expedients de contractació, subvencions i ajuts que s'han de publicar en l'apartat de transparència.
Aquesta acció us permetrà localitzar tots els expedients relatius a la COVID-19 i exportar el llistat a format de taula d'excel.
Segons l'Oficina Antifrau de Catalunya, la destinació substancial de recursos públics destinats a frenar la pandèmia COVID-19 i els seus efectes pot generar incentius per a persones o organitzacions decidides a extreure'n profit privat d'aquesta situació excepcional.
Els documents enviats directament per EACAT queden emmagatzemats al gestor documental. És important guardar l'evidència de l'enviament per EACAT en l'expedient administratiu.
Tot i que aquesta situació serà cada cop més minoritària (tenint present que les empreses estan obligades normativament a la seva relació telemàtica amb l'administració), encara arriben als ens locals factures en suport paper.
Us recomanem que seguiu els següents passos:
1. Creeu una anotació a l'Oficina general de registre amb les següents característiques:
1. Unitat de destí: SEC - Serveis econòmics i tresoreria
La ciutadania i altres administracions han de poder verificar l'autenticitat dels documents emesos per l'administració a través de la seu electrònica. 
Els documents enviats directament per EACAT queden emmagatzemats al gestor documental. És important guardar l'evidència de l'enviament per EACAT en l'expedient administratiu. 
