En el marc de confinament per evitar l'expansió del virus COVID-19 molts ajuntaments han restringit la tramitació presencial. En aquests moments però, hi ha tràmits que cal garantir especialment, com són la petició de documents acreditatius necessaris (com ara certificats), la petició d'ajuts socials o la inscripció en els serveis locals d'ocupació.
Disposar de les dades per poder-les extreure de forma automàtica o semiautomàtica requereix de seguir els següents passos:
Pas 1. Incorporar la referència COVID-19 sempre en el títol de l'expedients
Us recomanem incorporar el literal "COVID19" o similar en tots els expedients de contractació, subvencions i ajuts que s'han de publicar en l'apartat de transparència.
Aquesta acció us permetrà localitzar tots els expedients relatius a la COVID-19 i exportar el llistat a format de taula d'excel.
Segons l'Oficina Antifrau de Catalunya, la destinació substancial de recursos públics destinats a frenar la pandèmia COVID-19 i els seus efectes pot generar incentius per a persones o organitzacions decidides a extreure'n profit privat d'aquesta situació excepcional.
Els documents enviats directament per EACAT queden emmagatzemats al gestor documental. És important guardar l'evidència de l'enviament per EACAT en l'expedient administratiu.
Tot i que aquesta situació serà cada cop més minoritària (tenint present que les empreses estan obligades normativament a la seva relació telemàtica amb l'administració), encara arriben als ens locals factures en suport paper.
Us recomanem que seguiu els següents passos:
1. Creeu una anotació a l'Oficina general de registre amb les següents característiques:
1. Unitat de destí: SEC - Serveis econòmics i tresoreria
Els expedients acumulatius són aquells que es poden crear per agrupar documents de les mateixes característiques i que per la seva rellevància jurídica no cal crear un expedient per a cada un d’ells. Els criteris per obrir aquests tipus d’expedients són:
D'acord amb l'article 9 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques les administracions públiques estan obligades a verificar la identitat dels interessats en el procediment administratiu.
La ciutadania i altres administracions han de poder verificar l'autenticitat dels documents emesos per l'administració a través de la seu electrònica. 
Els documents enviats directament per EACAT queden emmagatzemats al gestor documental. És important guardar l'evidència de l'enviament per EACAT en l'expedient administratiu. 
