Serveis de Transformació Digital

Adaptar la gestió dels interessats dels expedients

El 90% de les entitats SeTDIBA treballeu amb els interessats dels expedients en fitxes. Això significa que es guarda la informació a base de dades de forma no estructurada. Cal canviar aquest sistema perquè es guardin de forma estructurada a la base de dades i es pugui realitzar la comunicació entre el gestor d’expedients i la carpeta ciutadana El meu Espai.

Si la implantació de SeTDIBA a la vostra entitat és anterior a novembre de 2021 cal fer la migració dels interessats. Altrament, la vostra entitat ja està treballant amb el nou sistema de gestió d’interessats d’expedients i no cal realitzar aquesta fase.

Ens locals AMB migració dels interessats al gestor d'expedients:

Ens locals SENSE migració d'interessats al gestor d'expedients:

Com sé quin tipus de gestió d’interessat tinc actualment?

Els interessats de l’expedient guardats en fitxes (no normalitzats) es visualitzen des de l’expedient, a la pestanya Dades complementaries, tal com mostra la imatge.

Els interessats de l’expedient guardats en el sistema (normalitzats) es visualitzen des de l’expedient, a la pestanya Interessats, tal com mostra la imatge.

Per convertir els tercers no normalitzats (pestanya Dades Complementaries) a normalitzats (pestanya Interessats) cal fer una migració de les dades i l’activació de la nova gestió de tercers. Es realitzarà durant el darrer trimestre 2023. Us concretarem la data a través de la pàgina Estat Serveis de la comunitat virtual SeTDIBA i rebreu un correu electrònic.

Com afecta aquest canvi al vostre dia a dia?

On es troben les dades dels interessats dels expedients creats anteriors a la migració?

A partir de la migració disposareu de 15 dies on, quan editeu l’expedient podreu consultar les dades dels interessats tant a la pestanya de Dades Complementaries com a la pestanya Interessat. Des de la primera pestanya només podreu consultar, els botons d’afegir, editar, eliminar no estaran disponibles. Si heu de realitzar qualsevol canvi als interessats de l’expedient ho heu de fer des de la pestanya Interessats.

Passats els 15 dies des de la migració, la graella dels interessats de la pestanya Dades Complementaries s’eliminarà per evitar confusions.

On cal indicar l’interessat del expedients que es creen nous després de la migració?

Quan s’activi la nova gestió d’interessats de l’expedient, quan es crea un expedient nou cal especificar l’interessat a la pestanya Interessat. Si l’expedient es crea a partir d’una anotació de registre s’afegirà automàticament; si l’expedient es crea d’ofici cal afegir-los manualment.

Com modificar la informació d’un interessat?

Per modificar la informació d’algun interessat de l’expedient, des de la secció Informació Addicional de l’expedient hi ha una pestanya nova Interessat, amb el botó Editar podreu modificar les dades de l’interessat per aquest expedient.

Com cercar expedients per interessat?

La nova gestió d’interessats permet fer cerca d’expedients per interessat. Des del menú Expedient – Cercar expedient, a la pestanya interessat podeu especificar les dades del tercer que voleu localitzar.

Com visualitzar les dades de l’interessat de l’expedient a la graella d’expedients?

La graella dels expedients la podeu personalitzar per afegir les dades de l’interessat de l’expedient. Si un expedient té més d’un interessat es mostrarà tantes files d’expedient com interessats tingui.

Si teníeu afegida aquesta informació a la personalització de les columnes ho heu de canviar perquè mostri la informació dels interessats de l’expedient. Cal que traieu la informació dels interessats que teniu a la graella com columnes visibles i afegiu la del interessat arrossegant de les columnes disponibles a les columnes visibles.